論高校信息公開背景下的檔案管理要求

韓淑華

《高等教育法》第十一條規定：“高等學校應當面向社會，依法自主辦學，實行民主管理”。實行民主管理的前提，就是要尊重廣大師生員工的知情權。高校實施信息公開，必須將涉及學校管理、教育改革等直接涉及師生員工切身利益的事項進行公開，讓廣大師生員工參與管理，參與監督。高校信息公開，民主管理學校是高校管理的一項基本原則和要求，同時也是高?！耙婪ㄖ涡！钡幕局贫?。高等學校的師生員工是學校的真正主人，是辦學的主體，沒有學生、教師、職工，也就稱不上學校，學校就失去了存在的意義。因此，各高校都十分重視本校的信息公開工作。并以此作為發揚民主、實行監督管理、公眾依法獲取信息、促進高校發展的一個舉措。

一、高校檔案館在高校信息公開中的重要作用

高校檔案館在高校信息公開中的重要作用，由以下幾方面決定：

(一)高校檔案館的功能、作用決定

高校檔案館收藏著高校從事招生、教學、科研、對外交流、建設和管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。檔案館是高校的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是高校信息的主要集中地。所收集的檔案門類齊全，資源豐富。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為高校、社會實踐服務的一項業務系統，檔案管理部門既是高校政務信息的收集、保管地，又是為高校工作服務的部門。在2000年我國很多高校檔案部門就利用自身的優勢和特點，通過開展高校現行文件查閱服務等多種形式積極探索高校信息公開工作，因此，高校檔案在高校信息公開中發揮著不可替代的作用。高校檔案館探索信息公開的實踐是適應時代的需要，拓展服務領域，創新服務機制的一項重大舉措，是當前我國檔案工作的一個亮點。高校檔案館之所以成為高校信息公開的主要場所，還因為高校90％的紙質和電子檔案信息在檔案館，這也決定高校檔案館適合進行高校信息公開中現行文件的開放利用工作。

(二)檔案館管理人員知識、業務要求決定

檔案管理人員按檔案管理要求應該具有良好的專業知識和理論素養，以及在檔案利用服務實際中所需要的工作技能和服務意識，檔案管理人員按檔案管理要求對于公眾利用信息需求應該了解，例如：哪些是高頻利用信息，哪些少人問津，哪些人群需要何種信息服務等等。更重要的一點是現行文件經過一段時間后勢必失去其現行價值，而要作為檔案歸檔保存，由檔案知識、業務全面的檔案館工作人員來從事現行文件開放服務，就一定會把好立卷歸檔工作這一關鍵環節。把握好了立卷歸檔工作這一關鍵環節，就為以后的高校信息公開工作打下了堅實的基礎。

(三)高校學生關注的信息決定

高校檔案館中藏有教職工關注的建設項目、大宗物資采購、預算外資金、科研經費管理和使用、教師聘任、職稱評定、業務考核、評選先進、晉職晉級、出國、進修、職工福利基金的使用、院系一級重要事務管理、教職工獎懲、住房分配、學校領導班子廉潔自律情況(主要包括領導干部在住房、用車、通訊工具使用、公款出國、國內考察、招待費等方面的自查自糾情況及教職工普遍關注的其他事項)等熱門信息。教職工是學校的主人翁，高校的發展直接關系到教職工的利益，只有讓教職工了解影響高校發展并與切身利益有關的這些信息，才能使他們更好的參與和監督高校的改革：才能調動他們的積極性和贏得他們的支持，以此保證高校的健康發展。在信息公開工作中，各高校檔案館還利用自己的主頁及時發布師生們的相關信息，通過師生登陸檔案館網頁查詢自己的一些相關信息。如，在教師聘任時，遵循的雙方平等自愿的原則等，將有關工作依法公開，對教師進行考核時，也將考核的各名額比例、要求、程序、結果的文件及時公布在檔案館網頁上，以供大家知曉，以接受大家的監督。高校檔案館會把高校每個重要活動中產生的檔案信息整理歸檔，并以紙質檔案和電子檔案的形式隨時向廣大師生開放。高校檔案館占有高校信息公開工作中教職工所需的熱門信息，也正是高校檔案館成為高校信息公開主要場所原因之一。

二、高校信息公開對高校檔案管理提出了更高要求

檔案管理部門既是高校信息的收集保管地，又是為高校工作服務的部門，檔案管理工作是服務于高校和社會公眾的。由此，高校信息公開工作離不開檔案管理工作，高校信息公開工作又對檔案管理工作提出了更高要求，具體來說主要表現在以下幾方面：

1、檔案材料要求做到齊全、完整、規范

高校信息公開工作有效實施的基本前提是高校信息齊全完整，如果信息缺失，信息公開工作就是無米之炊。一方面，各部門或個人在其活動中將形成大量文件，這些文件在運行周期結束后，如果長期積壓在其本部門或個人手中，不及時加以收集、整理或者收集不齊全、整理不規范，就可能導致重要材料的缺失。造成日后信息公開中查詢不到這部分重要信息。因此，檔案管理部門應當負起責任，依據檔案管理的有關規定和規范，對政府文件形成部門及個人進行業務指導，以保證已公開高校文件及個人重要信息收集齊全、完整，并及時規范整理。只有這樣，高校信息公開工作才能有齊全、完整的檔案信息做物資保證。否則，高校信息公開工作就無從開展。

2、加大資金投入，加快信息化建設步伐

2008年經過對秦皇島市6所高校信息公開情況調查、走訪得知，目前，大多高校都存在影響高校檔案工作的資金短缺、經費不足、設備落后、信息化程度較低問題，特別是由于資金短缺，普遍都存在檔案信息化建設步子緩慢，設備陳舊狀況。所調查的秦皇島市的6所高校中有1所高校達到了檔案管理要求的信息化管理水平，其他5所高校從房屋設施建設，到每年的資金投入，以及檔案信息化管理水平都存在一定差距。因此可以看出，檔案管理信息化建設，雖在全國各高校展開。但成效卻不明顯。現在，一些信息化建設搞得較好的高校，其檔案信息網站依然由檔案目錄等二次信息支撐臺面，可公眾所關心和查詢的是檔案所包含的信息，而非檔案實體本身。大量的館藏資源與檔案數字化的低速度形成鮮明對比。較低的信息化程度直接影響了人們對信息的需求，經費缺乏，導致網絡硬件基礎設施落后，在相當程度上制約了網絡檔案信息服務的發展，給網絡檔案信息服務造成障礙。因此，高校信息公開促使各高校加大檔案管理經費投入，增加設備，把實現信息化納入電子政務總體規劃之中。

3、處理好開放與保密的關系

目前，一些高校的檔案工作人員受以往“重保輕用”保守管理觀念影響，文件一旦進入檔案館保管后，其開放利用卻成為問題。他們不能很好地處理保密與開放的關系，各機關檔案(室)館通常把這部分檔案信息資源僅供本單位利用，一般不向社會提供利用查詢。這種狀況，嚴重阻礙著高校信息公開工作地開展。因此，在目前情況下，各高校檔案主管機關，要堅持保存、保密與利用開發相結合的原則，緊緊圍繞黨和國家的中心工作，圍繞有益于高校的教學、科研等各項工作及時修訂檔案管理辦法，調整檔案開放的相關規定，以公開的內容不涉及黨和國家機密或受法律保護的商業秘密、個人隱私以及其他不宜公開的事項為原則，處理好檔案信息公開與保密的關系，做到樹立新的保密思想，對可保密可不保密的檔案信息，一定公開：對可設低密級的檔案就不設高密級：對可提前開放的檔案，絕不延遲公開：對在文件階段已公開的檔案，原則上歸檔后也一定公開等措施來緩解政令、法律之間的不統一問題，并在工作實踐中不斷總結經驗，開拓創新，盡量協調好相關法律、法規之間的關系，努力做好高校檔案在信息公開背景下的保密與開放利工作。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現代化水平的同時，努力做到不斷提高服務質量，提高利用率，提高檔案信息公開水平。