按參會者的需要設計會議

李建成

會議是一種統一思想、安排工作、輔導學習和思維碰撞的組織形式，不開會是不行的。但是關鍵是怎么開會，如何讓會議的效率更高。我的觀點是：

一是盡可能按參會者需要設計會議程序和內容。看了這個校慶的案例，想一想每次出席很多學校的校慶活動。真沒有看出什么不妥之處，可以說，組織者是經過精心策劃的。但是，蘇霍姆林斯基召開學生家長會的辦法卻引起了我的思考。蘇霍姆林斯基在任校長期間，每次開家長會前，都給家長發放問卷，向家長征集會議內容。這樣的會議解決了家長要解決的問題，滿足了家長需要，也提高了會議的效率。就這個校慶活動而言，換一個角度思索卻發現有許多值得改進的內容。假如我是校友，今天我回到母校會想得到什么?可能會找一找當年教過自己或者對自己有影響的老師敘舊話新，會訪一訪當年的同學，會看一看當年自己嬉戲或者留下故事的地方，會通過一定的方式向學校表達自己的敬意，還可能會對學校今天的辦學情況進行一些了解……從這個角度看，這個校慶中的許多活動只體現了組織者的目的，對于參與者沒有什么意義。據此，我覺得可以將校慶活動內容簡化為：做一份學校簡介，搞一個學校成果圖片展和歷屆學生活動圖片展。還可以將其制作成光盤。自由參觀，按需領取材料。將教室全部改成“茶吧”，每個“茶吧”由一個老教師當主持，讓我們校友根據自己心愿選擇相關教師和同學暢談。這樣的校慶活動從校友需要出發，既人本，又節約資金，還節省時間。

二是盡可能站在聽者角度闡述講話人的觀點。現在很多會議都是屬于行政會議，要求教師應該“做哪些”和“怎么做”。領導者從布置工作角度表述，讓與會者感到是“要做我”，影響人的積極性，甚至個別的還有抵觸情緒。如果我們講話人能從聽會者需要出發，站在他們需要的角度闡述，就會讓他們感到“我要做”，這樣便會促進他們產生自主工作的動力，不僅提高會議本身的效率，而且促進會議精神的落實。