淺談基層單位的聲像檔案管理

郭　淼

由于科學的不斷發展,辦公條件的大跨步改善,聲像檔案已是一個單位檔案的重要組成部分。這種以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料存在的,并以影像、聲音為主,輔以文字說明的具有很高保存價值的新式檔案,已在各基層單位中大量存在。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,筆者對聲像檔案在工作中普遍存在的問題以及對則和建議作以淺談。

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設備與人員情況

1.隨著社會的發展及工作需要,機關、企事業基層單位的聲像設備有了很大改善,可算是各單位的必備品。但是多數單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求,致使有的設備閑置,沒人會用,難以充分發揮作用;有的設備存放在科室或個人手中,沒有合理利用;有的設備使用人員不明確或頻繁變動,設備不能有效地利用。從而直接影響了其作用的發揮,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

2.由于基層單位對聲像檔案管理的不夠重視,致使多數單位的攝錄人員是兼職。攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。由于專業知識及技能普遍較低,在思想認識上就存在一定的誤區。一部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,認為拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存;還有一部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識不強,僅考慮個人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存,不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

(二)聲像檔案管理混亂,問題復雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。

2.檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。

3.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。

4.收集渠道不暢,聲像檔案館(室)匱乏。

5.區域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴重。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強宣傳、提高意識,爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各基層單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各基層單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時,各基層單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。

(三)加強指導,注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門對不同單位采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

(四)結合實際,創造條件,力求妥善保管

從長久保護和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

(五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質保障,建立并疏通收集渠道,運用多種形式收集也很重要。結合地區實際,各基層單位、區檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。主要有:①通過正常移交接收。科室移交檔案室,檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、重點科室產生聲像檔案比較集中的,要有重點地強化收集,經常溝通及時掌握情況。③重點人物(攝錄人員)直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外,還被指派(或聘請)攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。

(六)建議檔案主管部門參與全區各類重大活動

針對地區重大活動(重要會議)檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素,應采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作,以確保全區重大活動產生的檔案(特別是聲像檔案),得以及時、齊全、完整地歸檔,統一管理,方便各方面利用。□

(編輯/穆楊)