基于工作流的公文流轉系統的分析與設計

孔小萌

[摘要]分析電子公文流轉要素，針對電子公文復雜的公文表單和流程，提出動態設計公文流轉頁面和流程的方法，最后說明實現過程。

[關鍵詞]工作流公文流轉流程定制

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1671-7597(2009)0610017-02

一、引言

日常公文處理是機關工作中的一項繁雜而重要的工作。辦公自動化系統中的公文流轉模塊，就是為了讓機關工作人員提升辦文質量、提高工作效率、節約行政成本，使他們從長期繁雜的事務性工作中解放出來。

傳統的基于工作流設計的公文流轉系統中，公文頁面和流程是靜態生成和管理的。開發者根據不同的公文類型設計不同的公文頁面和流程，編寫相應的程序代碼。維護過程中，一旦公文頁面或者流程發生改變，就需要重新設計，重新編寫程序代碼。實踐證明：此種靜態設計，導致系統的開發量和維護量都非常大，不能很好的滿足用戶對公文流轉的多樣性和迅速變化的需求。因此，本文結合某機關公文流轉系統的設計和開發，介紹了一個基于工作流技術的電子公文流轉系統的設計過程。

二、電子公文流轉要素的分析

公文流轉過程中，有如下要素：公文、流程、流轉方式、公文樣式、權限。

(一)公文

電子公文是指以電子形式表現的并通過網絡傳遞的，用于單位相互之間聯系事務的具有規范格式的公文。它包含表單、正文和附件三方面內容。按照公文傳遞類型分為發文類公文和收文類公文的兩類公文，兩者的表單內容都共同包含公文類型、公文名稱、公文編號、主題詞、緊急程度、各注、主送、抄送、抄報等信息。發文類公文表單基礎信息還包含：主辦人、主辦部門、作者等。收文類公文表單基礎信息還包含：收文編號，收文主辦人、全局辦理時限等。

(二)流程

電子公文流程是電子公文從起草到歸檔，并按照標準的、統一的公文交換與共享機制和定義好的規則，在各部門之間逐級審批、傳遞，從而完成辦理耳標的流轉過程。

電子公文流程按照公文類別分為發文類流程和收文類流程。

發文類流程主要功能是處理內部制定的或外來轉發的電子公文，對所有正式公文進行擬稿、審稿、核稿、會簽、簽發、編號、蓋章、歸檔等過程的處理及管理。圖1為某機關發文流程圖：

收文類流程主要功能是處理和記載上級發文、平級來文等公文，并對接受的所有正式電子公文實現登記、擬辦、批辦、傳閱、分發等處理和管理。圖2為某機關收文流程圖：

(三)流轉方式

1、流轉模式

電子公文流轉的模式一般可歸納為以下四種：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。圖3為四種公文流傳模式圖：

其中A，B分別為公文流轉中的兩個關聯的節點，也是角色執行活動的場所，箭頭線代表活動之間的關系。

(1)直流模式。最基本的流轉方式，人員之間一對一的傳達模式。通常用于申請審批類流程，如一份公文信息單經部門經理批示后直接交給下一個經辦人處理。(2)分流模式。人員之間一對多的傳送模式。一種是不需要條件約束的傳送，例如通知；另一種是滿足某些條件才能實施的傳達，例如機要室所收文件、資料按黨政系統分別處理。(3)合流模式。人員之間多對一的傳送模式。例如公文的會簽：某上級分發給多個下級部門經辦的信息單經過不同的經辦人員處理完畢后，匯總給該上級進行查看和審批。(4)回流模式。公文在流轉過程中出現的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路。

2、流轉關系

參照圖3，公文流轉關系就是各個操作節點之間的流程關系，即圖中的箭頭線。一個操作節點表示一件不可再分的操作任務。多個操作節點通過不同的關系聯接構成公文流轉過程中的基本流程。

那么對于公文流轉的某一節點而言，流轉到此節點開始工作，有三種狀態：(1)與型：只有當其所有的前繼工作節點都完成時，流程方可進入下一步，執行當前節點的操作。如某公文需要所選的多個處長全部批閱后，工作流才能進入下一個節點，只要有一個人沒有辦理完畢，流程就不能向下流轉。(2)或型：其所有前繼節點中有一個節點完成，流程就可以進入下一個節點，執行當前操作節點。如某公文交給多個人執行，只要有一個人完成操作，流程就可以往下流轉，而不管其他人員是否完成。(3)駁回型：需要回退或者重做時，就要回退給相應的工作節點和辦理人。

(四)公文樣式

公文樣式主要指公文流轉時的用戶界面。

根據不同的流轉節點，不同的辦理人員看到的公文信息會有所不同。(1)公文表單各項信息在不同的辦理節點可能處于不同的編輯狀態：不顯示不更新、不顯示用默認值更新、顯示不更新、顯示不可編輯用默認值更新、顯示更新可編輯和顯示更新必填等。(2)公文正文狀態也可能處于不同的編輯狀態：帶痕跡草稿可讀可修改、帶痕跡草稿可讀不可修改、不帶痕跡草稿可修改、不帶痕跡草稿可讀不可修改、規范公文只讀可打印和規范公文只讀不可打印等。(3)公文附件狀態也可能處于不同的編輯狀態：可管理全部附件、可管理本單位附件其他單位附件不可見、可管理本單位附件其他單位附件可見但不可刪除、可見所有附件、可見本單位附件等。

(五)權限

在電子公文流轉過程中，涉及很多權限的設置和管理。例如：設置對不同公文類型使用的權限：對不同流程使用的權限；在流程節點上指定固定的辦理人員組、職務或者默認的辦理人；流程流轉過程中，辦理人員可否回退或撤銷的權限；辦理人員辦理完畢后可否瀏覽已辦公文的權限。

三、電子公文流轉模型的設計

電子公文的流轉模型設計主要分為工作頁面設計和基于工作流的流程設計。由于B／S架構的應用系統具有無需安裝用戶客戶端、用戶界面更加人性化等優點，因此當前主流的電子公文處理系統已經基本采用B／S架構。故而本文中的電子公文工作頁面的討論范圍也僅限于于基于web的工作頁面設計。

(一)工作頁面設計

1．公文表單頁面設計

在電子公文流轉過程中將公文的三類信息安排在兩個頁面：公文表單和附件信息在一個頁面，公文正文信息顯示在另一個頁面。公文表單按照其不同種類以及各使用單位的具體要求提供不同的數據字段和不同的外觀。為了保持用戶的使用習慣，其最終的設計外觀基本和原來基于紙質公文表單一致。公文表單頁面程序模塊可以動態與流程管理模塊結合，按照公文樣式和權限來決定每類公文信息的顯示以及編輯狀態。其通用框架如圖4所示：

2．正文頁面設計

電子公文正文在草擬流轉過程中最基本的要求是能夠實現對電子文件的在線編輯和保存功能。在下發、簽收流程中只需要實現對文件的瀏覽即可。“手寫簽名”、“電子印章”、“痕跡保留”、“意見批示”等功能在當前也被逐漸引入電子公文處理的正文頁面。目前在項目中采用第三方web插件可以圓滿解決這些問題。國內的江西金格等中間件廠商已經提供了成熟的Office在線編輯插件，而且這些插件目前已經被國內主流的D^開發商所采用。圖5為Office在線編輯插件體系構架圖。

(二)流程定制

根據本文2.2節和2.3節分析可以清晰的看出，流程定制設計時首先需要建立流程模版，記錄流程對應的公文表單類型，以及流程模版名稱。然后分別建立工作節點、工作流的流轉模式和流轉關系。

1．工作流程模版。每一個公文表單可以對應多個公文流程模版。流程模版包含如下字段信息：流程模版編號、工作流編號、流轉開始節點、流轉結束節點、工作流程描述等。

2．工作節點。工作流的工作節點要包含的字段信息如下：節點編號、節點名稱、節點操作說明、節點類型(分為流程起始節點、流轉節點、終結節點)、節點默認辦理人、節點辦理人員范圍等。工作節點信息還要體現公文流轉要素中的公文樣式：要說明處理此流程的該節點時，公文處于什么模式(公文模式需要單獨定義)，當前辦理人對數據的操作權限。

3．工作流的流轉模式。工作流流轉模式的包含如下字段信息：流轉編號，上一節點，下一節點，優先級，提交方式，流轉描述等。三種流轉關系可以轉化為節點辦理人提交方式：一人完成提交和全部完成提交。在此，特別討論駁回型：如果此節點是多人全部完成提交，而其中某人批閱后要求退回上一節點的辦理人，這時候要和管理員溝通，確定節點處理優先級。

4．公文流轉事件。流程定制信息記錄完畢后，公文在流程流轉過程中，需要記錄公文流轉事件。公文流轉事件表包含字段信息如下：節點ID、經辦人、經辦意見、處理方式、辦理時間。通過此事件表，可以回溯公文流轉的實際過程計算出公文的辦理時間，對比公文辦理期限，可以計算剩下辦理期限，強調顯示和提醒，并實現追蹤和督辦功能。

四、結束語

本文中基于工作流實現的電子公文流轉系統對于其他一些信息系統的建設同樣具有指導和借鑒作用，在實際應用中也得到了很好的效果。當然在公文表單和正文實現自動流轉后還需要進一步針對整個系統實現流程的進一步優化，完善整個的流程，真正提高效率。此種基于工作流的公文流轉系統滿足了用戶的需求，減少了開發人員的開發量和管理人員的維護量。