淺談檔案管理現代化

劉玉梅

檔案學是一門社會化科學,隨著社會的發展,步伐的加快,隨著社會化方方面面的頻繁更迭,檔案學越來越引起人們的重視,檔案管理的現代化已擺上了重要的議事日程。作為國家機關、社會團體、工礦企業及個人在社會活動中直接形成的,作為原始記錄保存下來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案資料就是社會生活鏈條中的一個鏈節,歷史是割不斷的,檔案資料也不能有所缺失,否則,就會造成歷史的斷代。當然,這里說的不是廣義的歷史。

從以上可以看出,社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據,檔案對社會的發展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面,隨著科學技術的不斷發展,計算機已滲入社會的各個領域,以完全改變了傳統的檔案觀念,也給檔案管理提出了新的課題,如何搞好檔案的現代化管理,已成為迫在眉睫、時不我待的問題。

一、檔案管理現代化的意義

要想實現檔案管理現代化,首先應明確檔案管理現代化的重要意義,這包含以下二個方面的基本內容。

1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解,應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化,是指以全新的觀念、超前的思想意識,按照檔案學發展的客觀規律,應用現代科學技術的原理和方法,對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策;所謂管理手段現代化,是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備,對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說,就是要使檔案工作跟上科技發展的水平,實現“五化”,即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。

2.檔案管理現代化的必要性。首先,實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用;各種新載體、新介質的檔案資料形式,給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰,檔案工作必須適應時代發展,適應科技發展,更新觀念,更新管理方式和管理手段,必須實現檔案管理現代化。

其次,實現檔案管理現代化,是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看,目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示,建國初期形成的檔案,由于載體材料差,加上保護手段等因素影響,已有相當一部分檔案出現褪變,褪變嚴重的,已失去了字跡,成了無字檔案。由此看來,檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求,迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。

實現檔案管理現代化,是減少勞動強度,提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式,不但效率低下,且勞動量相對較大,檔案資料中的各種有害物質,也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化,是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來,且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現代化的主要技術標志——信息化

現代化的技術標志是信息化,信息技術是當代技術的前沿,看一個國家或地區檔案管理現代化的水平,主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路,而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設,涉及信息技術的方方面面,因此可以說,數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。

以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館,不是封閉的檔案館信息網絡,而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統,是繼數字圖書館之后,在網上扮演重要角色的又一知識網絡,是國家的數字信息基礎工程。

數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化,也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化,而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式,涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容,是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。

三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求

檔案人才是知識管理人才,信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現代化的主要內容和核心,就是計算機技術的應用,即檔案的計算機管理。電子計算機以其高速運算能力和極強的數據處理能力,給檔案工作者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法,為了讓電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期或永久的保存和利用,檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段——檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革,否則,是無法適應計算機時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現代信息技術,熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備,進行電子文件的制作,使用和維護。

學習檔案計算機管理的知識和技能,首先要了解檔案計算機管理必須具備的一定條件:一是實現科學管理;二是要掌握與檔案信息處理相關的標準化知識、掌握檔案計算機管理的應用方式,即檔案自動編目和自動檢索,檔案自動(原文)存儲與檢索;檔案自動標引;檔案資料的自動編輯、文檔一體化自動管理;檔案保管環境的自動控制;字跡褪變檔案的信息恢復和增強性處理?！?

(編輯/永安)