企業(yè)檔案實(shí)行企業(yè)法人負(fù)責(zé)制探析

余　萍

摘要：現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，傳統(tǒng)的檔案管理模式再也不能維系了。在市場(chǎng)主體多元化的環(huán)境下，企業(yè)檔案實(shí)行法人負(fù)責(zé)制，將為企業(yè)檔案工作開(kāi)辟一條新的蹊徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；法人負(fù)責(zé)制；實(shí)踐；創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0216-02

1企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，是企業(yè)各種活動(dòng)的伴生物。一般情況下，企業(yè)檔案不是企業(yè)有意識(shí)的產(chǎn)物，只是伴隨著企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)同時(shí)產(chǎn)生的，是企業(yè)活動(dòng)自然留下的痕跡。企業(yè)之所以要保存它，是因?yàn)槠鋺{證和參考價(jià)值，這是由檔案的屬性所決定的。原始的歷史記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，決定檔案作為一種記錄具有原生、真實(shí)，不可再生的特點(diǎn)，使企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)、權(quán)益密切相關(guān)，成為企業(yè)資產(chǎn)、權(quán)益的依據(jù)和憑證，有時(shí)甚至是唯一的，而且企業(yè)各個(gè)方面的工作都需要檔案。從這個(gè)意義上可以說(shuō)，企業(yè)檔案是企業(yè)的一種保障性、基礎(chǔ)性資源。同時(shí)檔案的信息、知識(shí)和文化屬性使企業(yè)檔案成為企業(yè)的一種信息、智力和文化資源，企業(yè)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)文化、企業(yè)形象都少不了它?？傊?，企業(yè)檔案隨著企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著企業(yè)的發(fā)展而豐富，成為企業(yè)的一種重要資源，利用好了就是財(cái)富?？陀^全面地認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案與企業(yè)的這種關(guān)系，是我們理解并實(shí)行企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制的前提。

2企業(yè)檔案實(shí)行企業(yè)法人負(fù)責(zé)制的必然性

所謂“企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制”是指企業(yè)法人負(fù)責(zé)管理所屬檔案，自覺(jué)履行法定涉檔義務(wù)，維護(hù)企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)法人代表對(duì)此負(fù)總責(zé)?，F(xiàn)代企業(yè)制度以“產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”為特征，核心是形成完善的企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)。企業(yè)檔案作為企業(yè)一種物質(zhì)資源和附生品，成為企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)不可分割的一部分，應(yīng)屬企業(yè)所有，由企業(yè)自主管理，企業(yè)對(duì)其檔案依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利。這一點(diǎn)對(duì)于非國(guó)有企業(yè)很好理解。國(guó)家檔案局、農(nóng)業(yè)部《鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理辦法》規(guī)定：“鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理?！倍鴮?duì)于國(guó)有企業(yè)，國(guó)家檔案局等4委局在《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》中規(guī)定：“國(guó)有企業(yè)檔案……屬國(guó)家所有?！睆摹皣?guó)有企業(yè)檔案一國(guó)有企業(yè)一國(guó)家”這一關(guān)系可以看出，國(guó)家對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的所有權(quán)是間接的，正是通過(guò)國(guó)有企業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。所以，“企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)自主管理”也就是企業(yè)法人負(fù)責(zé)管理自己的檔案，不受非法干預(yù)，企業(yè)檔案工作自主發(fā)展機(jī)制必然形成，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資源，同時(shí)也是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。檔案可以隨著產(chǎn)權(quán)走，但并不會(huì)隨著企業(yè)的消亡而消亡。企業(yè)法人負(fù)責(zé)管理所屬檔案必須遵守國(guó)家法規(guī)，不得損害公眾利益和他人的合法權(quán)益，自覺(jué)履行企業(yè)在檔案事務(wù)上的法定責(zé)任，歸根結(jié)底是要維護(hù)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的企業(yè)檔案資源的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)法人代表對(duì)此負(fù)總責(zé)。企業(yè)法人(代表)的這種責(zé)任或義務(wù)，本質(zhì)上也符合企業(yè)本身的利益。因?yàn)橹挥芯S護(hù)了企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)檔案的資源價(jià)值才能實(shí)現(xiàn)，否則對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案就是可有可無(wú)的。所以，企業(yè)法人有義務(wù)也有必有建立和完善本身檔案工作體系。企業(yè)決策層應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入議事日程，企業(yè)法人代表必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。企業(yè)即使破產(chǎn)或解散，也必須依法妥善處置其檔案。

企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制是實(shí)現(xiàn)企業(yè)和國(guó)家利益的共同需要，也是按照現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求提出的。建立現(xiàn)代企業(yè)制度是社會(huì)化大生產(chǎn)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然要求，是國(guó)有、非國(guó)有企業(yè)發(fā)展的共同方向，企業(yè)檔案實(shí)行企業(yè)法人負(fù)責(zé)制有著普遍而重要的實(shí)踐意義。

3企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制度下的企業(yè)檔案工作體系創(chuàng)新與實(shí)踐

企業(yè)檔案管理體制創(chuàng)新與實(shí)踐。由于企業(yè)的改革改制重組，企業(yè)的投資主體多元化和經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)化、國(guó)際化，許多企業(yè)向集團(tuán)化發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部檔案關(guān)系趨于復(fù)雜。某投資股份有限公司從一般的單一生產(chǎn)型企業(yè)發(fā)展為以項(xiàng)目投資為主的集團(tuán)公司，原來(lái)集中統(tǒng)一的檔案管理體制已無(wú)法適應(yīng)，因此公司決策層調(diào)整公司檔案館的職能，確定其定位于“服務(wù)于總部，指導(dǎo)于分(子)公司”，工作重點(diǎn)放在總部的投資項(xiàng)目、資金管理、經(jīng)營(yíng)決策、企業(yè)文化等方面；各分(子)公司設(shè)檔案室，子公司建立自身的檔案管理體系。我們認(rèn)為：集團(tuán)公司(母公司)包括分公司建立統(tǒng)一的檔案管理體系是必要的，子公司雖然為母公司所控制，但他們之間是以資產(chǎn)為紐帶的，兩者不是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；子公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人，檔案為其所有，有必要建立企業(yè)自身的檔案管理體系，是否與母公司接軌則是子公司自主自愿視情形而定的；當(dāng)然母公司在子公司的檔案事務(wù)上，當(dāng)其涉及到母公司利益時(shí)，享有充分的發(fā)言權(quán)。因此，子公司與母公司同為企業(yè)法人，分別建立自己的檔案管理體系。正是實(shí)行企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制，各自對(duì)所屬檔案負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

企業(yè)檔案工作機(jī)制創(chuàng)新與實(shí)踐。企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制的基本目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)管理，或者說(shuō)，體現(xiàn)在企業(yè)法人對(duì)其檔案資源的合理配置，使之于企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)揮最大促進(jìn)作用；企業(yè)傳統(tǒng)的檔案工作機(jī)制已明顯落后，只有向先進(jìn)的檔案信息工作機(jī)制轉(zhuǎn)換，才能適應(yīng)這一要求。企業(yè)檔案部門(mén)不僅要成為企業(yè)的檔案資料中心，更要致力于轉(zhuǎn)向成為企業(yè)的檔案信息中心、檔案文化中心——企業(yè)檔案部門(mén)是企業(yè)檔案信息與知識(shí)儲(chǔ)備、管理、開(kāi)發(fā)利用的基地，是宣傳企業(yè)文化、企業(yè)形象的一個(gè)窗口。株洲市許多企業(yè)為建立檔案信息工作新機(jī)制不懈地努力著，目前主要有三種發(fā)展趨向和形式：其一、以建設(shè)數(shù)字檔案館為方向，著力籌劃由傳統(tǒng)的企業(yè)檔案館轉(zhuǎn)型為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的全公司的信息中心。其二、檔案館與科技部門(mén)實(shí)施“集中管理文獻(xiàn)，綜合開(kāi)發(fā)信息”，真正實(shí)現(xiàn)了檔案與圖書(shū)、情報(bào)信息一體化管理。其三、檔案館(室)在企業(yè)技術(shù)中心的框架內(nèi)，與計(jì)算機(jī)室等構(gòu)成企業(yè)技術(shù)信息的管理中心。無(wú)論是何種形式的檔案信息工作機(jī)制，都必須通過(guò)檔案信息的全方位多層次開(kāi)發(fā)利用來(lái)獲得成功。

企業(yè)檔案宏觀監(jiān)督體制的創(chuàng)新與實(shí)踐。企業(yè)檔案法人負(fù)責(zé)制要求各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行依法監(jiān)管。當(dāng)然這種監(jiān)管是宏觀上的監(jiān)督指導(dǎo)。對(duì)企業(yè)檔案具體事務(wù)要少干預(yù)、多服務(wù)。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，檔案行政管理部門(mén)首先應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案中于國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行很好的監(jiān)管。可借鑒一些發(fā)達(dá)國(guó)家的做法如實(shí)行企業(yè)申報(bào)登記制度，要求企業(yè)妥善保管，鼓勵(lì)捐贈(zèng)或采取代管、寄存、收購(gòu)、征購(gòu)等措施以確保檔案安全。沿海城市或經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)無(wú)論在創(chuàng)新檔案管理體制還是在創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制方面，都進(jìn)行了一些有益的探索；但國(guó)家統(tǒng)一的法規(guī)和配套的規(guī)則有待建立，關(guān)鍵是需在立法上完善保障機(jī)制，如規(guī)定企業(yè)檔案實(shí)行企業(yè)法人負(fù)責(zé)制，對(duì)企業(yè)法人的責(zé)任作出明確界定并有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，否則依法監(jiān)管只能是“紙上談兵”。