會計電算化的意義及其具體應用

蔡艷艷

【摘 要】財務會計電算化側重于向企業外部提供財務數據、報表、經營狀況和經營成果,而管理會計電算化側重于向企業內部的經營管理人員提供經營規劃、預測、決策等方面的信息。如果會計電算化僅滿足于會計的核算,而沒有參與到企業的經營管理中來,會計電算化的發展也將受到局限,因此企業電算化應是財務會計與管理會計相結合的電算化,只有這樣才真正實現會計的核算職能和監督管理的職能。文章分析了會計電算化中存在的問題及其相應的應對策略。

【關鍵詞】財務會計 電算化 管理 應用

一、現階段企業會計電算化存在的問題

會計電算化自我國首次推行至現在,發展速度很快,也使部分企業提高了工作效率,取得了很大成就。但目前我國對會計電算化的認識、管理、應用等方面還缺乏全面而深刻的了解,無論在理論上還是在實踐上都未形成一套完整的體系,導致會計電算化沒有發揮應有的作用。

1.多數單位的領導沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然,是管理現代化的需要,因此沒有形成良好的管理基礎

良好的管理基礎包括良好的管理水平和會計工作基礎兩方面,它們是會計電算化的保證。一個以經驗管理為主的單位,往往沒有會計電算化的需求,也不會搞會計電算化,只有從傳統的以經驗管理為主,轉向以利用信息管理為主的管理者,才會對會計電算化產生迫切的需求,從而對會計電算化提出更高的要求。如果企業的基礎工作較差,不應急于開展會計電算化工作,而應先進行基礎工作的整頓,為會計電算化創造條件。

2.重視賬務功能,忽視管理功能

一直以來,我國的會計工作主要從事事后核算,事前的分析預測和事中的控制因計算復雜而很難進行。會計電算化的運用和發展可以將財會人員從繁重的算帳、報賬工作中解脫出來,把主要的精力放在加強財務管理方面。可是,我國實行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等內容功能較強,具備管理功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測模塊,卻沒有設計或內容過于簡單,查詢功能也不健全,限制了管理功能,沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的作用。

3.電算化專業人員缺乏

由于會計電算化對員工的要求比較高,既要求會計人員要掌握一定的會計專業知識,又要掌握相關的計算機知識、財務軟件的使用技術以及保養和維護。而在實際工作中,雖然大多數會計人員都已接受過計算機培訓,培訓的人員卻主要是初級人員,高、中級應用人員不多,而目前接受中高級培訓的人員數量少,根本滿足不了會計電算化工作的需要。

4.會計電算化工作中數據保密性、安全性差

目前,軟件系統設計者都在為完善會計功能和適應財務制度而大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。一些會計電算化的具體操作者未能按照一定的程序操作,導致會計資料丟失或錯誤的出現,又對計算機病毒的入侵防范意識不強,未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,而突遇斷電,也很難恢復原來的數據。

二、發揮會計電算化作用的策略

1.設計與實施電算化系統的方針

會計電算化在財務工作中是一個長期的過程,而不是財務工作的短期目標,它總是在不斷地改進和發展,因此需要詳細制定單位會計電算化發展規劃和工作計劃,在統一規劃下,分步有序地實施,以避免盲目性,保證前后階段工作的協調,從而扎實地擴大應用范圍,最終實現整個企業的信息化。

2.改造企業的流程

企業流程是指企業組織為采購、生產、銷售提供服務的業務流程,包括生產管理、對外商務、組織結構等方面的物流、資金流、信息流。企業進行流程的再造,必須考慮好企業的現有流程特點以及如何與企業信息化相結合,使企業的管理效能最大化。電算化系統的成效來源并非單純是信息科技的應用,而是流程再造過程對企業組織及作業流程的及時改變所創造的價值。流程再造涉及到企業的組織結構和人員的重新安排,必然會招致企業內部的阻力,因此,流程再造必須事先做好可行性分析,以避免成本過高,甚至半途而廢的情況。

3.加強對電算化人才的培訓

我國目前的電算化專業人才還比較缺乏。要加強員工對電腦知識、管理技能等各方面的培訓,會計電算化人員分為三類:一類是信息系統的開發人員,負責完成會計軟件的開發工作;第二類是系統的應用人員,負責使用和維護;第三類是電算化系統的管理人員,負責單位會計電算化工作的組織、協調和管理,使其能健康地發展。電算化人才培訓應該以財會人員為主,對于不自行開發的單位來說,則應該著重培養后面兩類人員。

4.加強會計信息系統的安全性、保密性

隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加,會計電算化工作也出現了一些新問題,為使會計電算化工作走上規范化的道路,應建立健全內部控制。系統操作員以外的操作人員只享有操作權限,加強對電算化系統數據輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍,對軟硬件、文檔的安全要檢查,設置多級保密措施,對個別人容易出現的個人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范,所有這些都是制定會計電算化規章制度必須加以考慮的問題。

三、結論

當前,隨著經濟的不斷發展,市場經濟改革的不斷深化,會計信息的質量受到社會各界的廣泛關注。作為會計核算方式的重大革新,會計電算化己占到國民經濟核算比重的一大部分。保證會計電算化工作的順利健康發展,是確保電算化會計信息合法、完整的基礎,也為推動企業向更高一級的企業管理信息化發展打下良好的基礎。會計電算化在實施前要做好規劃和采取相應的方針,在實施中要進行必要的控制和人員分工,在實施后要有健全的制度,保證電算化的順利運行。電算化順利實施,不僅有賴于公司財務科內部的共同努力,也要公司相關部門的互相協調。

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