突發公共安全事件檔案工作的特點

孫桂麗　李潤華　房永麗

“五一二”四川汶川大地震發生后,黨中央、國務院、中央軍委迅速反應,有力有序有效地展開了救援行動。這是繼2003年“非典”、印度洋海嘯及南方雨雪冰凍災害之后,人類社會遭遇到的又一次特大災難。災害事故在給人類社會造成巨大災難的同時,也敲響了公共安全的警鐘,加深了國際社會對突發公共安全事件的關注。我國政府歷來十分重視公共安全,國務院常務會議早已通過了《國家突發公共事件總體應急預案》,并已頒布實施。可以預見,作為專門檔案門類,突發公共安全事件檔案呼之欲出,很快將成為各級檔案部門的重要工作內容和工作對象之一。因而,有必要對突發公共安全事件檔案的主要特點開展探討研究。

1.形成領域的多元性。公共安全領域廣泛,突發災害事故類型繁雜:既有自然因素導致的地震、海嘯、旱澇風暴等“天災”;也有人為因素造成的火災、污染、生產事故等“人禍”;還有二者共同作用產生的疾病流行、交通事故以及敵對勢對的破壞、恐怖活動、戰爭等。其范圍之大、領域之寬、類型之多,使人難以預防和預料。其波及影響面絕非是單純的公共安全范疇,而是更為深廣的政治、經濟、科技等多元領域。以所謂“天災”導致的各種災害為例,其所形成的真實記錄隨災害事故發生的時空、類型、程度及人們應對、抗御能力消長強弱等變化,其所波及影響領域完全突破了單一的公共安全范疇,遷延擴展到多元的社會、自然、經濟、科技等諸多領域,從而使相關的突發公共安全事件檔案多時空、廣領域、全方位地產生。

2.記錄內容的綜合性。受突發公共安全事件檔案形成領域多元性及其他因素的影響,突發公共安全事件檔案在記錄內容上具有綜合性的特點。其不僅在形成領域上反映多元綜合的特點,而且在記錄內容上也對應的體現了這一特點。從突發公共安全事件檔案的文件材料來源主體上看,既有官方形成的正式文件:如觀(監)測記錄、應對預案、事中決策、事后處置等方面的文件材料;也有個人形成的非正式文件:如當事人、目擊者、親歷人等形成的聲像材料、文稿材料,還有相關的會計、統計、數據等材料等等。正是這些來自不同方面、不同階層及不同載體類型的文件材料共同構成了一個統一整體,綜合全面地記錄了人們預防、應對、抗御和善后處置突發公共安全事件全過程的檔案材料。

3.內容性質的專業性。突發公共安全事件檔案內容性質的專業性特點是由它所記錄反映的突發災害事故類型決定的。突發公共安全事件檔案類型就是集中地從其專業的角度反映與之相關的內容、方法、手段和記錄預防、應對、抗御及善后處置的全過程,使不同類型突發公共安全事件所形成的檔案彼此間在專業內容上可以互相區別。由此可見,內容性質的專業性特點是實現突發公共安全事件檔案科學、有序管理的重要依據之一。

4.收集整理的機緣性。突發公共安全事件檔案收集整理的機緣性主要是指在突發公共安全事件檔案中的部分關鍵材料往往是隨機獲得的。主要表現在:一是在原始記錄的形成上。突發公共安全事件最顯著的特征是其難以預測,即其發生的時間、地點、類型、形成及危害程度均具有不確定性。尤其是事發的瞬間與事發的初期來勢急速,轉瞬即逝,相關職能部門難以在第一時間親臨現場進行從容記錄。加之人們一般僅熟悉常態運行下的有關規則,遇有突發災害事故時不可避免地陷入忙亂甚至慌亂之中,進一步加大了在第一時間形成至關重要記錄材料的難度。從過去已發生的災害事故中看,相當多的第一時間記錄材料是由一些目擊者、當事人、親歷者在偶然因素促使下不自覺地形成的,從而在客觀上使特定時間、特定地點、特定條件下發生的情況有幸被記錄留存下來;二是在原始記錄的收集上。某些在偶然因素促使下并非自覺地形成的記錄材料往往彌足珍貴。而其形成者、持有者卻多非專業人士或職能部門的人員,其形成、持有相關記錄材料的目的、意圖各不相同。但從記錄真實歷史、總結經驗教訓的角度看,這些記錄材料最具證據力、說服力,如果不能由檔案部門及時收集整理、集中保存,極易隨時間推移而散落遺失,使珍貴的記錄喪失其應有的價值。因而突發公共安全事件檔案中的一些記錄材料,無論在其形成還是收集中,大都具有某種偶然的因素,表現出明顯的機緣性特征。

5.保管場所的分散性。建立和完善突發公共安全事件檔案的目的在于完整準確地記錄反映事件真實面貌,為日后總結經驗教訓與盡量避免或減少突發災害事故造成的損失提供服務,為維護社會穩定、促進經濟社會發展起到信息支撐作用。因此,建立、健全突發公共安全事件檔案工作從本質上講是整個社會公共管理的重要組成部分。然而, 我國當前仍缺乏《緊急狀態法》及相應的應對突發公共安全事件的專門職能機構。在突發公共安全事件的形成、收集、積累、管理等方面仍將沿襲既有的方式,短時間內難以由專門職能機構操作完成,由各專業、行業按照各自的職能要求形成并負責保管,將會持續一個相當長的時間。

6.利用范圍的限制性。突發公共安全事件檔案在利用上必須實行對利用人員范圍或級別的限制。這主要是由于在構成突發公共安全事件檔案的材料內容中,不僅包括對突發災害事故經過的如實記錄,還包括應對突發災害事故的各種預案,特別是針對敵對勢力可能的破壞活動及戰爭等的應對預案,具有長久的機密性。盡管國家在應對突發災害事故中提倡信息公開,給予社會公眾以知情權,但相當一部分包含應對方法、措施的預案內容受安全、技術等因素制約而事關重大機密,不能輕易向社會披露。因而,對突發公共安全事件檔案進行利用時,要認真處理好保密與利用的關系,區別不同的利用者主體并適當加以限制。把工作查考、職能需要等利用與獵奇偏好、個人查閱等利用區別開來,對利用范圍、級別層次等加以適當限制?！?/p>

(編輯/丹桔)