電子文檔管理研究

王　梅

[摘要]目前,電子文檔的應用已經涉及各個領域,由此帶來的電子文檔的管理也成為機構內部信息部門、檔案部門、法律部門關注的焦點。下面將對電子文檔管理進行探討。

[關鍵詞]電子文檔管理研究

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0710037-01

一、電子文檔的定義

是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

二、電子文檔的特性

1.易修改,由于電子文檔容易修改的特點,如果不能很好的保護,就可能受到非法的修改,不管這種修改是有意還是無意的,都會給文檔所有者帶來一定程度的損失,這個時候它又變成一個缺點。

2.易刪除,對于電子文檔,其刪除是非常方便的,只需要有改文件的操作權限(這個權限往往可以通過合法的和不合法的手段獲得),然后點擊鼠標或者通過鍵盤刪除文件都是非常容易的,一般情況下,事后也沒有任何地證據可以說明文件丟失的時間和原因。正是這樣的特點,如果被別人利用了這個特點,進行惡意的破壞活動,可能會給電子文檔的所有者造成無可挽回的損失。

3.易復制,傳統方式的文檔進行復制往往需要一些輔助的材料和機器,如復印紙,復印機等相關資料。這是電子文檔的一個優點,也是一個缺點,優點是通過復制,人們可以非常方便地進行信息共享。但是,當文件是個人隱私或者商業秘密的時候往往不希望別人看見,這個時候如果被別人復制,造成個人隱私暴露或者商業泄密,都是文檔所有者所不愿意看到的,這里需要解決的就是對文件的保密。

4.易損壞,文件損壞的原因主要有硬件損壞,人為破壞(有意或者無意),病毒破壞,人力無法抗拒的因素(火災,地震等),就文件損壞原因的調查中,人為破壞占了80%,其余的20%文件損壞是因為其它的各種因素,對于人為破壞,我們必須采取積極的措施來加以防范,不然很可能會因為疏忽而造成巨大的損失;對人為破壞以外的情況,一個比較有效的措施就是做好備份。

三、電子文檔管理存在的問題

眾所周知,任何文檔保存的最終目的都是提供利用,因此,電子文檔的保護觀念應該是樹立如何保護所存在信息能長久的安全及有效使用。其保護工作的構成要素包括以下幾個方面:載體的保護、技術(軟件和硬件)的保護、工作環境的保護、數據安全保障。

1.電子文檔的可塑性,是指在文件傳遞和接收傳閱的過程中不會被人為的增加、刪除或修改部分可用的信息。這樣使得電子文檔是沒有經過篡改的,其表現在電子文檔是否真實的基礎上,而電子文檔的真實性則是指其內容和顯示形態等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態。

2.電子文檔歸檔程序不完善。當前,大多數辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參與意見,因此,對電子文檔的歸檔考慮不周,只設計了邏輯歸檔功能。也就是說電子文檔生成時存在什么位置,歸檔后仍未改變,而沒有把生成的電子文檔集中下載到脫機保存的載體上,這樣,一旦信息系統出現問題,電子文檔就會被破壞,甚至全部丟失。

3.電子文檔存儲載體存在安全隱患。很多部門的電子文件直接保存在硬盤存儲器上,但是如果系統出現故障,就極易造成數據的丟失。有一些單位的電子文檔以軟件磁盤作為存貯介質,由于軟磁盤易破壞,可靠性和保管期限存在較大問題。

4.電子文檔依賴的設備環境數據缺乏保護。電子文檔的生成環境是很復雜的,而且電子文檔對設備有依賴性,一些單位存檔電子文檔時,沒有注意保存其生成軟件及設備等方面的參數,如果系統由于未知的錯誤而崩潰,那么由它生成的電子文檔就可能難以讀取。

四、加強電子文檔管理的措施

(一)完善制度,規范管理。電子文檔管理法制化是社會發展的必然趨勢,是依法治國、依法治校的具體體現。我們在實際工作中不斷總結經驗,理清思路,改進方式,使電子文檔的管理加快走向系統化、規范化、制度化、科學化道路,以達到防范和懲治檔案信息違法行為,維護電子文檔信息安全的目的。

(二)電子文檔管理中信息安全和保密措施。電子文件是經過電子技術處理而存儲的磁帶、磁盤、光盤介質上的數字信息的集合體。它具有利用網絡傳輸,查詢速度快,利用方便等特點,但有易修改帶來的安全隱患和防偽問題。在現代信息技術突飛猛進的發展中,要保存好電子文件信息,就要找出一種既節省費用又不使文件丟失的電子設備。檔案的電子文件化既要考慮電子文件的優勢,更要考慮其安全性和防偽問題。要避免保密內容不恰當公開,就應當對信息嚴格審查,或對信息查詢者設立權限限制。同時對上網信息的輸入、輸出、使用等三個方面進行安全防護,采用防火墻、安全代理、權限控制等技術防止數據丟失或泄密,確保信息檔案的安全。

(三)遵循檔案的發展規律,推進文檔管理一體化模式。雖然電子文檔具有高效、便捷等優點,但由于現行的檔案法律法規還沒有對電子文檔存在的合法性、利用的有效性等問題作出明確的界定,故而,為確保檔案永久保存的需要,對電子文檔的管理還是要與紙質文檔的管理同步進行。即對有查考利用價值的文檔打印一份紙質同步歸檔,這份紙質文檔不但可以永久保存,而且還可以作為辨別電子文檔真偽的“坐標物”。實行電子文件與紙質文件同步歸檔是目前確保檔案安全性的比較可行的方法。對電子文檔與紙質文檔的同步歸檔雖然存在重復勞動等不足,給歸檔和檔案管理人員增添一些麻煩,但對檔案的利用和永久存儲大有好處。

(四)建立有效的電子文檔信息監督反饋機制。真實性是檔案的靈魂,因而保障電子文檔的真實性是維護檔案的保存、查考、利用價值的關鍵。針對電子文檔自身存在不穩定等局限性,對電子文檔真實性的考證必須從技術支持及管理模式等方面加以規范。如建立監管制度,從電子文件生成時就開始對其嚴密監管;推進電子文檔管理的一體化模式,建立對各項操作的跟蹤記錄,制定文件生成和辦理的流程控制程序,分別對文件的起草、審核、簽發、接收、承辦、歸檔的全過程進行監控,以保證電子文檔的真實性。要建立正常的電子文檔信息監督反饋機制,首先要指定檔案信息管理監督人員,定期對各級檔案信息進行核對檢查。其次是建立檔案信息反饋鏈,發現檔案信息有問題便及時反饋到相關部門,擴大管理范圍。最后要建立一支業務過硬的專兼職檔案管理隊伍。

參考文獻:

[1]張俊平,辦公自動化條件下電子文檔的規范化管理探析,科技信息,2008年第2期.

[2]尤菊芳、耿靈珍,電子文檔的管理及發展趨勢,新視野,2007年第4期.

[3]吳琦,高校電子文檔問題及其管理策略,科技信息,2008年第16期.

[4]http://baike.baidu.com/view/879413.htm.