能源企業檔案管理存在的問題研究

文/中鋁寧夏能源集團有限公司 徐冬梅

檔案管理作為一種全新的技術管理內容，對于企業經濟效益的提升和發展有著至關重要的作用，特別是對于能源企業而言，高效的檔案管理工作可以有效提高企業經營管理水平，一方面促進自身的發展，另一方面也可以有效緩解我國的能源危機，為提高國民經濟水平奠定堅實基礎。

一、能源企業檔案管理存在的問題研究

（一）缺乏先進的檔案管理理念。管理理念的創新對于能源企業檔案管理而言十分關鍵，但是目前很多企業沒有意識到這一點，使得檔案管理水平較低，具體體現如下：第一，思想認知不到位。一些能源企業認為檔案管理工作就是簡單的資料保存，沒有清晰了解其重要性和復雜性，所以導致檔案管理工作難以高效開展，阻礙了企業的進一步發展。第二，缺乏主觀能動性。很多能源企業將重點放在了經營管理方面，對于檔案管理缺乏主觀能動性，只是簡單地走個流程，應付上級檢查，沒有認清其歷史責任，使得無法發揮有效價值。

（二）檔案管理力量薄弱。首先，能源企業檔案管理人才隊伍建設不穩定，缺乏專業的檔案管理人員，很多檔案管理人員是從其它部門調動過去的，不具備相關的專業理論知識和技能，使檔案管理工作開展缺乏科學性和有效性。另外，檔案管理質量水平較低，一些檔案管理人員僅僅懂得簡單的立卷歸檔知識，而對于檔案的目錄號、類別號和案卷號等知識極度匱乏，使得實際的管理工作十分混亂，最終給能源企業的發展造成一定程度的影響。

（三）管理與服務相脫節。現階段，我國能源企業檔案管理工作中存在管理與服務相脫節的問題，具體體現如下：第一，檔案管理工作注重開發和利用，同時需要豐富的檔案資源信息，這樣可以為后續的發展提供有效指導。但是很多企業只是簡單地進行文書檔案和科技檔案的收集管理，而忽略了對于一些聲像檔案、電子檔案、實物檔案等的收集和管理，使得檔案資源不滿足多樣化的現實需求，影響到了能源企業檔案資源的完整性。第二，對于能源企業而言，檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，是企業秘密，一旦檔案材料出現丟失和損壞，對企業自身而言是巨大的損失。在實際的檔案管理中，由于檔案收集和保存不到位，經常會出現檔案丟失現象，同時檔案斷代現象也十分常見，嚴重阻礙了能源企業的進一步發展。第三，利用程度較低。很多能源企業盲目注重檔案的保存，沒有意識到開發利用才是核心和重點所在，所以使得檔案管理工作不能為企業發展提供有效服務，同時導致大量的檔案資源被閑置。

二、能源企業檔案管理問題的解決對策探究

（一）加強體制創新和優化。首先，注重結構的創新。能源企業發展深受檔案管理工作的影響，而檔案管理體制的創新前提要注重機構和方法的優化，具體是將傳統功能單一的檔案管理儲藏室，改造成為企業檔案信息中心，實現檔案收集、資源查詢和情報信息儲備于一體，更好地為企業發展提供優質的服務。其次，注重制度創新。能源企業檔案管理制度的創新需要結合企業的實際情況，對各項管理制度規范化進行創新，同時要求全員參與，落實責任，在提高檔案資源利用效率的同時，有效實現管理工作的規范化和科學化。另外，制度的創新還需要以調動人員積極性為目的，讓檔案管理工作處于高效運行狀態。

（二）加強管理創新和優化。首先，能源企業的檔案管理工作應上水平、上檔次、上規模，要提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識水平，確保集中統一管理理念的形成。集中統一管理是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導，為了提高企業專兼職檔案人員的業務水平，要定期舉辦檔案管理業務培訓，進行詳細講解，面對面地指導檔案人員做好裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒等工作。其次，加強檔案管理信息化建設。當下信息化建設水平不斷提高，要求能源企業檔案管理工作需要由傳統的紙質檔案過渡到可以實現全文檢索的電子檔案，以提高檔案管理的自動化水平。但是由于網絡系統的不安全性，所以在進行電子檔案管理時，企業要建立相應的網絡防范系統，以確保檔案資源管理處于安全狀態。最后，能源企業檔案既是企業的寶貴財富，也是國家檔案的重要組成部分。能源企業檔案管理工作要適應檔案管理現代化的需要，同時檔案管理人員要不斷學習新技術、新知識和新方法，敢于創新、敢于開拓，與能源企業發展相同步。

三、結束語

綜上所述，能源企業的檔案管理工作不同于其它企業的檔案管理工作，它不僅影響著能源企業自身的發展水平，同時也對國民經濟水平的提升有著重要的制約。當下我國能源企業檔案管理水平相對較低，需要企業給予高度重視，不斷創新優化管理體制和理念，一方面促進企業檔案管理水平的提升，另一方面也為緩解我國的能源危機奠定基礎。