加強(qiáng)高校基建檔案管理的思考

楊媛媛　張　娟

[摘要]主要闡述高校基建檔案的特點和作用，以及當(dāng)前高校基建檔案管理過程中的存在的問題，并針對這些問題提出：建立健全收集歸檔制度、明確工作行為規(guī)范準(zhǔn)則、明確歸檔責(zé)任、提高檔案管理人員的素質(zhì)、提高檔案利用率等措施。

[關(guān)鍵詞]基建檔案管理措施高等院校

中圖分類號：G47文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671-7597(2009)0610187-02

高校基建檔案是基本建設(shè)工程項目從立項到竣工驗收的全部過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體資料的總和。它是高校中各種建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護(hù)、檢修等活動的直接記錄，是學(xué)校規(guī)劃建設(shè)的第一手資料，是學(xué)校基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實反映。自2000年來，我院先后完成了教學(xué)樓、圖書館、工業(yè)技術(shù)中心、學(xué)生食堂、學(xué)生公寓、家屬區(qū)住宅樓等多個新建基本建設(shè)項目，對老教學(xué)樓進(jìn)行改造，綠化校園，使我院面貌煥然一新。隨著基建檔案的增多，其利用價值和范圍不斷增加，如何科學(xué)管理好基建檔案資料，充分發(fā)揮它的價值，成為擺在每個基建檔案管理人員面前刻不容緩的問題。下面筆者主要從我校基建檔案現(xiàn)狀來論述高校檔案管理中存在的問題及應(yīng)對的措施。

一、高校基建檔案的特點和作用

(一)基建檔案具有形成周期長和涉及范圍廣的特點

一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，一般要經(jīng)過幾年時間，在此過程中形成的科技材料涉及審批、城建、勘察、設(shè)計、消防、施工、監(jiān)理、安裝等方面，是多個單位共同參與完成的，，施工過程形成的資料專業(yè)性強(qiáng)、審批、驗收等程序所形成的文件種類復(fù)雜、信息量大。

(二)基建檔案具有非常重要的參考作用

基建檔案是高校建設(shè)管理中的歷史憑證，它對學(xué)校新建、擴(kuò)建和改建工程及今后的發(fā)展具有非常重要的參考價值。通過對基建檔案的利用，在各種生產(chǎn)實踐和經(jīng)濟(jì)活動中都可以直接或間接地起到增值作用。在擴(kuò)建、改建、維修工程項目上，由于基建檔案資料齊全，在這些項目開工之前，可明查閱相關(guān)檔案資料，使建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省了人力、物力、財力，達(dá)到預(yù)期的效果。例如，我校決定在校內(nèi)進(jìn)行計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，聯(lián)網(wǎng)工程包括：布線、裝機(jī)、調(diào)試及安裝配套設(shè)備等。檔案室向有關(guān)工程技術(shù)人員提供了大樓的結(jié)構(gòu)平面圖，既為工程的整體規(guī)劃提供依據(jù)，也可在布線時準(zhǔn)確計算線材的用量和免去人工測量的工序。為整個工程的順利進(jìn)行提供了有利的條件，而且使工程收到降低損耗、縮短工期和減輕勞動強(qiáng)度的效果。同時，完善的基建檔案，是反映學(xué)校發(fā)展歷史、編制學(xué)院年鑒、填報各種統(tǒng)計報表等工作的第一手資料。例如：我院五十五周年校慶，籌建校史館，檔案室為其提供全部資料，查閱了大量歷史資料及照片，使校史館為校園文化建設(shè)發(fā)揮了重大作用。

二、當(dāng)前高校基建檔素管理中存在的問題

(一)沒有完善的基建檔案收集、管理制度

資料的管理與應(yīng)用不規(guī)范，缺乏指導(dǎo)和監(jiān)督。建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理在資料形成的過程中，缺少相關(guān)環(huán)節(jié)的聯(lián)系，沒有形成互動。就建設(shè)單位而言，從工程的立項開始到驗收階段所形成的全部資料都應(yīng)當(dāng)及時歸檔，但資料員與工程技術(shù)人員缺乏一定的溝通，工程技術(shù)人員往往不能按時把手里的資料交到檔案員手里，檔案員也只是被動的接受，至于哪些資料還未及時歸、哪些資料還欠缺就不清楚。假設(shè)工程施工的過程出現(xiàn)與設(shè)計不符，最直接的資料就是“工作簽證單”，如果在當(dāng)時的資料中欠缺，那么就很難劃分責(zé)任，容易出現(xiàn)扯皮的現(xiàn)象。

(二)歸檔責(zé)任不明確

當(dāng)建筑物主體形成后，其室外上下水、道路、綠化等工程往往由原施工單位一并承擔(dān)。這樣做首先是出于節(jié)約成本的考慮，若再選用新的施工單位，勢必造成時間和人力物力的浪費(fèi)。而且學(xué)院場地有限，這樣做也能夠最大程度減小對正常教學(xué)秩序的干擾。最后往往出現(xiàn)這樣的問題，當(dāng)建筑工程竣工驗收交付使用后，由于當(dāng)初只簽訂了主體的施工合同，竣工資料里并沒有包含相關(guān)的室外工程部分。當(dāng)這部分相關(guān)資料尤其是室外給排水管網(wǎng)等圖紙缺失，為今后維修、改造帶來不必要的麻煩。例如，有些建筑單位在施工時不慎把地下管道挖斷的事時有發(fā)生，就是因為沒有參考該工程相應(yīng)的室外地下管網(wǎng)系統(tǒng)圖紙。

(三)基建檔案資料整理不齊全、不完整

由于某些施工企業(yè)對資料整理缺乏重視，沒有配各專職資料員，造成兼職資料員在整理資料時不能嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范要求執(zhí)行，交來的資料不符合基建檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有的竣工圖不全、有的資料目錄與內(nèi)容不符，甚至個別施工單位在工程竣工交付使用后，資料遲遲不能歸檔。嚴(yán)重影響了基建檔案的完整性和及時性，對今后的檔案利用形成障礙。

(四)當(dāng)前高校基建檔案工作人員素質(zhì)參差不齊

由于基建檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，對檔案工作人員的素質(zhì)要求很高，不僅要求檔案人員具備檔案專業(yè)知識，還應(yīng)具備相當(dāng)?shù)墓こ探ㄔO(shè)專業(yè)知識以及對相關(guān)行業(yè)政策和發(fā)展趨勢的了解。但由于客觀原因，多數(shù)檔案人員往往缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，對基建項目的基本程序不甚了解，對基建檔案信息的來龍去脈認(rèn)識不清，在接收檔案時對文件材料心中無數(shù)，交多少收多少，收多少整理多少，不了解形成了哪些資料，哪些資料還欠缺，往往容易造成歸檔內(nèi)容不全和對檔案資料整理過程當(dāng)中產(chǎn)生的偏差。

(五)檔案利用率不高

由于基建檔案大多是要永久保存的，而目前的檔案查詢方式主要是直接借閱，這種傳統(tǒng)單一的利用方式不利于重要的合同文件、政府批文、竣工圖等資料保存，長期翻閱或直接將原件資料借給他人使用，容易造成這些文件的磨損和殘缺。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

(一)建立健全收集歸檔制度，明確工作行為規(guī)范準(zhǔn)則

基本建設(shè)工程項目一開始，技術(shù)人員必須及時將報批手續(xù)等文件資料原件交給基建檔案員，不得為自己利用方便圖省事拖延或不移交；項目建設(shè)的過程還要與基建文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進(jìn)行，工程竣工后，基建檔案員及項目負(fù)責(zé)人都要參與施工期材料及竣工圖的驗收審查工作，在移交材料前，需將所有材料和圖紙認(rèn)真核對，在資料移交清單上簽名，對材料編制不完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的基建項目不能進(jìn)行竣工驗收，待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)后，檔案部門出具歸檔合格證明，財務(wù)部門方可作財務(wù)結(jié)算。材料歸檔過程中，還要建立健全文件檔案管理制度、借閱制度、利用登記制度，做到對文件檔案的來龍去脈、運(yùn)轉(zhuǎn)流向心中有數(shù)，保證資料歸檔不遺漏、不丟失。例如有人員流動的情況發(fā)生時，必須認(rèn)真做好資料的交接，與檔案資料員當(dāng)面核對所有借閱應(yīng)歸還的資料后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。

(二)明確歸檔責(zé)任

在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時，應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款，明確報送資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、套數(shù)及時間。工程建設(shè)項目完成后，不

論是總承包還是分承包，都應(yīng)按照建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及《檔案管理規(guī)章制度匯編》等各項政策及有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)整理所承包工程的基建文件材料。由總包方統(tǒng)一匯總，向建設(shè)單位提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。由基建項目負(fù)責(zé)人催促施工單位在工程竣工驗收合格后，在規(guī)定時間內(nèi)按要求報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。

(三)檔案工作應(yīng)納入部門和具體負(fù)責(zé)人員職責(zé)范圍

基建文件材料的形成、積累和歸檔是基建管理工作的重要環(huán)節(jié)，必須把檔案工作納入部門和具體負(fù)責(zé)人員的職責(zé)范圍中。首先各部門要形成良好的互動和配合關(guān)系，施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作，監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動中形成的具有價值的文件，建設(shè)單位應(yīng)收集作為基建職能部門與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的從工程立項審批到竣工驗收的文件，三方聯(lián)動，最后由基建檔案管理人員按檔案的歸檔要求負(fù)責(zé)匯總上交學(xué)院檔案部門和市城建局；其次是要把歸檔工作列入具體工作人員的崗位責(zé)任制中，歸檔及時與否，資料是否齊全，有沒有分析整理，應(yīng)列入每位工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)中，作為年終總結(jié)和評比的條件之一。

(四)提高管理人員的素質(zhì)

有條件的單位應(yīng)組織檔案管理人員參加培訓(xùn)和外出進(jìn)修，切實提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)基建檔案現(xiàn)代化管理的能力。或選派責(zé)任心強(qiáng)、政治素質(zhì)高的人員管理檔案。作為檔案工作者更要自覺關(guān)心本單位基本建設(shè)的規(guī)劃，除了有較高的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還要懂得基建方面的建設(shè)程序以及政策法規(guī)。要改進(jìn)工作作風(fēng)，熟悉業(yè)務(wù)，了解工作流程，積極參與或跟蹤工程建設(shè)的進(jìn)度，掌握工程建設(shè)的全過程，變被動為主動，確保基建檔案的原始性、真實性和完整性。

(五)提高基建檔案利用率

要加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。可要求設(shè)計單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映。對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。對查考利用率較高的信息如工程名稱、立項批復(fù)文件、合同價、審計后價、交付使用日期、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一從檔案中提取并制作成電子表格。充分利用計算機(jī)對基建檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計和查閱，與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息，提高工作效率，其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是手工操作不可替代的。

總之，目前艱巨的基建任務(wù)對基建檔案的管理和建設(shè)提出了更加嚴(yán)格的要求，這也是基建檔案工作者們所面臨的新挑戰(zhàn)，要求建立更加科學(xué)、規(guī)范的工作制度，樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)，不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗，克服困難，以大局為重，意識到檔案管理無小事，使基建檔案更好地服務(wù)于高校的發(fā)展和建設(shè)。