檔案利用實效的統(tǒng)計

杜　煒

檔案工作的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案的作用，便于社會各方面的昶用。基層檔案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實效統(tǒng)計的問題，影響著社會檔案意識的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。筆者認為在檔案室基本利用情況統(tǒng)計的基礎上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實際效益，了解利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。

一、檔案利用實效統(tǒng)計工作的重要作用

(一)有利于判定檔案的價值和作用

檔案的價值和作用體現為它對現實工作所產生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價值的檔案都沒有保存的意義。檔案在提供利用過程中，可以檢驗出其是否具有保存價值，并判定其作用的大小，檔案利用實效的統(tǒng)計工作可以有效地將這一檢驗與情況記錄下來。

(二)有利于到期檔案的再次鑒定

眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統(tǒng)計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、利用周期長的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應繼續(xù)延長其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進行銷毀。

(三)有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道

通過對檔案利用實效的收集與統(tǒng)計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會公民了解檔案，熟悉檔案，利用檔案。

(四)有利于編發(fā)檔案利用實例，擴大檔案宣傳

通過調查和統(tǒng)計檔案利用實效，將一個又一個的利用實例篩選與整理出來，并編印成冊，發(fā)至單位領導和各個業(yè)務部門，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作如何重要強得多。尤其對不了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是一個有實際意義的宣傳和教育，通過檔案提供利用產生實際效益的例證，使他們了解檔案并支持檔案工作。

(五)有利于體現檔案部門的工作實績

檔案工作的業(yè)務環(huán)節(jié)有多個，檔案信息資源的開發(fā)利用是整個檔案工作的終極目標。而要衡量檔案部門的工作實績，就是要看靜態(tài)的檔案信息資源產生了多大的動態(tài)效應，看利用者通過檔案利用解決了多少工作中的實際問題。如果檔案部門在統(tǒng)計工作中，既統(tǒng)計利用人次、卷次等基本數據，又統(tǒng)計檔案利用所產生的實際效益，那么檔案部門的業(yè)務工作實績就會有血有肉，檔案部門的生存和發(fā)展也就有了堅實的基礎。

二、檔案利用統(tǒng)計中存在的主要問題及原因分析

(一)存在的主要問題

1、局限于檔案利用的基本數據統(tǒng)計，不求檔案利用實效的統(tǒng)計。每到年終在要求基層檔案室編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷(冊)數、頁數及復印數等，而沒有了解檔案信息資源的開發(fā)與利用所創(chuàng)造出的社會效益和經濟效益。例如2003-2008年，我公司檔案室共接待查閱利用者6014人次，提供利用檔案21000卷。這些基本情況的統(tǒng)計數據，雖然亦能反映檔案的利用情況，但只是表面現象，說明不了檔案給公司生產經營提供了多少幫助，產生了多大的效益。

2、在檔案室提供借閱服務時，只要求利用者填寫其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機會，也拿不出有利的證據說明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提供產權依據”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產生的實際效益。

3、只收集一個個零散的利用實例，不求匯編成冊。我公司檔案室雖也注重檔案利用信息的反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標管理認證的一個依據和手段，因此收集后就將其束之高閣，有關領導與其他業(yè)務部門無從知曉。作為一個大型房地產開發(fā)企業(yè)，每年到檔案室利用的主要是工程檔案，特別是竣工圖。這些檔案可以說解決了不少工作中遇到的疑難問題。例如在我公司開發(fā)的曙光小區(qū)建設中，施工單位挖斷了一條光纜，導致整個小區(qū)有線電視信號中斷。通過查找有關的地下管網圖，施工單位配合歌華有線公司迅速找到了問題并修復了光纜。類似通過利用檔案而解決了實際問題的案例有很多，直接為公司挽回了經濟損失，但是檔案部門缺乏的是對這些實際案例的系統(tǒng)總結和歸納。

(二)上述問題產生的原因

1、檔案工作人員自身的問題。其一是人員少，兼職多。現有專職檔案人員5名，基本上是一人多崗，同時兼著辦公室文書、人事和黨群工作，而檔案工作內容在多項職責中所占比重最小，造成檔案人員從事檔案工作的時間與精力極為有限。其二是人員素質低，我集團有專兼職檔案人員82人，其中有檔案專業(yè)大學學歷的不足1％。其三是社會上普遍對檔案工作重視不夠，檔案人員待遇低，人員流動頻繁，很多人不愿意從事檔案工作，在檔案人員中也普遍存在著看堆守攤的思想。以上種種造成檔案人員工作不扎實、不細致，也就不可能對檔案利用實效進行深入全面的統(tǒng)計與分析了。

2、檔案工作自身的特點。檔案工作是通過向社會傳遞檔案信息為社會實踐活動服務，以間接的形式促進社會經濟效益的提高。目前，在我們房地產企業(yè)中，檔案部門不同于設計施工部門，而是弱勢部門，不會創(chuàng)造經濟價值，企業(yè)領導也認為檔案不能給本企業(yè)直接出效益、出成果。因此，企業(yè)對檔案部門沒有要求它必須產生經濟效益，也不以檔案部門產生的經濟效益或社會效益來衡量和考核檔案工作的好壞。

3、檔案統(tǒng)計年報工作沒有要求。作為市國資委下屬的大型國有企業(yè)，我公司每年都要填寫統(tǒng)計年報并上報到市檔案局。在檔案統(tǒng)計年報中，只要求統(tǒng)計每年提供利用的人次和卷數，不要求統(tǒng)計檔案提供利用所產生的實際效益。因此，檔案部門缺乏統(tǒng)計利用實效的客觀機制和要求。

三、加強對檔案利用實效統(tǒng)計工作的措施

(一)認真做好借閱登記工作

在提供利用檔案的過程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，應填明查閱檔案具體是為哪一項工作、哪一項工程服務，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內容，這樣便于收集提供實際實效的線索和確定是否有必要進行跟蹤調查等，為利用實效的統(tǒng)計工作積累素材。

(二)建立與利用者的聯系制度

利用者查閱檔案時，這些被利用的檔案一般不會直接產生效益，而要通過在工作中發(fā)揮的作用來體現出檔案的實際價值。筆者認為新時期的檔案工作要和整個公司的工作進展同步進行，作為一個房地產開發(fā)企業(yè)，其檔案工作特別要與工程進展同步，即項目施工到什么階段產生什么檔案，工程技術人員都會用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數。為此需要建立用戶聯系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯系電話等一一登記在冊，便于與利用者進行聯系。同時，也可定期召開利用者座談會。加強與單位內各部門的聯系，改進我們的工作和服務。

(三)加強對檔案利用情況的信息反饋

可以采取利用者填寫信息反饋表、實地調查和電話采訪等手段，加強對檔案利用情況的信息反饋。信息反饋表主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。實地調查和電話采訪，是根據用戶查閱時登記在案的線索，通過及時的實地調查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。因此，在提供利用檔案之后，檔案人員還應主動上門，加強對檔案利用情況信息反饋的收集，隨時了解和掌握利用檔案所產生的實效。

(四)及時編發(fā)檔案利用實效匯編

檔案部門應每年編發(fā)檔案利用實效匯編，宣傳檔案的利用效果和產生的社會與經濟效益。利用實效匯編是將利用者反饋的利用檔案產生的實際效益等信息，通過編輯成冊并再次反饋給社會，這樣可以突出宣傳檔案的作用和價值。特別要將產生重大效益的實例送給有關領導，使他們進一步認識檔案的作用，充分支持檔案部門的工作。