基于工作流的高校圖書館辦公自動化系統的設計

劉　婷

中圖分類號:TP2文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0710033-02

一、引言

隨著社會經濟的發展和現代科學技術的進步,特別是網絡的快速發展和普及,為辦公自動化提供了很好的發展契機。辦公自動化(Office Automation,簡稱OA),顧名思義,就是讓工作中的各項活動實現“自動化”。自動化實現的媒介就是通過計算機及計算機網絡,以及其他的電子技術。美國麻省理工學院M.季斯曼教授指出:“所謂辦公自動化,就是將計算機技術、通訊技術、系統科學及行為科學運用于傳統的數據處理技術難以處理的數量龐大且結構不明確的包括非數值型信息的辦公事務上。”

OA現在是一種新型的辦公方式,隨著信息技術和網絡的發展,OA的核心問題是如何提高辦公效率,工作流技術是一種對工作進行優化的思想和技術,可以大大地提高辦公效率。

隨著圖書館信息化進程的加快,圖書館內部數據流、信息流、資金流的信息管理已成為圖書館的管理提升的重要步驟,成為圖書館向信息化邁進的基礎。對圖書館這個特殊的環境下的辦公自動化的含義,我們可以理解為:將圖書館辦公業務的手工作業狀態轉變成自動化處理的過程。

二、工作流技術概述

工作流管理聯盟(Workflow Management Coalition,WFMC)于1993

年成立,給出了工作流的定義:工作流是一類能夠完全或者部分執行的經營過程,它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行。其目的主要是實現人與計算機交互事件結合過程中的自動化。工作流管理系統(Workflow Management System,WFMS)是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流,協調工作流執行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。隨著計算機技術的發展,特別是網絡的普及,工作流管理系統的應用范圍已不僅僅限于傳統辦公環境和工業制造中,已經逐漸擴展到企業應用環境中。

三、系統設計

(一)建設目標

辦公自動化系統是為日常辦公、公文管理、工作請示、匯報、檔案、資料等管理提供高效、暢通的信息渠道。同時也能大力推動圖書館內部的信息系統發展,提高圖書館的辦公自動化程度和管理水平。

1.實現對圖書館內部文檔、圖書資料、公文及其他信息的全面管理;

2.在圖書館內部建立起基于文件流程的平臺,為圖書館提供快捷、靈活的信息傳遞機制;

3.建立穩定、安全的圖書館內部信息流平臺,實現圖書館可制定的工作流和多種形式的內容發布系統。

(二)模型和功能設計

建立如圖1所示的基于工作流的OA模型。

1.日常事務:包括接待管理,車輛管理,會議管理,固定資產管理,日程安排和郵件管理六個方面。

2.公文管理:包括收文管理和發文管理。通過網絡實現各種審批流程,包括從公文創建到公文存檔的整個生命周期,即從公文的擬稿到核稿到簽發到歸檔。通過它可以實現無紙化辦公。

3.文件管理:實現電子化的文檔管理,讓用戶方便的對文檔進行查詢。新建,編輯,刪除文檔或文件夾,按照文檔的種類和性質對文檔分類管理,分類查詢。并設置了用戶對文檔的使用權限:普通,中級,高級以及管理員。

4.圖書管理:實現圖書信息的管理。

5.核心管理:包括用戶管理,數據備份,日志管理,服務配置等。設置用戶各功能模塊的使用權限;完成系統每天各種數據的備份;提供工作流程定制工具等功能。

6.信息發布:包括公告欄、通訊錄。管理員可以對校內,館內新聞進行發布,管理編輯和刪除;管理館內人員通訊錄。館員能夠閱讀公告,查詢某人的聯系方式。通過辦公自動化系統發布通知,新聞,用無紙化的形式替代了書面傳閱的通知方式,方便快捷節約。

7.工作流管理:是系統模型的核心部分,主要解決辦公環境的協作問題。其目的在于通過各種已經設置好的資源建立起適合圖書館應用的辦公流程,生成每個用戶的使用權限、匯報權限、審批機制等。

圖1基于工作流的OA系統模型

圖2公文管理模塊

(三)公文管理

公文管理是本系統的重要模塊。通過公司的內部網絡,利用公文流轉系統將傳統的人工公文呈報方式改為網上傳遞,縮短公文流轉時間,提高辦公效率。它的主要功能是負責管理系統中所有的公文,從公文創建到公文存檔的整個生命周期,實現發文、審批等工作的無紙化辦公;實現電子化的文檔管理;提供方便的文檔查詢和記錄。按照公文的種類、公文的性質和公文的流轉方式,完成各種標準、規范的公文管理模式和流程,也支持用戶自定義的、靈活的公文管理模式和流程,實現以收文、發文為核心的公文管理自動化。在公文處理環節中,著重對企業公文的內部流轉進行精心設計。其傳遞過程,主要分為公文呈報、公文簽發、公文跟蹤、公文查詢四部分。

圖3公文管理的流程設計

(四)流程設計

辦公自動化的流程是一個非常復雜的系統。在我們實際的工作中,辦公的特點是一項工作一般由多個人員按照先后順序協作完成,并且在它們之間符合一定的辦公流程。每項工作都由一個任務的集合和任務之間的流程關系集組成。從工作流管理的角度分析,業務流程是指為了一個業務目標將相關的業務文檔、信息按照預先定義的方式傳遞給業務人并進行相應處理的過程。而每個業務流程又由若干個業務活動組成,每項業務活動都由一個任務集和任務之間的流轉關系集組成,同時將業務過程劃分為任務和角色,通過用戶操作權限的分配和管理構筑整個集成系統。因而數據的流轉也因為業務流程的不同而各異。數據隨著業務流的流轉而流轉。

在本系統中采用了靈活的流程自定義工具,方便用戶自己定義業務流程,用戶的業務流程的改變也可以很快重新部署新的流程。在用戶使用的過程中,用戶可以先去定義自己的流程。工作流引擎從數據庫中讀取相應的過程描述,根據這些描述,生成相應的工作項,添加到有關用戶的工作項列表中。用戶可以根據自己制定的流程去進行辦公,用戶可以方便地查看自己的工作項列表。當選定了需要執行的工作項以后,系統將啟動相應的功能模塊,供用戶進行相應的功能操作。

四、結束語

本文通過分析和研究高校圖書館辦公自動化的業務過程,設計了實用的辦公自動化系統,實現了預期的目標,并實現了動態跟蹤公文流轉,流程的自定義功能,使系統更加人性化。

參考文獻:

[1]劉蕾、劉厚泉,基于工作流的B/S模式OA系統設計與實現[J].微計算機信息,2008年第24卷,第2-3期.

[2]劉梅,辦公自動化系統在圖書館的應用[J].科技資訊,2008,No.19.

作者簡介:

劉婷(1982-),女,山東大學計算機科學與技術專業,同等學力在讀研究生,就職于山東電子職業技術學院。