基于工作流的招生管理信息系統(tǒng)研究與設計

易　燦　劉彥姝　李志勇

[摘要]在網(wǎng)絡化和電子化日益普及的新形勢下，企業(yè)、學校或政府機關迫切希望把繁瑣復雜的業(yè)務流程轉(zhuǎn)化為計算機應用，來實現(xiàn)隨時溝通、共享信息，以及解決傳送報批過程中的效率低下問題。課題研究提出基于事務流程可配置、流程性的工作能夠按系統(tǒng)定義自動進行流轉(zhuǎn)的工作流理念，為學院招生管理工作量身定制適用于其自身工作、辦公需要的應用系統(tǒng)。

[關鍵詞]工作流招生管理系統(tǒng)

中圖分類號：G43文獻標識碼：A文章編號：1671-7597(2009)0610052-01

一、工作流的事務處理方式

(一)什么叫工作流

工作流(Workflow)就是“業(yè)務過程的部分或整體在計算機應用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預期的業(yè)務目標，或者促使此目標的實現(xiàn)”。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務話動或任務。一個工作流包括一組任務(或活動)及它們的相互順序關系，還包括流程及任務(或活動)的啟動和終止條件，以及對每個任務(或活動)的描述。

(二)工作流定義和調(diào)整，應用、過程、任務三要素機制

學院招生管理系統(tǒng)的工作流采用將每個辦公事務審批流轉(zhuǎn)應用定義相應的流轉(zhuǎn)過程和使用的審批表單。流轉(zhuǎn)過程是由多個流轉(zhuǎn)任務按序排列組成的，每個任務定義相應的用戶權限。流轉(zhuǎn)過程可以通過過程的定義和此過程中包括的各個任務的定義來進行新建和修改，因此實現(xiàn)了新的事物處理程序的建立和事物的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)次序的調(diào)整。

(三)學院招生管理系統(tǒng)實施工作流帶來的好處

1．招生工作中要處理的事項會通過網(wǎng)絡自動傳遞到每個工作人員的個人電腦上，工作人員可以在線處理招生事務。

2．工作人員只需將精力集中在處理自己關心的數(shù)據(jù)上，這樣可以將復雜的招生管理工作簡單化，提高招生管理工作效率。

3．隨時得到歷史數(shù)據(jù)。工作人員對個人以前的處理數(shù)據(jù)可以進行查詢和相關操作，也可以在權限允許的范圍內(nèi)查詢系統(tǒng)中所有的歷史數(shù)據(jù)。

4．達到無紙化辦公的目標。學院很早就進行了無紙化辦公的倡議，但由于諸多原因，真正無紙化還是沒有完全實現(xiàn)，本次設計的學院招生管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)完全的無紙化辦公，所有工作人員的工作都可以實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化。

5．完全支持移動辦公，使作業(yè)同步化。招生工作受不同的工作場地，工作時間等的限制，本系統(tǒng)可以不受這些限制的實現(xiàn)移動辦公。

6．科學管理更進一層，辦公效率明顯提高。本系統(tǒng)的實現(xiàn)將招生管理工作條理化、結構化、程序化，這將使我院的招生工作效率更高。

7．我院招生的核心競爭力將有提升。科學的管理細想，信息化的管理手段相信能大大提高我院的招生管理工作在同行業(yè)的競爭能力。

通過流程自動化與數(shù)據(jù)庫集成，以及各類表單統(tǒng)計查詢功能，提高決策能力。

(四)學院招生管理系統(tǒng)事物處理模型設計

學院招生管理系統(tǒng)在基于工作流的設計理念下采用N層體系結構進行設計，結構如圖1。

二、系統(tǒng)功能設計

(一)學院招生管理系統(tǒng)首先是一個集成的通信協(xié)作平臺，為了實現(xiàn)工作流事務管理支撐體系，必須有一些基本的IT基礎設施支持，包括：

1．集成通信平臺：建立招生機構范圍內(nèi)的電子郵件、短信服務、視頻招生、即時消息系統(tǒng)等；

2．信息發(fā)布平臺：為招生管理工作的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使學院招生的規(guī)章制度、新聞簡報、業(yè)務交流、公告事項及時傳播，使招生工作人員能及時感知招生發(fā)展動態(tài)；

3．管理溝通平臺：為招生管理溝通提供個人與個人、個人與招生處、招生處與學院其他職能機構之間提供從即時同步溝通到事務協(xié)同等管理溝通渠道，并提供從電子網(wǎng)絡溝通、語音、視頻交流等多種媒介的正式和非正式的管理溝通：

4．信息集成平臺：學院招生管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)集成功能，能把學院原有的學生信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到招生系統(tǒng)工作流系統(tǒng)中，使工作人員能有效地獲取處理信息，提高學院整體反應速度和協(xié)同工作能力。

(二)學院招生管理系統(tǒng)是一個電子協(xié)同辦公管理解決方案，主要內(nèi)容包括：

1、個人事務管理。招生管理部門工作人員、系部招生工作人員和其他招生工作人員個人事物處理模塊，包括個人賬號管理、個人注冊信息管理等。

2．公文管理。本模塊包括學院發(fā)布的公告信息和招生就業(yè)處內(nèi)部公告信息管理。

3．會議管理。這個模塊主要是日常工作信息的管理。

4．學生檔案信息管理。本模塊主要包括在校學生的各項注冊信息管理以及往屆畢業(yè)生的信息管理，可以提供學生當前的工作狀態(tài)以及在校的基本信息。

5．信息發(fā)布與管理。學院招生就業(yè)信息的發(fā)布和顯示，本模塊信息對所有人公開，所有工作人員和學生都可以查詢。

6．招生政策法規(guī)管理。本模塊為國家招生就業(yè)管理規(guī)定、政策、法規(guī)類的信息管理和發(fā)布。

7．機關行政事務管理。學院招生處行政事物信息的管理。

三、系統(tǒng)的開發(fā)過程

根據(jù)軟件工程的原理和軟件項目的開發(fā)，本系統(tǒng)的開發(fā)必須具有軟件計劃、需求分析、軟件設計、軟件編碼、軟件測試和軟件維護等基本過程。在系統(tǒng)分析階段，根據(jù)我們參加招生工作的體會，事先設想好各種工作流的處理方式和處理條件，與學院招生管理人員反復交換意見，進一步熟悉招生業(yè)務，在系統(tǒng)調(diào)研的基礎上，共同確定系統(tǒng)的功能目標；在設計工程階段，盡量采用面向數(shù)據(jù)流的設計，采用轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)流的分析方法和結構化的程序設計，即功能模塊化、自頂向下、逐步求精，并注意維護工程的一些基本要求，使系統(tǒng)具有較強的糾錯能力和環(huán)境適應能力；在測試檢查階段，采用模塊測試法，使系統(tǒng)的糾錯能力不斷增強，從而縮短了整個開發(fā)系統(tǒng)的周期，擴大了系統(tǒng)功能，提高了系統(tǒng)的糾錯能力。

四、系統(tǒng)的主要特點

1．實用性：學院招生管理系統(tǒng)將抽象的協(xié)同辦公、流程優(yōu)化、知識管理理論與具體的IT技術和平臺相結合，最具實用性。系統(tǒng)采用純WEB交互界面，以單一登陸、統(tǒng)一界面和相同的風格為系統(tǒng)內(nèi)容資源，構建一個電子事物的基礎信息通道。用戶界面簡潔，系統(tǒng)操作簡單、易學易用。

2．平臺化：系統(tǒng)采用了組件化、平臺化和模塊化的設計，是典型的N層的體系架構，保證系統(tǒng)具有較高適應性和可擴展性。模塊化設計，使用戶得以根據(jù)需要選擇特定模塊，并可靈活擴展新模塊。在系統(tǒng)中所有的業(yè)務邏輯處理都集成為模塊，表示層只需要調(diào)用模塊就能顯示相關功能。

3．靈活性：廣泛采用了模板技術(Appplication Template)，學院的招生管理系統(tǒng)作為平臺提供通用的業(yè)務邏輯體系，通過模板定義提高工作的重用度。在這個管理系統(tǒng)中預先設定好了一系列WEB模板，開發(fā)整個系統(tǒng)過程中開發(fā)人員只需要專心于邏輯處理而不需要太多關心表示層的樣式設計，這樣大大提高了開發(fā)人員的開發(fā)速度，也在很大程度上提高了系統(tǒng)開發(fā)的靈活性。

4．安全性：在招生管理系統(tǒng)中提供了帳戶管理權限控制體系、應用級身份認證、等級授權和數(shù)據(jù)加密等整體安全體系，后臺登陸管理分超級管理員和普通管理員，只有超級管理員才有足夠的權限管理網(wǎng)站，而且所有密碼都是加密方式寫入數(shù)據(jù)庫，信息顯示功能里面也設置了管理員、普通工作人員、學生等權限瀏覽，這些在很大程度上增強了系統(tǒng)的安全性和可靠性。

五、結束語

該系統(tǒng)的設計與開發(fā)能真正實現(xiàn)學校招生管理工作的網(wǎng)絡化、自動化。本系統(tǒng)成功研發(fā)，使我院在招生過程中真正實現(xiàn)了信息化管理，同時使招生管理緊跟時代潮流，管理更規(guī)范化，提高招生效率和水平。