淺談當(dāng)前人事檔案管理中存在的幾個問題和看法

楊　晶

人事檔案是組織人員任用的重要憑證,是國家機構(gòu)、社會組織做好人事工作的重要依據(jù)。通常人事檔案由人事部門管理,人事檔案不納入國家檔案管理體系,因此在國家檔案管理的改革中,人事檔案的管理顯得比較滯后。但發(fā)展的社會管理需要更為有效的人事檔案管理,這給人事檔案的管理帶來了巨大的改革要求,同時傳統(tǒng)的人事檔案管理方法在改革浪潮中的不足之處也越來越多地暴露出來,在對傳統(tǒng)人事檔案管理的改革中有必要注意以下幾個問題:

一、明確人事檔案所有權(quán)和使用權(quán)

所有權(quán)是指檔案材料的歸屬,而使用權(quán)是指檔案材料及其信息的使用權(quán)利。

(一)從法律上看,《中華人民共和國檔案法》第十條對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有。

現(xiàn)在有些人認為“檔隨人走”的管理方式表明人事檔案是個人的附屬物,應(yīng)當(dāng)歸個人所有。但是我認為“檔隨人走”的管理方式不能夠成為人事檔案所有權(quán)歸個人的依據(jù)。它的目的是為了保證人事檔案材料的時效性和真實權(quán)威性,“檔隨人走”同時也是為了方便管理和利用的要求。所以“檔隨人走”不能作為人事檔案個人所有的依據(jù)。

(二)人事檔案的使用權(quán)應(yīng)當(dāng)以所有權(quán)為依據(jù),不可能沒有限制地使用。

二、人事檔案的開放性問題

人事檔案是國家的財富,但人事檔案也關(guān)系到個人和相關(guān)組織的切身利益,所以人事檔案應(yīng)當(dāng)有條件地開放,方便利用,發(fā)揮最優(yōu)效益。

人事檔案屬于國家全部檔案的一部分,社會對其他檔案等有開放的要求,那么作為檔案組成一部分的人事檔案也應(yīng)當(dāng)有開放的要求。1990年黨中央和國務(wù)院批準和發(fā)布了《關(guān)于開放歷史檔案的幾點意見》明確表明了歷史檔案應(yīng)當(dāng)開放,所以人事檔案也應(yīng)當(dāng)開放。

人事檔案的開放有利于社會進步,有利于加快我國政治民主進程。人事檔案的公開也不與目前法律相沖突。人事檔案的形成是個人參與的過程,對個人不存在保密的可能。

但也應(yīng)當(dāng)注意這里所指的開放不是無條件地絕對開放,人事檔案也有其特殊的一面,人事檔案部分內(nèi)容涉及國家機密,也有部分內(nèi)容可能關(guān)系到個人隱私。《保密法》和憲法對公民隱私的保護都應(yīng)當(dāng)作為個人檔案開放的必要條件。

開放是絕對的要求,但是也要保證開放的合理、合法性,這樣才有利于人事檔案管理的全面提高。

三、現(xiàn)行的人事檔案管理自身存在的問題

(一)現(xiàn)行人事檔案管理的分散性問題。我國現(xiàn)行人事檔案管理存在著“多頭分散”的管理現(xiàn)象。參加人事檔案管理的社會組織有人事、勞動、社區(qū)等部門,造成了人事檔案隸屬混亂。

(二)在計劃經(jīng)濟背景下產(chǎn)生的人事檔案管理過多地注重保管而對人事檔案的開發(fā)利用卻相對較為不足,對個人的材料不夠齊全,材料的收集缺乏及時和主動性,內(nèi)容比較零散,不連續(xù)。

(三)人事記錄材料的收集、補充沒有形成制度化,對材料的評價也沒有具體標準,而且對人事檔案的管理也缺乏嚴肅性。

(四)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動下,人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后,不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。

四、對策

(一)建立全國范圍的人事檔案中心。人事檔案中心集行政、保存、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等職能為一體,加強集中保管和利用。

(二)人事檔案管理工作要改革以往相對封閉落后的工作方式,提高工作人員素質(zhì),加強服務(wù)人員的有效工作服務(wù)方式的改革。

(三)改革過去“檔隨人走”的僵化管理方式,加強社會化管理建設(shè)。建立社會化集中人事檔案管理機構(gòu),對政府服務(wù)公職人員、流動服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案進行管理。

(四)加強人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革,實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式,戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。

從以上各方面改革當(dāng)前人事檔案管理將有助于人事檔案工作向更高的臺階邁進。□

(編輯/穆楊)