人事檔案管理的現狀及發展

寧芳芳　閆　萍

隨著社會主義市場經濟的建立和發展, 我國政治體制和人事制度都相繼進行了改革, 與之相關的人事檔案管理工作, 也必須研究和探索適應市場經濟條件下的人事檔案管理的新模式。

一、人事檔案的意義及特點

人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的,是組織人事部門按照黨的干部政策,在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、工作表現、工作業績等內容的文字材料,是按有關規定進行整理后組成的,是考察了解和正確選拔任用干部的重要依據。檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部分,是做好干部工作的基本條件之一。干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量,涉及每個干部的切身利益,它反映個人的經歷、德才能績和工作表現。人事檔案是國家檔案體系中的一種,與其他檔案相比,有其明顯的特點:一人一宗的立卷方式,每一卷檔案就是一個人的德、能、勤、績等各方面的綜合反映。人事檔案隨著人員的變動而在不同的管理層間轉移。同時每個人的檔案隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加而不斷增長,只有到一個人死亡后才終止其歸檔材料的收集、整理;檔案內容有機密性,干部檔案中的有些內容未成為歷史檔案解密開發之前,是需要保密的。

二、人事檔案管理體制及存在問題

隨著政治經濟體制改革的不斷推進,管理體制在推動人事檔案事業發展、正確培養考察選拔任用干部、促進人事制度改革、保障干部職工權益等方面發揮了積極的作用。但現行的《干部檔案工作條例》中的有些內容已不能適應目前形勢發展的要求,同時企事業單位產權制度改革的實施,干部人事制度改革的深化、流動人員的大幅度增加,以及一些社會不良風氣等給人事檔案管理帶來了一定的沖擊,再加上人事檔案管理體制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及時跟上,給人事檔案工作帶來很大困難,主要表現在以下幾方面:

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠,管理理念未能及時更新。人事檔案工作是一項默默無聞的工作,不容易取得明顯成績。一些單位的領導干部和部分同志認為檔案工作不如其他工作重要,沒有把檔案工作擺到應有的位置,出現了用時想到、不用時不要、考核檢查時突擊整理的現象。平時對檔案工作不投入,出現問題后不能積極主動地去解決。同時,設施落后、制度不嚴、管理不善等原因也導致了人事檔案工作一直處于被動應付的狀態,難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.人事檔案傳統功能弱化,棄檔現象增多。人事檔案與社會管理職能的分離將成為趨勢,傳統的“單位人”將越來越多地轉變為“社會人”,人事檔案的很多功用正在逐漸消失。一些人對檔案的作用產生了懷疑,在轉遞檔案有困難的情況下放棄了檔案。隨意將檔案取走或帶走, 其可靠性、真實性就大打折扣, 修改、涂改、偽造人事檔案的違紀、違法事件屢有發生, 檔案內容不實,擅自造檔的現象嚴重。

3.收集歸檔材料不能適應新形勢的需要。目前,人事檔案收集的范圍仍為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料等十類。就現在而言,遠不能適應當前對人才全方位、深度考核的要求,個人實際業績、個人信用情況等材料未能納入收集范圍,競爭上崗、民主測評、推薦提名、辭職辭退等方面形成的材料以及離任審計、任前公示等材料應如何收集,收集時應注意哪些問題,尚不明確。

三、人事檔案管理新模式的特點

人事檔案管理新模式是在市場經濟條件下建立并與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關的, 因而它應是一種社會化、開放式管理模式且具有以下特點。

1.人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。市場經濟的建立, 產生了多種經濟組織形式,人事管理變成了一種社會化的活動。因此, 作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作, 也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說,市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構, 這種機構不是管理本單位人事檔案的機構, 而是面向政、事、企全社會, 其管理對象包括該區域范圍內所有干部人事檔案, 其服務對象更具有社會性, 可以為整個區域內提供人事檔案服務。

2.人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性, 決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中, 人事檔案的收集、整理和提供利用往往由各單位內部人事部門負責, 該部門人事檔案來源單一, 僅限于本單位人員, 內容也較為簡單; 而社會化的人事檔案管理機構, 其來源要廣泛得多, 可以來自該區域范圍內的各類人員, 又由于每類人員身份不同, 集中起來顯得人員復雜, 其檔案內容也非常豐富多樣。如果繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案, 顯然已經不能適應當今社會的發展要求。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才, 無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才, 選拔合格或優秀人才, 還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業等, 都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性, 導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性; 也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍, 不僅組織上需要, 而且許多個人也需要, 那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案, 經常會被組織和個人查閱利用, 但它們的要求不完全一樣, 呈現出多種多樣的需求。

現階段, 政府部門制定了進一步加大人才流動和人才柔性流動的各項優惠政策, 不斷推動人才合理流動。但當前人事檔案與戶籍對人才的流動還具有一定的制約作用。因此, 在社會主義市場經濟條件下, 建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的,也是可行的, 盡管在現階段主要適用于流動人員人事檔案管理, 但今后在更大范圍內、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。我們期待著這種管理模式的拓展, 以更好地服務于社會。□ (編輯/永安)