制約檔案信息資源有效開發(fā)的因素分析

張　赫　唐　力

檔案信息資源的開發(fā),就是應(yīng)社會的需求,將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來,以起到擴大社會化大生產(chǎn)的目的,從而創(chuàng)造社會效益及經(jīng)濟效益。所謂檔案信息資源的有效開發(fā),主要是針對“有效”二字,“有效”不僅指上文所說的“效益”——社會效益和經(jīng)濟效益,而且,對于檔案信息資源開發(fā)還要講究“效率”,后者是前者的基礎(chǔ),前者是后者的結(jié)果,“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成,才會使檔案信息資源達到其存在的最終目的。面對著信息價值的不斷攀升,檔案信息資源似乎并沒有隨之升溫,找出原因并采取相應(yīng)的解決措施,有利于更好地發(fā)揮檔案本身的價值。

一、阻礙有效開發(fā)的因素

1.開發(fā)客體的狀況阻礙了有效開發(fā)

首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業(yè)性檔案館,國家級與地方級檔案館等,不同的檔案保存在不同地點這勢必會對檔案開發(fā)造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實體保管時變得分散了。

其次,檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案在檔案室階段是檔案第一價值實現(xiàn)階段,檔案室是某一獨立的社會組織的內(nèi)部職能機構(gòu)之一,沒有向社會提供利用服務(wù)的職責(zé)和義務(wù),這個時期檔案主要服務(wù)對象是檔案形成機關(guān),為本單位的各項工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現(xiàn)階段,檔案館是社會中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務(wù)的基地,但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發(fā)帶來了不便。

再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發(fā)。對于時間我們可以分為兩種,一種是物理時間,另一種是社會時間,物理時間就是走在手表里的時間,其進程是勻速的,而社會時間是整個社會發(fā)展的歷史過程,我們可以相信,遠(yuǎn)古時代的十年與現(xiàn)代社會的十年人類的物質(zhì)發(fā)展是不同的,所以說社會時間的進程是加速的。而檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發(fā)王作,使檔案開發(fā)的周期過長,對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。

最后,檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況。現(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主,其他載體的檔案占少數(shù)。對于紙張這種載體,它極易受到溫濕度、火災(zāi)、病蟲害的影響,對其保管就應(yīng)極為仔細(xì),盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個保存狀態(tài)簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開發(fā)

首先,開發(fā)意識的被動性制約了有效開發(fā)。長久以來,檔案工作人員就處在一個被動的狀態(tài),只有上級下達任務(wù)及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發(fā)的操縱者,檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細(xì)致,直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經(jīng)過對檔案信息的仔細(xì)研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發(fā)出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發(fā)工作積極參與,用心探索。

其次,知識結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開發(fā)。檔案中所蘊含的信息是多方面的,可能會涉及歷史、社會、經(jīng)濟等等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作程序是不夠的,也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會、經(jīng)濟方面的知識。而如今中國已加入WTO,與世界接軌,較高的外語及計算機水平也應(yīng)為檔案工作者所掌握,才能更好更有效地開發(fā)檔案信息資源。

二、如何進行檔案信息資源的有效開發(fā)

關(guān)于檔案信息資源開發(fā)的現(xiàn)代化,毫無疑問,要借助于計算機及網(wǎng)絡(luò)這兩個事物的存在。對于檔案信息資源的開發(fā)及為利用者利用也要依靠它們。數(shù)字圖書館的出現(xiàn)已經(jīng)不再是一個新生事物,在網(wǎng)上搜索“數(shù)字圖書館”出現(xiàn)了幾十頁的網(wǎng)站信息,比較著名的有中國數(shù)字圖書館、超星數(shù)字圖書館,以及像上海數(shù)字圖書館這樣的地方性數(shù)字圖書館。早在2000年,中國國家數(shù)字圖書館就已經(jīng)啟動,成為比較完善的、人們所公認(rèn)的網(wǎng)站。而在搜索“數(shù)字檔案館”時,則只是出現(xiàn)了一些關(guān)于“數(shù)字檔案館”的一些新聞,并沒有真正可以查找檔案的網(wǎng)站,這就說明“數(shù)字檔案館”還處于萌芽的發(fā)展階段,還有待于進一步的開發(fā)。

數(shù)字圖書館與數(shù)字檔案館有許多相像之處,都是將一本書或一份檔案數(shù)字化,然后將其傳送于網(wǎng)絡(luò),為更多的人們利用。而它們之間又各有不同,圖書要注意版權(quán)問題,而檔案則要注意原始性及密級問題,除此之外,兩者相差無幾。所以說,用作數(shù)字圖書館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)稍加更改就完全可以用在數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之上。但兩者在細(xì)節(jié)上還稍有差別。數(shù)字圖書館里的文章一般都是電子版,就是將書稿全部數(shù)字化出來上傳到網(wǎng)絡(luò),而對于檔案就不太現(xiàn)實,因為檔案材料有原始記錄性問題。利用者在看不到檔案原件的情況下只看到打印出來的檔案,那么對于檔案的可信度就會大大降低,甚至于不存在,了。□(編輯/劉佳)