檔案信息自動化系統管理若干問題的分析

劉文英

隨著社會的發展及辦公條件的改善,如何加快檔案信息自動化系統建設,實現檔案工作各個環節的計算機化,是實現檔案工作現代化,提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業,初步建立了文書檔案處理系統,使系統不斷向信息管理的目標推進,其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“全信工程”,為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用,離開推進應用水平的提高,就脫離了實際,加強管理的指導思想,是要積極進取,開拓創新,爭取條件采用先進技術,還要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性、統籌兼顧,全面安排,調動各方面積極性,更要從現實出發,循序漸進。如何提高應用水平,需要深入考察與自動化系統相關的情況、分析存在的問題,尋找解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題,闡述個人的一些想法。

一、推進自動化,必須提高檔案標準化、規范化水平

當前,檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂,特別是到了縣、鄉級更是嚴重,這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件功能并沒有充分發揮。檔案標準和規范本身是一個系統工程,檔案信息自動化的內涵,包括檔案工作的各個方面和各個環節,其中首要的是檔案業務要規范,檔案標準要建立健全和真正實施,必須抓好檔案標準化、規范化,掌握好兩者相輔相成,互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要提高系統的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統,并通過網絡加以聯接,提高系統的綜合能力。每個節點的裝備水平和應用能力要逐步提高,這樣整體水平才能提高,也才能發揮更大的作用。

三、抓數據庫建設,選定技術路線

檔案信息自動化系統是由文件處理向信息管理系統過渡,完成進一步關鍵在數據庫建設。開發和建設數據庫系統是檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。建立數據庫是一項長期的工程,經過由低到高,由單個到群體的循序漸進過程。把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄建立起來,通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群,能使自動化系統效率提高。

檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機、工作站、服務器性能的提高,網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發的發展。在信息技術迅速發展的今天,選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的,應推行適應的先進技術,使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一。

四、推行先進的管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必須的方式,檔案信息自動化也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針,又是自動化系統管理時要考慮的原因,要使高度集中管理和方便使用有機結合。目前是集中統一管理不利,分散現象嚴重,就必須從管理制度上保證,業務技術規范、標準,硬軟件的選用上下各層次和各專業辦公自動化等都納入統一的檔案信息自動化系統中,實行集中的管理,不能各自建系統,造成信息分割和資源浪費。還要解決方便使用問題,建立集中統一管理下的分散系統,是提高檔案工作的整體水平先進模式。

五、發揮管理人才的潛能

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育,造就一大批復合型人才是實現檔案信息自動化的需要。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍,其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩,人才流失。計算機技術人員的培養和管理是一項工程,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培養其事業心和奉獻精神,有計劃組織進修,掌握信息技術的新知識,在工作和生活中多關心和照顧。在管理上要不斷引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設的前提下,開展對社會有償服務等。

六、實現科學民主決策

檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合階段,如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來,正確領導和協調發展將起著重要作用。因此,提高行政決策的科學性和決策過程的民主化,行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、后勤保障等部門共同研究,從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物的可能、社會經濟效益等多方面進行分析,集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協調工作,討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針,協調自動化系統建設中各有關方面工作,審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行,為提高行政決策水平建立了制度保證。

檔案信息自動化建設,在經濟建設中,發揮著積極作用,要充分利用檔案信息自動系統,為現實提供有力的參考依據,來指導現實工作。□

(編輯/永安)