淺談燃氣物資采購管理

王　穎　鄒敬博

摘要：城市燃氣行業在國民經濟行業分類中被列入“社會公共服務業”，具有較強的社會公益性。由于過分強調城市建設行業的產品福利性和公益性，影響了燃氣行業投資者的積極性和經營者提高效益的主動性。對此，燃氣企業的經營者就要從方方面面節約挖潛，在提高企業社會效益的前提下，努力提高企業的經濟效益。而良好的采購將直接增加燃氣企業利潤和價值，有利于燃氣企業在市場競爭中贏得優勢。

關鍵詞：燃氣；采購；管理

現今，絕大多數的燃氣企業均實行采購集約化、按招投標金額劃分管理范圍和供貨商準入制等方式進行采購管理。采取這些方法的目的，無一不是為了降低采購成本，提高采購品質。

采購主要包括供應商、時間、價格、數量以及品質等五大要素。采購人員的工作便是要在合適的時間里，從合適的來源中以合適的價格、品質和數量獲取物資或服務。燃氣企業承擔了巨大的社會責任，這就需要采購員從“合格的”供應商，在“需求的”時間內，以“合理的”價格，取得“正確的”數量、“符合品質要求的”物資與服務。

1 制定采購計劃

1．1 采購分析

一般而言，在采購之前要做采購分析，以決定采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。在采購分析中，主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分物資和服務。采購業務作為整個企業管理的重要一環，采購分析對于燃企成本的控制相當重要。采購分析沒有做好，意味著燃企的供應鏈和成本沒有控制好，燃企的經營和發展就會存在問題。尤其是燃氣物資紛繁多樣，關系著安全的物資十分重要，這樣的話做好采購分析更顯重要。

所謂采購分析，就是分析該買什么、買多少、什么時候買、花多少錢、采購周期以及何時到貨的問題。由此可見，采購分析需要考慮的基本信息包括所采購物資的成本分析、交貨時間和地點、交易的付款期限等等。

究竟該買多少才算合適？什么時候下單最好呢？要解決這一問題通常需要考察兩個方面。首先是考察自己所接收到的訂貨情況，通過參考過去“一定時間內”物資使用量的平均值和變化的幅度，把這兩個值進行加權計算，得到未來的計劃。其次需要考察供應商的歷史供貨情況，即“一定時間內”供貨數量的平均值和變化的幅度，以計算出對供應商比較合適的交貨周期和交貨數量。在進行采購分析時，不僅要考慮自己的訂貨情況，也要切身結合供應商的供應能力。另外，在分析采購時也一定要結合庫存情況。

1.2 采購計劃編制

根據采購分析的結果編制采購計劃，說明如何采購過程進行管理。具體包括：合同類型、采購部門和人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等。根據燃企工程項目需要，采購計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

2 采購過程管理

2.1 詢價

詢價就是利用各種途徑獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名錄等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

2.2 供應商選擇及管理

現今燃企均有市場準入管理辦法，市場準入管理基本遵循如下原則：

總量控制原則。按照燃企市場需求和城市燃氣業務規范化、標準化發展需要，合理控制各類服務商總量。

有限準入原則。服務商只能按照《市場準入許可證》登記的業務范圍及有效時間內從事相關業務活動。

注重業績原則。市場準入管理應注重各使用單位對服務商在服務質量、安全、環保及服務意識等方面的評價，并在調查核實的基礎上加強對各類服務商的管理。

一票否決原則。準入服務商發生規定的禁止行為的，一經查實并報請批準后，立即撤銷市場準入資格。

準入審查原則。燃企依照有關規定加強對各類服務商資格審查與管理，不斷提高各類服務商的工作質量。

供貨商申請辦理市場準入應當具備的基本條件：

獨立的企業法人資格；具有相關專業從業資格（資質）；取得ISO-9000族質量認證體系的相應證書，或具備完善的QHSE管理體系；具有參加燃氣項目建設及服務的相應技術、人員和設備保障；業績良好，信譽度高；國家有關部門頒發的承壓設備制造許可證；國家質量監督檢驗檢疫總局頒發的全國工業產品生產許可證。

另外還要區別一般供應商和戰略型供應商。對于一般供應商可以用標準的程序打交道，所花的精力也相對少一點。對于戰略型供應商需要細分級別、區別管理，必須要搞清楚誰更依賴誰，以及何時怎樣達到互相依賴。

3 激勵監控采購團隊

采購業務完成是否成功，一方面取決于燃企的戰略和措施，另一方面在很大程度上還取決于采購團隊與供應商的溝通與信任。

燃企經過多的工作經驗摸索，已總結出一套適用于自己的供應商選擇、評估和管理辦法。真正做管理者傷腦筋的問題其實在于：“以人為本”究竟怎樣去落實，去管理采購人員，激勵他們自覺主動地去搞好與供應商的關系，始終把降低成本放在第一位？

健全采購管理制度，制定高效的監控體系和時效性強的管理主法，加強激勵管理是解決問題的根本辦法。另外，加強對采購人員的業務知識培訓，包括燃氣設備專業知識、采購技能、溝通能力等的培訓。

完成了任務則獎勵，激發采購隊伍的工作熱情，完不成不是一味的批評指現，而是實事求是地幫其分析。讓采購人員真正做到熱愛崗位，使采購員在面對大量現金流和物流的環境中擺正了自己與企業的關系，感受到工作帶給他們的成就感，同時通過物質上的獎勵激發工作熱情是激勵采購隊伍的重要方面。

4 處理供應商競爭問題

采購員經常會遇到一個棘手的問題：目前企業正采購使用A公司的產品，過段時間B公司入圍供應名錄，而B公司產品質量超過了A公司價格更低，但A公司的售后服務超過了B公司，這時怎么辦？選A還是選B？如果選B，那和A的關系也就將結束。到以后如果又出現C，再出現D，還要不要建立新的關系？

針對這樣的問題，建議施行AB角制，供應由這兩家來完成。B的產品質量好、價格低，多買一些，A的產品少買一些，要讓A體會到選擇的標準，也要讓B知道售后服務相當重要。

訂貨量=(質量/價格)×售后服務

實踐證明，這樣做不僅供貨及時，而且長期關系更穩定。

5 采購安全和保密

采購員工作的“黃金準則”是要絕對保密，不要讓任何不應外傳的信息從自己口中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談。

妥善存放各種采購文件，及時銷毀敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發現它們。

雖然采購行為日趨理性，但燃企決策人士仍需要敏感的把握整個市場的供需狀態，即在理性中加一點感性。而感性的部分需要日積月累的進行市場信息情報搜集。天然氣事業的發展給我們的燃氣企業帶來了機遇，也帶來了挑戰。為此燃氣企業應當抓住機遇，迎接挑戰，以適應市場競爭的需要，相信在這重要工作中采購將迎接事業的輝煌。