論高校檔案工作的改革與創新

賈　佳

摘要：高校檔案是高校重要的本源性信息源，是高校辦學歷史的最權威、最真實的紀錄。本文首先探討了當今我國高校檔案工作存在的問題，分析了目前高校檔案工作亟待解決的問題，最后提出了高校檔案工作改革與創新的一些途徑和措施。

關鍵詞：高校檔案；改革；創新

高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，擔負著存儲、管理并提供利用高校黨務、政務信息系統及“數字化校園”產生的電子文件、檔案信息的職能。最近幾年，我國經濟社會和高等教育發展迅速，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻變化。20年前制訂的《普通高等學校檔案管理辦法》已不能適應新形勢下的高校檔案工作發展的需要。為推動各高校檔案管理現代化、信息化和服務利用工作網絡化，利用檔案信息更好地為學校和社會服務，應對高校檔案工作的改革與創新。

1目前高校檔案工作存在的問題

1.1高校檔案管理的從業人員素質偏低。檔案管理意識比較淡薄，領導不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業素質不高。目前，高校檔案管理的工作人員普遍素質不高，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏，同外界交流也少，沒有見識，檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業的發展。

1.2缺乏檔案保護意識，沒有真正發揮檔案管理的作用。檔案工作是一項枯燥乏味、煩瑣單調的工作，它不等同于其它一些立竿見影的工作，是滯后一段時間甚至若干年后才能體現出效益來，因為沒有成就感、缺乏挑戰性，從事檔案工作的同志積極性不高，另外檔案知識培訓對象狹隘，許多從事與文件打交道的同志對檔案知識不熟悉，平時歸檔意識不強，麻痹大意，文件材料辦理完畢后，沒有及時歸還檔案室，時間一長，就會忘記，容易造成材料遺失。目前高校檔案管理工作人員的工作比較被動，沒有按規章制度辦事，缺乏檔案保護意識。也就是你自己不來理順，我不會太多管理，也沒有一個明確的檔案管理責任人，出問題了相互推托，界限不清。對于檔案的質量、數量，工作人員感到一片茫然。

1.3基礎設施有等完善，管理混亂。檔案設施不全，檔案現代化管理手段缺乏。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負擔加大了。但同時高校的檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊。致使檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學技術的發展，高校管理手段不斷進步。計算機網絡技術在高校管理中得到了廣泛應用，電子文檔應運而生。但檔案管理者沒有受過專門培訓，對電子文檔的整理排序，信息安全，計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，計算機專業人員又對檔案管理要求規范不了解。這給高校檔案管理現代化帶來一些困難。

1.4文件管理混亂，檔案整理質量不高。一是文件材料形成不規范，主要表現為文種使用不正確、文件材料格式不規范、書寫印刷材料不符合檔案保管要求、字跡模糊褪變等方面。二是材料收集不夠齊全完整，收集檔案材料無指標體系，教學和科研工作中形成的照片、音像、實物、光盤、磁盤等特殊載體檔案的收集幾乎是一片空白。三是檔案整理不規范。在歸檔整理過程中，在沒有進行專業知識的學習和無檔案專業技術人員指導的情況下，擅自做主將收集歸檔的材料按年度流水順序裝訂起來，既沒有實行分類又沒有進行編目和有序編排，給檔案的查閱和利用工作帶來困難。

2目前高校檔案工作亟待解決的問題

2.1提高認識，加強對檔案工作的領導。長期以來，高校檔案工作發展緩慢，究其原因，關鍵還在于高校領導主要精力多集中在教學科研、人才培養等方面，高校檔案工作始終沒有得到應有的重視。因此，高校領導需更新觀念，提高對檔案工作重要性的認識，加強對高校檔案工作的領導，把檔案工作納入學校發展的議事日程和整體規劃，在人力、物力、財力上給予大力支持。

2.2大力加強高校檔案人才隊伍建設。面對新形勢、新情況，高校檔案工作者要樹立強烈的事業心，增強責任感，以改革的思路，開拓的精神、發展的眼光、求實的作風，加強學習，聯系實際，與時俱進，學以致用。同時，學校要通過培養、引進和人才流動等方式，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊，這是把高校檔案事業做大做強的重要基礎和有力保障。

2.3積極推進檔案信息化建設，努力實現高校檔案的現代化管理。高校要把檔案信息化建設與學校的改革和發展有機地結合起來。高校檔案工作人員要增強加快高校檔案信息化建設的緊迫感和責任感，把檔案信息化建設工作抓實抓緊抓好。

2.4加大檔案開放力度，深度開發與利用檔案信息資源。高校檔案部門應當加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化利用手續，豐富利用形式，擴展服務范圍，提高服務水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對檔案信息資源進行加工和開發，提供檔案信息資源的增值服務，滿足社會需求，以服務求發展。

3高校檔案工作改革與創新的途徑

3.1高度重視高校檔案館(室)建設。各高校要把高校檔案館(室)建設作為學校基本建設的一件大事切實抓好。具備建館條件的要盡快建館，已建館的要提高館的管理級別。要加大對館(室)建設的投入，把館(室)建設經費納入學校年度預算。要把政治好、業務精、責任心強的同志調整和充實到檔案館(室)工作；大力加強檔案信息資源建設。要研發或購進檔案管理軟件，加快檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。在收集檔案時要逐步做到同時接收機讀目錄。有條件的檔案館(室)應通過接收電子檔案對各種類型檔案進行數字化等方法，逐步實現檔案目錄、全文信息查詢、機檢，不斷提高服務效率和質量。

3.2高度重視檔案信息化標準規范建設和基礎設施建設。進一步加強信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。各高校要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站(頁)建設與管理等方面的行政規章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展；要大力推進運用計算機管理檔案。為提高計算機和網絡技術的應用程度，各高校要為檔案館(室)配備必要的、足夠的符合工作要求的計算機、打印機、掃描儀、數碼攝像機、編輯機、監視器、服務器、傳真機、放像機、復印機、記錄機、防磁柜等設備，并盡可能解決檔案工作辦公用房及庫房，以滿足檔案信息化建設之必需。要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館(室)人員要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，要嚴格遵守相關的安全保密制度，確保檔案數據庫安全。非公開檔案信息一律不得上外網，檔案館(室)內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離。要認真采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。

3.3高度重視檔案管理應用系統建設。各高校檔案館(室)要加強對本校電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證校內各部門產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定學校電子檔案管理辦法；使用符合高校檔案管理要求的軟件，進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，盡快實現網上歸檔，推進檔案管理與學校辦公自動化同步發展。為保證檔案信息交流，實現檔案信息資源共享創造條件，各高校要建立自己的檔案網站(頁)，使檔案網站(頁)成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務的窗口。已經建立檔案網站(頁)的高校要不斷加以完善，豐富網站(頁)內容，有計劃地上載開放檔案目錄，有條件的可上載公開的檔案全文信息，向校內和社會提供網上查詢和利用服務，進一步發揮檔案信息資源服務學校和社會的作用。具備條件的高校，要積極建設數字檔案館，為學校和社會提供方便、快捷、優秀的檔案信息服務。

3.4高度重視檔案信息人才隊伍建設。加強信息化管理人才的引進與培養，就我國目前檔案管理人才結構，相對薄弱。為了適應新形勢下檔案工作的需求，必須引進高級人才或對現有工作人員進行培訓，學習新知識、新技術，拓寬知識面，優化知識結構，逐漸掌握計算機和其它有關方面的知識技能。要造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理隊伍，只有這樣才能適應檔案事業發展的需要，實現檔案工作的現代化和信息化。為適應檔案信息化建設對人才的要求，努力培養系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準規范建設與實施、相關技術的使用與研究以及檔案信息化建設運營與管理等方面的復合型專業人才。要樹立檔案人才是第一資源和以人為本的理念。各高校要關心檔案工作人員這支隊伍，使他們在評職、晉級和享受津貼、補貼等方面要和其它專業技術人員享受同等待遇。在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能。要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，構建知識結構合理的檔案工作人員隊伍。

3.5高度重視檔案工作的制度化、規范化。文件歸檔時間未能充分保證，這影響因素較多，在文件歸檔時由檔案館發出書面通知，最好讓部門領導知道，給予時間上支持，或者在年終學校工作會議時給予強調，首先是領導重視，兼職檔案員工作就好開展了；檔案館開展的兼職檔案員和專職檔案員結對子很好，這既可彌補兼職檔案員專業知識的不足，又能更好地搞好歸檔工作；檔案工作已經進入信息化，可在檔案館網站上增加相應內容，充分開展檔案查詢利用功能，這當然工作量相當大，任務相當艱巨；適當時機利用年末搞些兼職檔案員、專職檔案員聯誼活動形式可以多樣。

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