出版單位組織結構設計探究

權　勝

[摘 要]本文結合管理學原理和現代營銷觀念對當前出版單位普遍采納的“職能制”組織結構進行大膽改革,探索能適應市場經濟環境和能提高出版單位競爭優勢的全新組織機構,在所提出的新組織結構中體現了現代企業的特點,體現了讀者需求分析在出版工作中的重要地位,為轉制之后的出版單位更好的發展奠定了組織基礎。

[關鍵詞]出版單位 組織結構 職能制

作者簡介:權勝,工作單位:教育科學出版社,職務:社長助理。

隨著我國文化體制改革工作的深入推進,多數出版單位已由事業單位轉制為企業,轉企之后如何更好的發展,如何更快地實現轉制目標,是擺在出版單位面前的首要問題。企業發展依靠科學管理,科學管理依賴高素質人員、充足的資本、科學的組織結構和嚴謹規范的制度。組織的行為是管理者經營思想、經營理念和經營決策的表現,組織結構和制度是實現經營管理目標的保證。換句話說,企業組織結構設計決定著企業的“DNA”,決定著企業的經營方式和經營行為,所以科學合理的組織結構對一個企業的經營活動有著重要意義。本文中,我們將以圖書出版單位為對象,探討設計什么樣的組織結構能夠滿足出版單位更好發展的需要。

目前出版單位的組織結構一般是按照“職能制”設置,也有一些出版單位出于管理的需要已經改為“事業部制”(即分社架構)。因為“事業部制”下的各個事業部是以產品類型或市場地域來劃分,而在各事業部的內部則是“職能制”或“準職能制”的組織結構。簡單說即實行“事業部制”的出版單位是多個按“職能制”或“準職能制”架構的分社集合,所以我們只需以“職能制”出版單位為例進行分析研究,以此得出的結論亦適用于以“事業部制”為組織結構的出版單位。“職能制”組織結構的出版單位通常設置有若干編輯部(含美術編輯部)、總編室、出版部、市場部(發行部)、物流中心、財務部、人力資源部和辦公室等部門。各部門間的聯系和簡要工作傳遞過程如下:編輯部在選題策劃階段主要與市場部、出版部和財務部就市場需求、印刷工藝、成本控制與經濟效益評價等事項進行溝通;隨后,編輯組稿并進行編輯加工(含美術編輯部的各項美術設計工作)并將“齊、清、定”的書稿交總編室;總編室收到完整書稿后即可申請CIP數據、分配書號及條碼并向出版部辦理發稿手續;出版部繼續完成稿件成書的一系列后續工作,包括排版、校對、辦理付印手續等具體工作,待印刷結束后通知物流中心入庫;物流中心驗收入庫后市場部即可根據訂單向客戶發貨;財務部、人力資源部和辦公室是為上述生產、銷售部門提供財務、人力資源支持和后勤保障。

上述組織結構體現了計劃經濟體制下出版單位的經營方式,即出版單位更多的是關注圖書的出版(生產)和考慮如何讓讀者接受所出版的圖書,而不是先思考讀者希望看到什么樣的圖書,所以其主要的缺點就是對市場需求的重視程度不夠。就像我們常講的:三流的企業跟隨市場、二流的企業發現市場,一流的企業創造市場。在善于滿足讀者顯性需求的同時,更要努力開發讀者的潛在需求(甚至讀者自身都未意識到的需求),只有這樣才能開創“藍海”,帶領企業駛向超越競爭的彼岸。目前,出版單位的規模都還不大,“職能制”的組織結構是適合的,我們需要做的是在其基礎上作必要的改進,使其能夠貫徹全員營銷的思想,能體現以市場需求為先導、以營銷組合為組織職能的主線。為此我們在出版單位當前的組織結構中增設戰略決策委員會負責制定企業的愿景、使命和經營戰略,并將發行部改造為真正意義上的市場營銷部并由其參與制定和執行STP戰略(Segment:市場細分、Target:目標市場選擇、Position:市場定位)及4Ps營銷決策(產品生產、價格制定、渠道選擇、促銷方案)。同時成立生產與質量控制委員會并由其根據產銷計劃來籌劃備料、協調生產和制定圖書質量控制體系;成立預算管理委員會來進行全面預算管理;成立審計與風險控制委員會并由其負責內部控制制度設計、內部審計、經營與財務風險的評估與防控工作。這樣,我們不僅通過變革組織結構實現了以讀者需求導引圖書出版,還按照現代企業制度的特點,豐富、完善了出版單位的風險控制和預算管理等必要的組織職能。改造后的出版單位組織結構見下圖所示:

需要說明的是,為了簡化論述,我們在上述組織結構列示中略去了現代企業法人治理結構中的股東會、董事會和監事會等機構。另外,為了實現組織結構改革的目標,不僅組織結構需要優化,新組織結構各組成單元的工作職能、彼此工作內容的銜接以及出版工作流程也應按照現代企業的組織功能做出相應調整,詳見下表(以下組織結構單元的排列組合順序與按照全員營銷觀念設置的、體現以讀者需求分析為出版導引的“拉”式出版工作流程吻合):

目前,有些出版單位為了解決傳統“職能制”組織結構的不足之處,采用了策劃編輯的模式,即把編輯人員分為文字(案頭)編輯和策劃編輯,將有一定財務和營銷知識的復合型編輯人才培養為專職策劃編輯,由策劃編輯擔任項目負責人,由其統領市場調研、選題策劃與項目開發等工作。這種模式可以使策劃編輯從案頭文字加工工作中解放出來深入到市場中去,可以及時撲捉讀者需求信息來指導圖書生產,若再配以科學的業績評價體系和薪酬激勵措施,應該說在一定程度上實現了圖書出版與讀者需求的對接。但也應看到,這種模式缺乏系統規劃,未能與企業經營戰略和全員營銷觀念很好地融合,缺乏與全面預算管理等現代管理理念和管理手段的契合,缺乏事前的科學規劃和事中的有效控制,經營活動的隨意性較強,從長期看以此為基礎的企業運行方式存在較大的經營不確定性,應盡快按照上述組織結構進行改造,形成系統、科學、規范和穩定運行的組織結構體系及出版流程系統。

另需注意的是,在圖書產銷計劃和全面預算中應加入彈性計劃和預算的內容,只有這樣才能加強對市場變化的反應能力,也可以提高計劃和預算的權威性、穩定性、適應性。此外,隨著書號實名制政策的實施,一級出版單位不會再出現因書號數量有限而使圖書產銷品種受到制約的現象,這是改進后的組織結構發揮效用的重要保證,因為本文所述出版單位組織結構設計原理是以圖書出版資源能夠滿足圖書市場需要為系統設計的理論前提和基本假設。對于非一級的、不能享受該政策的出版單位則仍將可能因書號數量有限而不得不放棄出版一些存在市場需求的圖書,這將成為其在制定圖書產銷計劃時最大的掣肘因素。為了解決這個問題,可先將列于圖書產銷計劃中的各種圖書按照碼洋或預計利潤等指標由高到低排序(具體以哪個指標為排序依據要根據出版單位的經營戰略而定),然后再以可用的書號數量為準對擬出版的圖書品種進行適當的選擇和截取,此時應注意不要將書號配額全部分配到預謀性計劃中,因為市場情況瞬息萬變,過早將書號分配完畢,會降低管理層和市場營銷人員市場嗅覺的靈敏性,所以應使部分書號能在預謀性與反應性計劃中穿梭,以保證計劃外的優秀圖書能夠順利出版。

上面的闡述中,我們在目前出版單位普遍采用的簡單職能制組織結構的基礎上,按照現代企業的職能與任務,以滿足讀者需求為目標,重新設計了新的職能制組織結構,并對各組成部分的職能加以描述,希望能對轉企后的出版單位提升經營管理水平有所幫助。

參考文獻

[1]加里.阿姆斯特郎:《科特勒市場營銷教程(第6版)》,華夏出版社 2004年版

[2]巴尼:《戰略管理》,機械工業出版社 2008年版