財務管理電算化的歷程與展望

李　艦

我國的財務管理電算化工作起步較晚,1979年,長春一汽的會計電算化試點標志著我國財務管理事業電算化時代的萌芽,隨后便有了突飛猛進的發展。而現階段的電算化水平多局限于會計核算方面,這遠遠不能滿足整個企業管理的現代化需求。為了推進企業管理活動的電算化,就有必要擴展會計電算化信息系統,促進財務管理電算化的階段性進展,并逐步形成和推廣戰略型財務管理電算化系統。

一、財務管理電算化啟蒙階段

這一階段是以一些企業自發地開發自己的財務軟件為標志。隨著一些企業特別是大型企業的發展,比如當時的長春汽車制造廠,他們感覺到財務的工作量大,使用傳統的手工辦法很難滿足他們的需要。于是他們開始根據自己的需要,組織一些人員,針對自己的特點開發了一些財務軟件,來解決自身遇到的迫切問題。

二、“核算型”財務管理電算化階段

這個階段主要反映在減輕財務人員的勞動,因為一般在財務工作中,有很大量的工作是數據的整理。但是從財務管理的本質來講,這不是目的,它的目的應該是對企業的業務發生的過程進行監測和控制,以及相關資金的監控。數據的整理只是要達到這個目的的一個過程和環節,但是在財務部門超過70%甚至80%的工作都是被數據整理所困擾。所以這個階段就是把財務人員從繁瑣的手工計算中解放出來去進行財務的管理工作。這就是所謂的“核算型”財務管理電算化。

三、“管理型”財務管理電算化階段

所謂“管理型”財務管理電算化,就是在原來二維科目體系的基礎上,新增了一個項目的概念和相關算法,形成一個三維的科目體系。如果要從財務上了解一個項目,要涉及多個科目。科目的體系既不龐大,又可以將核算過程和管理過程結合在一起。克服以前的財務管理軟件重財務輕業務的設計思想,將財務和業務統一到企業經營目標的大旗下,實行一體化的全面企業管理型財務軟件。財務要真正解決對發生過程的實時反映,對業務事件進行更明細、更清楚的核算和管理,就應該從整個企業管理的角度來看待財務管理電算化,不是簡單地將憑證拿出來,看看賺了多少錢、花了多少錢就完了,而是要了解這些錢是怎么賺來的,又是怎么花出去的。例如在一個工業企業,財務工作除了要計算產值和利潤外,還包括采購的核算、庫存的核算、成本的明細核算、產成品銷售的核算等,如果還依照傳統把財務部門和業務部門分離進行單獨管理,是很難做到的,因為在其中存在著一個數據的往來和共享的問題。

所以,要解決的就是財務部門和業務部門一體化的問題,只有這樣才能把財務部門的管理延伸到業務過程,也才可能把這些業務發生的情況更清楚地在財務賬面上反映出來。反過來,財務部門也可以給業務部門提供一些及時的財務信息,例如作為一個采購部門,訂一個合同的時候應該很及時地了解資金狀況。

解決這個問題的方法很多,例如讓財務部門去研究研究業務軟件,或者開發業務軟件的單位也搞財務,但是要真正地解決這個問題,這樣做還不行。這是因為兩種做法都有一個主從的關系,或是財務部門覺得自己是中心,或是業務部門覺得自己是中心,而實際上圍繞的中心應該是一個更高層次的統一——即企業的經營目標。在這個目標下,財務和業務都是企業全面經營管理的有機組成部分。如果只是單純地偏重財務輕業務,就只能滿足財務部門對業務的核算,不能滿足企業的經營管理的需求。如果從企業管理的全局角度出發去管理財務,就不僅僅是事后記賬,必須與其他部門協調起來一起考慮相關的財務問題,比如對外要考慮報稅,還有銀行對賬,以及與業務部門的數據往來。

不僅是財務,企業其他方面的管理也要從企業管理全局來考慮。例如對行政的管理,如果僅局限于辦公室范圍,是有局限的,只不過是將送來的稿件打印或者是單純的檔案管理。但如果從整個企業的角度來看則是一個工作流的概念,全部行政工作分布在若干個部門的環境里,是對整個信息流程的管理,遠不只處理文字和檔案這些事情。隨著現代企業制度的建設,企業管理水平的提高,財務管理電算化將發展到一個嶄新階段。

四、“戰略型”財務管理電算化階段

“戰略型”財務管理電算化勢在必行。由于全球性貿易往來的日益頻繁,企業對海量數據處理的需求以及多用戶和遠程操作的要求,使得傳統的“管理型”財務管理電算化已經顯得無能為力。企業若想在全球化的競爭中搶得先機,企業的財務管理者就必須學會如何將數據轉化為信息,再由信息轉化為知識,最后再由知識付諸行動。企業必須放棄狹隘的“閉門造車”式的理財方式,在財務部門采取更加全面的態度和管理方式。大中型企業的管理者希望得到更多的數據信息,不僅是自己的,而且要了解其他公司以及國際上的相關的數據信息。此外,由于各種業務及管理軟件的普及,企業在各個部門,尤其是業務部門和管理部門用上了管理軟件,因而要求能在Intranet網上實現共享財務數據,實現數據交換。因此要把當代管理科學的核心思想——系統論納入企業管理,并和其他系統構成一個數據共享、協調運作的有機整體,產生具有戰略型的財務管理信息系統。

展望未來,要完成向“戰略型”財務管理電算化的轉變,企業所選擇的財務信息系統必須具有以下特點:

1.能夠使財務部門利用最佳的業務方式,通過Inter-net/Intranet的自助式服務管理、共享服務或者采購數據倉庫等,使用最佳的業務方式,可以使企業最好地利用資源減少費用。

2.具有企業和部門級的資金預算和預測功能,并集成先進的財務建模功能,便于公司分析各個層次的財務數據。

3.具有有效的報表分發功能。

4.出于全球化戰略的考慮,系統還應能夠有效處理多貨幣業務,適應國際上采用的主要會計制度、稅制和全球支付手段,并可以使用從EDI(電子數據交換)到亞洲期票等各種支付手段。

5.具有足夠的靈活性,以滿足公司未來發展的需要。

對于“戰略型”財務管理電算化,財務部門的業務環境變了。全球化的競爭壓力迫使各個公司必須利用一切可以利用的資源才能獲得全面的成功。但是許多財務方面的資源遠未得到真正的開發,而這些資源正是公司中最重要的戰略信息資源之一。財務功能可以涉及幾乎整個公司的經營活動,對公司的經營、效率和采取態度的變化有著直接而深遠的影響。□(編輯/穆楊)