對聲像檔案工作的思索

劉文英

一、聲像檔案管理存在的問題

1.聲像設備存在著“一硬一軟”現象。“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會發展及工作需要,機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的86個單位中,85%的單位都有1臺以上的聲像設備,設備總數達62臺(等)。“一軟”是指聲像設備管理之亂,沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求,42%的設備閑置,沒人會用,難以發揮作用。

2.攝錄人員中存在著“一強一弱”現狀。攝錄人員在各自單位中有直接或間接從事聲像檔案工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。“強”表現在所調查單位174人攝錄人員中,有專職73人,兼職101人,經過專業培訓僅8人。“弱”表現在174人中,專業工齡1～5年43人,5年以上者僅占11%。事實證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用,加上認識上的誤區,造成了聲像管理上的不規范。

3.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。調查中有74個單位制定了相應的聲像檔案管理制度,其余12個單位處于無章可循的自由處理狀態。沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位只有制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。經調查發現,只有廣播電視局、公安局、法院等幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其他單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存,不具備防潮、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等。

5.收集渠道不暢,聲像檔案流失。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如:照片底片需同時歸檔,影像要輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝錄人員自己也難以追憶齊全和準確。但目前館藏聲像檔案較為匱乏,基層單位中有近1/4的照片檔案散存在個人或科室內部,沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得利,渠道不暢,造成聲像檔案館、室藏匱乏。

眾所周知,每次縣里或基層單位組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像資料。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案館(室)卻找不到這些原始檔案。原因是,多個單位同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免,從籌備到結束沒有歸檔要求的相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失,有關人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不歸檔,用完之后就歸為己有或下落不明,又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理的建議

1.加強宣傳,提高認識,爭取領導重視。搞好檔案工作不僅是檔案管理部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的組織保證。要爭取宣傳單位,新聞部門的大力支持,引起社會的廣泛關注,提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案氛圍,要積極為中心工作服務,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.加強管理,抓落實。要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。要制定全縣的聲像檔案管理辦法,同時,各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集,歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案當定期向上級檔案館移交。要抓落實,確保有關法規和制度落實到實處,制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循,有法可依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸案質量。

3.加強監督、分類指導與培訓。針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫。對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促使其逐步規范管理。對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導力度,不留死角,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為保管好,形成如聲像檔案奠定良好的基礎。

4.結合實際,疏通收集渠道。從長久保護和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內配齊專柜或設專室不現實。我認為,結合實際,創造條件。力求妥善保管是當務之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

要實現聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質保障,建立并疏通收集渠道,運用各種形式收集也很重要。結合各立檔單位實際,全面出擊,采取多種形式收集。①通過正常移交接收,科室移交檔案室,檔案室移交檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。③重點人物直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外,還須指派(或聘請)攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設等。④廣泛的社會征集,對散存的民間聲像檔案,運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式,采取有償征集、無償捐獻,建立名人全宗個人代存等方式廣泛征集。

5.對檔案主管部門的建議。針對地區重大活動、重要會議、檔案失控、聲像檔案流失的現狀及產生的因素,應采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像,負責其他各類歸檔的收集歸檔工作,以確保全區重大活動產生的檔案(特別是聲像檔案),保證及時、齊全、完整地歸檔,統一管理,方便各方面利用。□(編輯/永安)