讓網(wǎng)絡(luò)為我們的檔案利用提供服務(wù)

王玉峰

隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,檔案工作向產(chǎn)業(yè)化發(fā)展成為必然趨勢,各級檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開展檔案利用服務(wù)是檔案工作實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的途徑之一,也是檔案工作進(jìn)入信息時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。其主要工作內(nèi)容是指檔案館將館藏檔案及相關(guān)資料數(shù)字化,建成獨(dú)立的計(jì)算機(jī)工作站,并與國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)相聯(lián),用戶通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入站點(diǎn)查詢,經(jīng)辦理相關(guān)手續(xù)后獲得所需的檔案信息。這就要求我們檔案工作者必須有效地開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強(qiáng)各項(xiàng)檔案信息管理,促使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。

一、建立檔案館(室)網(wǎng)頁,開展網(wǎng)上服務(wù)

隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù),已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化及時(shí)歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫,以便于開發(fā)和利用。

二、建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”

電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個(gè)問題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)巍^(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后,其復(fù)制是極為便利的,同時(shí),也不能排除別有用心者對客戶文件或檔案進(jìn)行篡改,這樣的行為可能嚴(yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù)或經(jīng)濟(jì)權(quán)益,甚至引起法律糾紛。這樣,我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆者認(rèn)為,電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼,使之與偽造或復(fù)制伯相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時(shí),他只知道該文件內(nèi)容,而無法知道該文件條碼。同樣,只有隱形條碼的電子文件才是原件,才能作為憑證或依據(jù)使用。電子文件在歸檔之前,要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定,主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中,只有那些對本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的,才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。電子文件的鑒定,也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案,應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則,電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔,以保持該電子文件的原始性,以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔,以維護(hù)電子文件的權(quán)威性,并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人,使之與原件相區(qū)別。此外,還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完

整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

三、電子文件的自動上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時(shí)間將其收集到,并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。為方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文,檔案館(室)自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī),足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔,而不需跑到檔案館(室),也不必交任何光盤或軟盤。

四、開展在線服務(wù)

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位以及個(gè)人在社會實(shí)踐活動中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)載體形式為主的檔案。需要檔案時(shí),利用者必須到檔案室登記后才能借閱檔案。如果借閱者逾期不還,檔案員還必須催還;如果歸還的檔案有損傷,檔案員必須進(jìn)行修復(fù)。如果能在網(wǎng)上查閱檔案,以上麻煩就沒有了。傳統(tǒng)的檔案查閱隨著辦公自動化及信息技術(shù)的發(fā)展演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”——存儲于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體檔案信息。一旦需要檔案,利用者可以在自己辦公桌上的計(jì)算機(jī)里查閱這些信息,我們以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng),并且將掃描的文件及電子文件直接與局域網(wǎng)系統(tǒng)掛接,利用者不僅可以查閱所需的信息,還可以下載原件,不必再到檔案室查閱,節(jié)省了利用者的時(shí)間。

利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、檔案傳輸不再受地理和人力的限制。在網(wǎng)絡(luò)傳輸方式中,根據(jù)傳輸區(qū)域的大小,可分為局域傳輸和遠(yuǎn)程傳輸。局域傳輸主要應(yīng)用于單位內(nèi)部。利用網(wǎng)上查閱檔案,還可以異地查詢,通過電子郵件的方式,只需幾秒鐘到幾分鐘的時(shí)間就可將檔案信息傳到外地,極大地節(jié)約了人力、物力。這就意味著,檔案的實(shí)體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內(nèi)容信息將主要通過電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)讓利用者快速地查閱,而檔案的實(shí)體將會從日常的使用中徹底脫身,并被作為最原始的也是最終的憑證精心保存,這就減少了檔案員修復(fù)檔案的工作。網(wǎng)上查閱檔案信息,也節(jié)約了檔案員的時(shí)間,減少了檔案員不必要的勞動耗費(fèi),從而使檔案員有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案編研工作,提高檔案的利用。

總之,檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊,進(jìn)行信息交流,回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢,提供查詢和資信服務(wù)。□(編輯/永安)