檔案館數字化面臨的現實問題

李潤華　孫桂麗　馮志紅

目前各地各級檔案館都把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”納人工作的發展計劃,傳統檔案館數字化建設的現實問題引起了人們的重視,檔案工作者愈來愈廣泛關注著信息化進程,關注著電子文件和數字化檔案及其管理問題,并且有一些檔案館已經開始對此進行規劃和投資。

一、檔案信息電子化的問題現狀

1.原有館藏檔案基本上是以紙質檔案為主,數字化程度不高。目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、年代跨度長,且由于多年來一直處于封閉式管理之中,再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同,整理的規格不統一等情況,形成了檔案基礎普遍較差的局面。

2.檔案系統軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件使用的計算機語言不同不能互用,并且用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統文件查詢檢索功能較弱,工作性能單一,數據庫軟件升級緩慢,不能形成電子文件,就不能最大限度地利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。

3.在我國用于檔案信息數據交換的機讀目錄系統還不完善,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。電子檔案的征集、接收還沒有全面實施。我國正逐步建立現行檔案目錄中心,并且直接接收電子檔案,因而在國際互聯網平臺上能夠直接為社會和公眾提供服務,履行政府職能。另一方面應用于互聯網上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這就構建了在互聯網上的最基本的電子信任體系,在網上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。

二、檔案信息標準化、法制化問題的挑戰及解決對策

在我國檔案管理信息規范的標準化程度相對比較低,造成應用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

1.管理體制、管理方式不同,難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性,我國政府的檔案管理體系亦比較復雜,分散管理是其突出特點,造成了管理標準化的困難。

2.信息技術飛速發展造成的應用技術體系不斷升級、換代,標準不斷變化,加劇了檔案管理信息化的風險,加大了投入和建設難度。建立電子檔案,不但存在巨大的技術和管理方面的問題,而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。

3.標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發展進程,造成大量低水平的重復建設;相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。為此各地檔案館采取了相應的解決對策。

在建立標準化的規范體系方面我們應遵循以下原則:

以標準化管理為主,制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理,可操作性強,而且與管理體制的關系較為超脫,因此在不與法律相沖突的情況下,標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現,特別是約束力強,但管理范圍有限,所以在標準化管理的基礎上,配合制度可以形成檔案館數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。

三、檔案信息安全與技術問題的挑戰

1.安全是檔案館數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案信息對安全保密有嚴格的要求,有相當一部分檔案信息是需要控制使用的,所以檔案館數字化建設中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類,檔案館在數字化建設中對此應該形成一整套管理制度體系,此外還需要有相應的技術措施進行自動控制,才能做到更加嚴密。

2.檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。將這些技術綜合、集成應用是檔案管理的特點。在進行檔案管理信息化建設,積極構建電子檔案時必須在整合、集成上狠下工夫。

四、數字化建設資金投入與工作人員素質的挑戰

1.館藏信息的數字化是檔案館數字化建設的核心,其數字化建設的工程量巨大,需要投人大量的人力物力,各級檔案部門應根據自身特點采取不同的建設模式:(1)大型綜合性檔案館。這種模式見效快,但投入高,需要很強的經濟支持和技術支持。(2)中小型綜合檔案館。這種模式見效慢,投入較少,對技術要求也不高。館藏檔案信息經數字化后轉化為數字信息,以數據庫的形式存在。

2.人才問題是關系到檔案館數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的,所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度的重視。

缺乏計算機技術及與檔案工作有關系的內容,其結果也就使得檔案界嚴重缺乏既具有檔案專業知識又具有計算機等相關知識的復合型人才,阻礙了計算機等現代化技術在檔案事業上的運用。□ (編輯/永安)