Ｅｘｃｅｌ（電子表格）在高職院校財務管理中的實踐應用

劉青玲

摘要：Excel是財務管理運用最普遍的工具，本文主要闡述Excel在會計報表的編制、內部監管、日常財務管理中的應用。

關鍵詞：Excel財務管理應用

對于財務人員來說，Excel是運用最普遍的財務管理工具，利用Excel的制表、函數、運算、圖形等功能，幫助財務人員迅速掌握財務管理電算化模型的建立方法，建立起屬于自己的Excel財務管理系統，尤其是學會解決財務管理中的預測、決策和經營分析問題，使Excel電子報表軟件真正成為手中十分有效的電算化工具。由于眾所周知的原因，大多數人目前還在使用Excel 2003以下版本，筆者現就Excel 2003在日常財務管理中的應用，如會計報表的編制、內部監管、日常管理等方面淺談自己的心得，僅供同行參考、指正和初入者學習借鑒。

一、會計報表的編制

目前本地區行政機關和事業單位的帳都統一由會計核算中心進行核算，各單位也應建立輔助帳以便單位內部管理及與會計核算中心核對，這時各單位沒有必要購買財務軟件，手工記帳已不能適應現代財務管理的需要，利用Excel自己制作資產負債表，即提高了工作效率，也節約了成本。那么，如何應用EXCEL制作資產負債表呢?

以高職院校為例，首先，新建一個工作簿，給工作簿命名，如“2009年會計報表”。按科目建立工作表，如現金、銀行存款、財政授權額度、其他應收款、其他應付款等，事業單位還應分預算內科目、預算外科目，如工資福利支出(預算內)、工資福利支出(預算外)、補助支出(預算內)、補助支出(預算外)等等，每個科目就是一個工作表。

1、現金、銀行存款、財政授權額度等工作表按三欄式制作，抬頭先寫明×××明細帳，然后按帳簿格式，設置年、月、日、憑證號、摘要、借方、貸方、余額，空出若干行，以便進行登帳，然后進行每月合計，余額用函數公式計算，選中需要計算的余額單元格，輸入“=”上欄余額+本欄借方-本欄貸方，回車，就可用公式計算出余額，選中該單元格右下方，往下拉，就可復制該公式，每登一筆帳，余額就會自動計算。

2、“其他應收款”、“其他應付款”、“工資福利支出(預算內)”、“工資福利支出(預算外)”等科目的每個工作表，按多欄式設置，每一列就是一個明細科目，可以按帳簿的格式設置月、日、憑證號、摘要。每一行有小計，把每一行的數字加起來，小計用公式計算，空出若干行，以便登帳，小計欄通過公式下拉若干行，然后進行合計，按月把每個二級明細科目加總。

3、設置資產負債表，按科目名稱分為五大類，資產類、負債類、凈資產、收人類、支出類。左邊是資產類和支出類，右邊是負債類、凈資產、收人類，左邊資產部類合計應等于右邊負債部類合計。每個科目名稱即包括年初數，又包括期末數，年初數每月固定不動，期末數隨每月變化。資產類包括現金、銀行存款、授權額度、其他應收款、材料、固定資產等，支出類包括專款支出、事業支出等項目，負債類包括借入款項、應付帳款、其他應付款、應繳財政專戶等科目，凈資產包括事業基金、固定基金、事業結余等科目，收人類包括財政補助收入、上級補助收入、撥入專款、事業收入、其他收入等項目。資產類、負債類的期末數按各個科目的期末合計取值，如一月資產負債表銀行存款期末數，選中此單元格，“=”，找到銀行存款工作表中一月合計余額，回車，銀行存款工作表中一月合計余額就鏈接到資產負債表中，每登一筆帳，余額就會改變。事業支出的期末數=22資福利支出(預算內)+工資福利支出(預算外)+公用支出(預算內)+公用支出(預算+外)+補助支出(預算內)+補助支出(預算外)+其他資本性支出(預算內)+其他資本性支出(預算外)+其他支出項目。通過各科目工作表，鏈接到資產負債表中事業支出科目，每登一筆帳，資產負債表的金額都會變化，如果金額登記錯誤，資產負債表左右方就不平衡，這樣就可隨時發現登帳是否錯誤。避免了手工登帳時，金額登記錯誤不能及時發現，只有在月末編制資產負債表時，左右方不平衡，才發現錯誤。而此時查找錯誤就需花費很長的時間。

二、內部管理表格的編制

(一)結合本單位的情況，目前高職院校推行內部管理體制改革，實行院(系)二級管理，按“統一領導，分級管理”的原則及要求設置預算管理組織體系，財務處作為預算管理的日常辦事機構，根據預算決策機構批準后的預算方案，對學校各系、處室下達的預算指標，利用信息技術對預算執行過程進行日常控制；定期對預算執行情況進行檢查、分析、匯報。

首先，利用Excel新建一個工作簿，各系、處室為單位建立工作表，如護理系、工程系、辦公室、學生處等，每張工作表都應詳細列出各單位的支出明細，如護理系這張工作表，格式按費用明細帳的格式設置，年、月、日、憑證號、摘要、支出合計、后面就是支出的明細科目。支出明細包括辦公費、差旅費、招待費、加班費、培訓費、其他等等，同樣，工程系、辦公室等都有一個明細帳，如還要增加系、處室明細。可以增加工作表，然后復制一個工作表的格式，粘貼后該張工作表就有了相同的格式。在實際工作中，我們需要隨時增加一些明細支出項目，如要增加值班費，為統一格式，需在每個工作表都插入一列，如果分別打開每個工作表，再插入一列，就會很麻煩，甚至還會出錯，這時我們可以采用編輯同組工作表的方法。即當需要在多個工作表中的相同單元格內輸入相同的數據或進行相同的編輯時，可以將這些工作表選定為工作組，之后在其中的一張工作表中輸入或編輯操作后。輸入的內容或所做的編輯操作就會反映到其他選定的工作表中。步驟如下：

1、要選定所有的工作表，單擊第一個工作表標簽，按住Shift鍵。再單擊最后一個要選定的工作表標簽，或按住Ctrl鍵，分別單擊要更改的工作表標簽，形成一個工作組。

2、在工作組中，選定需要編輯的單元格或單元格區域，插入一列，選定單元格，編輯“值班費”三個字，回車，所有選定的工作表中都插入了“值班費”一列。

此外，應設置一個總表，把每個系、處室的預算數，實際支出數，余額進行登記。如下表：

預算額度固定不變。支出合計及各系處室費用明細根據各系處室工作表中的數據引用過來，余額就用預算額度減支出合計，這樣就可以隨時了解各系處室費用使用情況，及余額的剩余情況，以便對預算執行過程進行日常控制。

(二)為讓領導及時了解單位的收入情況，也為了管理的需要。我們制定了一個收入明細表。按月為單位，每月編制一張工作表，可以把收入細分為中職學費、中職住宿費、高職學費、高職住宿費、鑒定費、水電費、其他等，從每月1日開始下拉，到31日，每行進行合計，就可算出每日小計，再列一欄“存入銀行”，用“每日小計”減“存入銀行”，就是累計余額，代表當日未存數。

綜上所述，Excel作為通用電子表格軟件，具有強大的數據處理功能，是進行財務分析的強有力工具，它不僅具有簡單易用的特點，而且可以使得財務分析變得直觀、準確、經濟和迅速，極大地提高了工作效率，從而為計算機技術在財務管理中的應用開辟了廣闊的前景。