國外商業性文件中心的現狀特點評析

黃霄羽

筆者曾撰文論述美國商業性文件中心的發展歷程和演變特點，事實上，當前商業性文件中心的足跡早已遍及全球，不僅發展勢頭喜人，而且整體行業的成熟度較高。筆者依據相關文獻和網站資料，歸納評析國外商業性文件中心的現狀特點，供國內同行參考。

一、國外商業性文件中心分布廣泛

從20世紀90年代起，國外商業性文件中心的數量大幅增長。1980年成立的商業性文件中心協會(ACRC)曾經統計了90年代會員數量的增長情況——1991年，會員數量為380；到90年代末，會員數量增加到500。預計到21世紀初，會員數量將超過650個。到2008年，根據國際文件與信息管理服務行業協會(PP,ISM Inmma-donal，下文簡稱PP，ISM)發布的數據，會員公司已達573個，在全球52個國家和地區建立了2000多個分支機構其實，并非所有商業性文件中心都是該協會的會員，因此其實際數量只會更多。有學者曾經對美國商業性文件中心的數量做過研究，提出美國擁有近2000家文件管理公司，其市場占有率達到40％。筆者認為這種估算可能包括一些小公司以及提供文件管理專門化服務的公司。國外商業性文件中心數量眾多已是不爭的事實。

國外商業性文件中心的第一個鮮明特點是分布廣泛，遍及全球。根據PRISM最新統計，商業性文件中心已遍及全球各大洲52個國家和地區。美國是擁有商業性文件中心數量最多的國家，在PRISM的573家會員公司中，美國就擁有374家，分布遍及全國49個州。此外，加拿大和英國也是擁有商業性文件中心數量居世界前列的國家，加拿大擁有27家PRISM會員；英國則有21家PRISM會員。就我國而言，香港建立了商業性文件中心，大陸和臺灣則擁有國外商業性文件中心的“分號”。

PRISM最新發布的“資源指南”列出了會員公司的全球地理分布。從地域上看，會員在歐洲、北美洲、中南美洲、亞洲、非洲和大洋洲均有分布。其中，擁有會員的國家和地區主要集中在歐洲、亞洲和美洲。筆者用表1列出商業性文件中心的地理分布及各大洲的占有比例，幫助讀者形成直觀認識。

表1：PRISM會員的大洲分布及各大洲的占有比例PRISM會員的大洲分布

二、國外商業性文件中心典型突出

國外商業性文件中心的第二個鮮明特點是典型突出。這里的“典型突出”有兩層含義，既指分布的典型性，又指個案的典型性。

一方面，商業性文件中心集中分布在美國。在PRISM的573家會員公司中，美國就擁有374家，可以說是超過了“半壁江山”。從分布情況看，美國49個州都建立有商業性文件中心，可以說是“遍地開花”。筆者依據PRISM網站信息列出兩張表格，表2是PRISM會員在各國(地區)的數量分布情況，表3是PRISM會員在美國各州的分布情況，讀者可以清晰看到商業性文件中心在美國具有數量大、分布廣的巨大優勢，這是其他任何一個國家無法與之抗衡的。

另一方面，國外商業性文件中心經過優化整合，出現了規模龐大、產值驚人、分支機構跨越全球的行業龍頭。這在美國表現得最為明顯。經過優化整合，美國出現了兩家商業性文件中心的“領頭羊”，成為美國、也是全世界知名度最高的行業龍頭。

排在首位的是Iron Mountain。其歷史可追溯到1951年，總部設在馬薩諸塞州的波士頓。通過1997～2000年和2004-2006年完成幾次并購，它發展成為美國以及全球規模最大的商業性文件中心，目前其業務市場面向全球，在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲的37個國家和地區建立了600多個分支機構，擁有12萬客戶。它作為規模龐大的跨國公司，產值驚人且不斷上升。2007年其產值超過23億美元，在美國財富1000企業中排名第780位；到2008年，其產值達到30億美元，在財富1000企業中排名上升到第720位。

位居次席的是Recall Corporation。其總部設在格魯吉亞州的諾克羅斯(Norcross)。1999年完成并購后采用此名稱。目前其業務市場也面向全球，在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲的21個國家和地區建立了300多個分支機構，擁有8萬客戶。盡管筆者未能找到Recall Cor-poration年產值的具體數據，但PRISM網站信息足以證明Recall“領頭羊”的地位。PRISM介紹會員規模時指出，95％的會員都是小公司(年產值約為300萬美元)；只有兩家大公司，一家是Iron Mountain，另一家就是Recall Corporation。

綜合以上兩方面，國外商業性文件中心無論是分布的典型性，還是個案的典型性，都以美國居首。筆者認為原因有多方面，既有商業性文件中心在美國起步最早的因素，也基于美國經濟實力雄厚、市場需求旺盛、技術水平先進、效益意識突出等諸多因素。一言以蔽之，國外商業性文件中心盡管分布遍及全球，但就影響力而言，美國的“統領地位”毋庸置疑。

三、國外商業性文件中心整體行業成熟

國外商業性文件中心的第三個鮮明特點是整體行業成熟。在展開論述這一特點之前，筆者認為有必要簡單追溯商業性文件中心的行業發展歷史。

美國商業性文件中心組建聯盟始于1980年成立的商業性文件中心協會(ACRC，Association of Commercial Records Centers)。1996年，ACRC與國家安全數據保險庫協會(NASDV，National Association of Secured Data Vaults)合并，組成了前文提到的國際文件與信息管理服務行業協會(PRISM International，Professional Records&Information Services Management)。目前，PRISM被界定為“商業性信息管理行業的非營利性行業協會(the not-for-profit trade OClatlon for the commer-cial information management industry)”，這表明商業性文件中心發展成為一個行業(Industry)已經得到國際公認。盡管商業性文件中心行業的發展時間不過短短30年，行業的成熟度卻表現得較為明顯，可以歸納為三點。

首先，整個行業建立了宗旨明確、成員廣泛的領導中心——PRISM，為行業的有序運轉提供了組織保障。PRISM確立了五點宗旨：提供最佳行業教育；向政府機構、標準化組織、媒體和消費者持續倡導行業價值；組織論壇，用以指導和交流行業信息和經驗，在會員間形成良好關系；研發對會員有回報價值的新產品、服務和信息；通過執行行業準則和業務標準，增強專業性和行業的影響力”。這些宗旨清晰明確，表明PRISM代表的商業性

信息管理行業致力于為公私機構提供有效的文件和信息服務，幫助客戶降低管理成本、減少訴訟和審計風險、提高業務效率，實現信息資產的良好組織和維護。PRISM的會員廣泛性在前文已有論述，從名稱上也能看出其國際性特點。在PRISM領導下，整個行業呈現穩定增長的發展態勢。雖然各大洲的行業發展規模存在差距——美國的全球市場占有率為4¨50％，歐洲的全球市場占有率略高于10％，其他大洲沒有明確統計，市場占有率從高到低依次為亞洲、中南美洲、大洋洲和非洲。但是，整個行業據估算年增長率達到10％左右。PRISM的建立可謂是商業性文件中心行業成熟的標志。

其次，整個行業制定了成熟規范的行業準則和標準制度，為行業的自律和監管提供了制度保障。PRISM最新制訂的行業準則(2007年5月)包含針對客戶、會員以及公眾的內容。其中，對客戶的行業準則是“擬定合同條款并嚴格履行；維護客戶信息的秘密和安全；提供信息管理服務的最佳實踐和質量控制；確保設施、員工、控制和程序都適宜履行專業職責”。對會員的行業準則是“承認對客戶信息資產共同具有重要責任；加強溝通與協作以維持高標準服務；開展信息交流促進行業完善；合作提升行業整體形象”。對公眾的行業準則是“虛心接受并認真解決投訴；確保會員公司遵紀守法并履行社會責任；致力于持續提高行業知識、資源、實踐、產品和服務；引導其他組織和個人關注信息管理問題”。這些準則明確揭示了商業性文件中心行業的專業職責和社會責任。同時，PRISM還制定有一系列標準制度，包括標準協議、員工保密協議、災害計劃手冊、風險轉移指南、文件保管期限表、排架標準、行業術語標準等等，要求會員統一執行。此外，PRISM還注重遵循國際、國家等層面的各種法律法規和標準，對整個行業實行有效監管。例如，國外商業性文件中心行業要遵循國際文件管理者和指導者協會(ARMA)和國際標準IS015489的相關規定，也要遵循各國法規針對文件、信息管理的相關條款。典型例子是美國2002年在發生安然、世通等公司財務欺詐事件后頒布了《公司會計改革和投資者保護法案》，明確規定了篡改文件的刑事責任。美國商業性文件中心的經營就必須遵循該法案的相關規定。當然，行業準則和標準制度盡管不像法律法規那樣具有強制性和約束力，但它與法律法規共同配合，對規范行業發展起到了良好作用。

再次，整個行業頻繁開展交流和各項活動，實現了行業的經驗交流和信息共享，樹立起良好的行業形象。在PRISM的帶動下，國外商業性文件中心行業的交流和活動十分頻繁，比較有代表性的活動一是舉辦年會，討論會員共同關注的問題；二是編輯雙月通訊和季度期刊，匯集行業最新動態信息；三是編制信息管理資源名錄(包括紙質版和電子版)，將所有會員提供的產品和服務匯集成冊，便于會員共享；四是組織行業教育或培訓，不斷提升會員的專業素質和服務質量。這些活動推動了國外商業性文件中心行業的經驗交流和信息共享，既受到會員的重視和好評，也促進了會員的溝通與協作。此外，PRISM十分注重加強與客戶、合作伙伴的聯系，定期組織商貿展銷會、專業講座甚至社交聯誼活動，宣傳行業動態，樹立起良好的專業形象。這種形象被描述為“國外商業性文件中心行業是一種至關重要的外包型服務行業，能幫助客戶降低文檔管理成本、抵御自然和人為災害、確保機密信息安全、銷毀期滿文件、有效管理迅速增長的電子文件。實踐也充分證明，從20世紀80年代到目前，國外商業性文件中心行業的發展態勢良好穩定，欣欣向榮。