如何加強(qiáng)高職院校檔案管理工作

董曉玲

[摘要]隨著高職教育事業(yè)的發(fā)展和教育體制改革的深化，檔案工作的地位和作用已是日益重要。建立一種有別于傳統(tǒng)模式的新的檔案工作機(jī)制已非常重要，就規(guī)范和改進(jìn)高職院校檔案管理工作進(jìn)行闡述。

[關(guān)鍵詞]高職院校 檔案 檔案管理

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1671－7597（2009）0720180－01

高職院校的檔案管理是學(xué)校的主體、核心和重點(diǎn)，同時(shí)也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)成功的應(yīng)用型人才重任的高職院校的檔案管理工作，可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，更應(yīng)結(jié)合高職院校實(shí)際建立有自己特色的管理辦法，以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要。因此本人認(rèn)為需從以下幾方面規(guī)范和改進(jìn)高職院校檔案管理工作。

一、完善檔案管理體制，使檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

各高職院校檔案管理規(guī)模是隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷擴(kuò)大的，但因歷史的原因，規(guī)劃時(shí)大多是以綜合檔案室為單位而附屬于其它的部門，有的附屬在學(xué)校的組織部門或人事部門；有的附屬在學(xué)校的圖書館等部門代管。隨著高職教育事業(yè)的發(fā)展和教育體制改革的深化，檔案工作的地位和作用已是日益重要。建立一種有別于傳統(tǒng)模式的新的檔案工作機(jī)制已非常重要。

建立新機(jī)制是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的需要，是自身發(fā)展的需要。新的檔案工作機(jī)制的主旨應(yīng)該是科學(xué)有效的管理。它應(yīng)以適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需要、適應(yīng)最新的科學(xué)技術(shù)發(fā)展等新形勢的需要而制定。

檔案管理部門應(yīng)是高職院校的一個(gè)獨(dú)立單位，應(yīng)賦予它職能部門的權(quán)力和責(zé)任，這樣既可以提高檔案工作的地位，又可以發(fā)揮檔案人積極性，學(xué)校應(yīng)該將檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃管理之中。發(fā)揮檔案管理的職能作用。檔案管理工作要接受學(xué)校考核，同時(shí)學(xué)校各職能部門的檔案工作也要接受檔案管理部門的考核。這樣檔案管理部門就會(huì)積極主動(dòng)地去規(guī)劃檔案工作的未來、積極開展工作。

高職院校檔案大部分來源于學(xué)校各職能部門的職能活動(dòng)，從文件的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時(shí)間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。檔案管理部門作為學(xué)校的職能部門就能取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和學(xué)校各部門的支持，名正言順地去協(xié)調(diào)學(xué)校各職能部門的關(guān)系。督促各部門設(shè)立兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門各類檔案收集、整理、編目、移交等工作，構(gòu)成一張覆蓋學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)。檔案管理工作是否能科學(xué)操作、規(guī)范管理，這對高職院校的發(fā)展起著非常重要的作用。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，為科技興檔打好基礎(chǔ)

目前，各高職院校檔案部門的工作條件和工作環(huán)境與快速發(fā)展的學(xué)校是不相匹配的，傳統(tǒng)的手寫筆抄還在檔案工作中延用，檔案管藏案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長、且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的、以案卷不丟失為原則。再加之每個(gè)歷史時(shí)間檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面而不具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。因此各高職院校要從現(xiàn)代化檔案管理的源頭抓起，規(guī)范檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案管理的水平，檔案管理工作要實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)件、規(guī)范化，嚴(yán)把檔案的形成關(guān)、收集關(guān)、歸檔關(guān)。使檔案工作的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交、借閱等一系列工作有章可循、有法可依。同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)的規(guī)化之中，要以科技興檔為著眼點(diǎn)，在逐步完善檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，要加大檔案工作電子化、科學(xué)化的力度。在改善檔案工作環(huán)境的同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作經(jīng)費(fèi)的投入。逐步實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；要添置電腦、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等必要的現(xiàn)代化工具。初步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理化，做到檔案收集齊全完整，分類科學(xué)合理、查找快捷方便。使檔案生成一體化、管理一體化、利用一體化。

三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

目前，高職院校的檔案工作部門普遍存在檔案專業(yè)人員缺乏的局面，多數(shù)學(xué)校的專職檔案工作人員人數(shù)偏少，有的還身兼數(shù)職。檔案人員的狀況決定了檔案工作發(fā)展的前景。為了更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理事業(yè)的需要，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)已顯得非常重要。因此學(xué)校今后在檔案人員的配備上要突出年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化，把政治思想強(qiáng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)新、熱愛檔案工作的新生力量充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，對他們進(jìn)行培養(yǎng)、教育并委以重任，為將來擔(dān)當(dāng)重任打下基礎(chǔ)。

另一方面是要自我提升。加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)是解決目前現(xiàn)狀的另一途徑。學(xué)校要為現(xiàn)有的檔案工作者創(chuàng)造條件，采取多種形式、多種途徑對他們進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，讓他們在通過學(xué)習(xí)后能對新時(shí)期檔案工作理念與技術(shù)流程獲得系統(tǒng)完整的認(rèn)識(shí)，能夠掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的基本操作要領(lǐng)。同時(shí)檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代管理技術(shù)和管理手段。讓自己具備統(tǒng)觀全局的分析能力、權(quán)衡利弊的決斷能力、挖潛創(chuàng)新的開發(fā)能力以及熟練駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備的能力等。

四、開發(fā)、利用、完善檔案信息資源

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，它包含了學(xué)校教學(xué)、科研、管理、思想政治教育等多方面的內(nèi)容，它記載和延續(xù)著學(xué)校多年辦學(xué)而自然形成的傳統(tǒng)特色。無論是人事檔案、文書檔案、科技檔案等都真實(shí)地記錄了每段歷史的進(jìn)程，反映了當(dāng)時(shí)的客觀事實(shí)。充分開發(fā)利用這些檔案必將有利于高職院校的快速發(fā)展。

（一）建立和完善教學(xué)科研檔案。學(xué)校作為知識(shí)的傳播地和教學(xué)研究中心，廣大教學(xué)科研人員在長期的實(shí)踐工作中產(chǎn)生了許多的教學(xué)科研成果，把學(xué)校所有的優(yōu)秀科研成果收集整理成科研檔案，必將有利于學(xué)校的教學(xué)科研工作。建立教學(xué)科研檔案還有利于學(xué)校的管理，因?yàn)樗菍W(xué)校尊重知識(shí)、尊重人才的表現(xiàn)。建立教學(xué)科研檔案還有助于更好地開展教師的考核和評定，能倡導(dǎo)教師具有進(jìn)取意識(shí)，樹正氣、興學(xué)風(fēng)，有利于優(yōu)化教書育人的學(xué)校環(huán)境。

（二）完善學(xué)生檔案。目前學(xué)校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容是學(xué)籍檔案，它的主要內(nèi)容包括：學(xué)生名冊、新生登記表、學(xué)籍變更材料、各學(xué)期成績表、畢業(yè)生登記表等等。它是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及生活的最原始的記錄，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和用人單位不斷變換的需要，這些材料就顯得不完整，還需要我們收集。如學(xué)生在校期間的誠信度、綜合素質(zhì)、協(xié)調(diào)能力等等這也是用人單位所看中的內(nèi)容。這就要求我們在做好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)上增設(shè)學(xué)生檔案的內(nèi)容，以滿足用人單位的需要，使學(xué)生在激烈的就業(yè)競爭中順利走向工作崗位。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)定（DA/T31－2005）.

[2]中國檔案，2003年3月.

[3]薛定珍，《考試周刊》，2008年第29期.