基于網(wǎng)絡(luò)的開放檔案目錄研究

武　琳　紀(jì)舜麗

基于網(wǎng)絡(luò)的檔案開放目錄是指檔案網(wǎng)站提供的以館藏為檢索內(nèi)容，以檔案信息為處理對象并以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為傳輸載體、以原文信息或著錄項(xiàng)信息作為檢索結(jié)果的網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)。這是檔案利用工作從手工檢索過渡到計(jì)算機(jī)檢索的重要表現(xiàn)形式。利用者通過網(wǎng)絡(luò)對檔案館數(shù)據(jù)庫的檔案信息實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索，從而達(dá)到在線利用檔案的目的。檔案開放目錄比較全面反映檔案館館藏信息，“不僅可以使用戶進(jìn)行遠(yuǎn)距離檢索，降低檢索成本，提高檢索效率，而且可以及時(shí)反映檔案信息的變化情況，不存在時(shí)間上的延遲”。

一、我國檔案開放目錄的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，我國大部分檔案網(wǎng)站都推出了檔案開放目錄，有些還停留在原始的目錄瀏覽階段，為紙質(zhì)版本的數(shù)字化，但多數(shù)已建立起具有查詢功能的檢索系統(tǒng)。國家級檔案館的在線數(shù)據(jù)庫尚未建立，從省、市、區(qū)(縣)三級檔案館網(wǎng)站的檔案開放目錄來看，各地建設(shè)水平參差不齊，部分系統(tǒng)有一定亮點(diǎn)，但整體質(zhì)量不高。

(一)國內(nèi)開放目錄典型調(diào)查

本文以北京、上海、遼寧、沈陽、紹興和青島等地的檔案開放目錄為典型案例，進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計(jì)，見表1。

(二)典型案例分析

除以上幾個(gè)網(wǎng)站外，對比全國多個(gè)開放目錄的內(nèi)容及功能可知：

1、檔案種類

文書檔案是檔案開放檢索的主體，但提供全文使用的網(wǎng)站很少，部分網(wǎng)站對這些文書進(jìn)行掃描，以圖片格式保存后提供線上利用，如北京市檔案館的全文閱覽系統(tǒng)。其次，照片、錄像開始加入到系統(tǒng)中，有些照片提供免費(fèi)查看并可下載，視頻的可鏈接率較低，但可看出檔案館開始重視對多媒體信息的提供。

2、數(shù)據(jù)內(nèi)容

目前幾乎所有的檔案館都提供革命歷史檔案、民國檔案及建國后檔案，政務(wù)色彩較濃，對特色檔案的開發(fā)不夠。北京與沈陽的勞模檔案、沈陽與上海的工商檔案、北京的訴訟檔案、大連的調(diào)配書、湖北的辛亥革命檔案以及福建省檔案館包括體育、地政、海關(guān)、禁毒、閩臺關(guān)系、名老中醫(yī)等多達(dá)59個(gè)專題檔案材料的提供給各級檔案館開了個(gè)好頭，但就全國范圍來講，專題檔案檢索依然任重而道遠(yuǎn)。

3、著錄層次

很多系統(tǒng)都在檔案題名上建立了二次鏈接，但著錄項(xiàng)大多數(shù)為責(zé)任者、形成時(shí)間、發(fā)文單位、文件編號、檔號等幾項(xiàng)，缺乏其他描述。然而也有比較出色的，如上海檔案館網(wǎng)上檢索服務(wù)系統(tǒng)。對每個(gè)文件，系統(tǒng)都提供了詳細(xì)的文件著錄項(xiàng)目，并可鏈接查看所屬全宗、類別、案卷的詳細(xì)信息。

4、檢索功能

檔案檢索大體可分為案卷級和文件級兩種，案卷級在數(shù)量上比文件級占優(yōu)。系統(tǒng)的設(shè)置通常將這兩個(gè)類別分開，利用者需要在不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索。上海的查詢系統(tǒng)給這些數(shù)據(jù)庫提供了統(tǒng)一的檢索入口，利用者可以選擇案卷級、文件級或者對所有檔案進(jìn)行查詢，不受檔案著錄層次的限制。另外值得一提的是，上海開放目錄采用文件夾內(nèi)層層瀏覽的形式，使利用者在直觀感受檔案組織層級的同時(shí)，隨時(shí)在每一層級內(nèi)查詢所需檔案，既增強(qiáng)了靈活性，又可提高目標(biāo)針對性。

5、檢索效率

雖然幾乎每個(gè)系統(tǒng)都提供了關(guān)鍵詞檢索，但目前所謂的“關(guān)鍵詞檢索”實(shí)質(zhì)上只是對文件標(biāo)題進(jìn)行檢索，且加上著錄質(zhì)量總體不高，特別是很多照片檔案都沒有詳細(xì)描述，在這種情況下，檢全率低成為各系統(tǒng)普遍存在的問題。

6、提供方法

由于庫藏量小，特別是數(shù)字化信息在系統(tǒng)中所占的比例還很小，很多開放目錄都無法提供高吸引力的檔案資源。紹興市檔案信息網(wǎng)通過開放目錄與網(wǎng)站欄目“視頻點(diǎn)播”的對接，實(shí)現(xiàn)“紹興新聞視頻庫”庫藏的在線觀看，與遼寧的“聲像檔案”出自同一原理，這種站點(diǎn)資源與目錄系統(tǒng)的整合值得注意。

7、資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

很多網(wǎng)站提供了部分檔案的免費(fèi)查看或下載，但也有部分檔案館對檔案實(shí)行有償使用。如浙江省和青島市檔案館就對大多數(shù)館藏實(shí)行利用收費(fèi)。以青島市檔案館為例，利用者在該檔案館網(wǎng)站進(jìn)行注冊并以現(xiàn)金、查檔卡、郵局匯款或銀行匯款等方式交納查檔費(fèi)后成為高級會員，可通過“留言板”或“在線提交查閱需求”要求查閱所有開放的檔案資料全文信息。這種行為目前受歡迎程度不大，但是否具有市場前景關(guān)鍵還在于檔案館能否提供高質(zhì)量、高實(shí)用性的檔案材料。

二、構(gòu)建我國檔案開放目錄的途徑

(一)內(nèi)容選擇

1、把握利用需求，有選擇地?cái)?shù)字化館藏

“根據(jù)了解，目前一般區(qū)(縣)檔案館館藏量在12-15萬卷，按每卷檔案50頁計(jì)算，大約共600-750萬頁。如將這些檔案全文數(shù)字化，按照目前市場價(jià)格(掃描和輸入0.25-0.4元／頁)計(jì)算，一個(gè)區(qū)(縣)級檔案館全文數(shù)字化將需投入150-200萬元。”然而，“‘十五期間，中央財(cái)政對縣級公共圖書館、文化館基礎(chǔ)設(shè)施共投入136.4億元，比‘九五期間增長約50％。而對比之下，同期中央財(cái)政對縣級國家綜合檔案館的投入則為零。”在此情形下，對所有館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化顯然脫離實(shí)際。因此。檔案目錄數(shù)字化應(yīng)成為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的首選環(huán)節(jié)，然后逐步擴(kuò)展到檔案原文的數(shù)字化。檔案館必須正確把握本館的利用需求，根據(jù)目前檔案利用的實(shí)際情況有選擇地進(jìn)行數(shù)字化。強(qiáng)調(diào)突出館藏特色，把有限的資源用在最需要的地方。

2、整合檔案資源，增加民生檔案的比例

“民生檔案包括社會保險(xiǎn)檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)、最低生活保障檔案、婚姻登記檔案、房地產(chǎn)檔案、拆遷安置檔案、人口計(jì)生檔案、藥品食品監(jiān)督檔案、環(huán)境檢測檔案、土地承包和林權(quán)改革檔案等百姓關(guān)注、涉民密切的20余個(gè)門類檔案。”在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，檔案館與民眾的生活一直處于相對脫離的狀態(tài)。造成這種局面的原因之一便是檔案部門長期注重對政府機(jī)構(gòu)文書的收集，缺少對社會變遷的記錄，另一原因是檔案部門缺乏服務(wù)意識。但隨著近年來群眾維權(quán)意識的提高，檔案意識也隨之增強(qiáng)，到檔案館查檔解決實(shí)際問題的趨勢越來越突出。據(jù)四川省檔案館查閱利用室的工作人員介紹，2007年“查閱社保養(yǎng)老、房屋產(chǎn)權(quán)、婚姻登記檔案的人員增長特別明顯……以成都市為例，2007年該市檔案利用人(次)增長幅度達(dá)到50％，金牛區(qū)、錦江區(qū)、青羊區(qū)甚至達(dá)到了60％以上。從生老病死到衣食住行，民生檔案與百姓生活漸行漸近。”0這種現(xiàn)象在全國其他地方檔案館也普遍存在，據(jù)張家港市檔案館利用情況的統(tǒng)計(jì)，“2005年和2006年的個(gè)人利用比例分別為87％和81％。……民生類檔案的查閱則在此期間從579卷次／年上升到5740卷次／年，增幅達(dá)十倍之巨，并且在‘十五期間一直高高占據(jù)檔案利用量榜首之位。”這種個(gè)人與機(jī)構(gòu)查檔比例大逆轉(zhuǎn)的出現(xiàn)反映了群眾對檔案利用需求的一種新趨勢，說明民生檔案正成為群眾關(guān)注的熱點(diǎn)。

3、多媒體檢索

檔案載體類型多種多樣，常見的包括紙張、縮微膠片、照相印刷品、實(shí)物、電影膠片、磁帶、聲音磁盤、錄像帶、視頻卷帶等。將載體類型作為其基本檢索途徑，利用

者可以選擇其所關(guān)心的一種或幾種載體類型限制檢索結(jié)果，專指度強(qiáng)，檢索效率高。目前，我國還很少將載體類型作為檢索途徑(上海很可能是全國惟一的一家)，少數(shù)網(wǎng)站建立了獨(dú)立的照片檔案目錄，但收錄照片數(shù)量很少，且缺乏詳細(xì)著錄。在目前的技術(shù)背景下，文字是最主要的檢索手段，圖像檢索還未得到大范圍推廣，多媒體文件只有配合詳細(xì)的文字描述，才能取得用戶預(yù)期的查詢結(jié)果。因此，檔案館應(yīng)加強(qiáng)多媒體檔案著錄，早日實(shí)現(xiàn)真正意義上的多媒體檢索。

(二)系統(tǒng)功能方面

1、完善系統(tǒng)使用指南

使用幫助工具的提供是國外網(wǎng)站優(yōu)于國內(nèi)網(wǎng)站的一個(gè)明顯特征，這在專業(yè)檢索系統(tǒng)的使用中尤其重要。特別是在大眾較為生疏的檔案領(lǐng)域，一定的提示與引導(dǎo)將大大提高檢索的效率。從我國各檔案館網(wǎng)站提供的開放目錄來看，利用者明知所需檔案存于庫中卻難以檢出的情況非常普遍。因此，當(dāng)利用者輸入關(guān)鍵詞但沒有得到理想結(jié)果時(shí)，系統(tǒng)需要有相應(yīng)的自動響應(yīng)，提示查詢者更換主題或提供相似檢索詞，以改善查詢結(jié)果，使利用者耐心在系統(tǒng)上停留。

2、編制索引輔助查詢

除檢索幫助及使用指南外，方便利用的最便捷方式是提供專題目錄，并編制各種索引。主題瀏覽和索引利用都是提高利用效率的方法，尤其對于不熟悉庫藏或不擅于編寫檢索式的利用者更是如此。開放目錄索引可以以全宗號或拼音、筆畫為序建立樹型連接，讓利用者對某一機(jī)構(gòu)形成檔案或某一專題所有相關(guān)材料有一個(gè)總體把握，符合檔案的來源原則，既起到引導(dǎo)作用，又使部分利用者不至因檢索式編寫不當(dāng)而導(dǎo)致漏檢。由于檢索系統(tǒng)建設(shè)還處于初期，所存條目少，這個(gè)問題目前在我國檔案開放目錄中表現(xiàn)不明顯，但隨著系統(tǒng)內(nèi)容逐漸增加，索引的編制將越來越迫切。

3、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)無縫鏈接

自檔案館開始網(wǎng)站建設(shè)以來，“專題展覽”、“特色展廳”等欄目一直是各檔案館網(wǎng)站的亮點(diǎn)。但檔案開放目錄與網(wǎng)站其他內(nèi)容處于完全分開的兩套系統(tǒng)，目錄與網(wǎng)頁信息無法實(shí)現(xiàn)相互鏈接，使得很多存在于網(wǎng)絡(luò)的全文資料無法于庫內(nèi)檢索時(shí)直接獲得，利用者需要兩邊同時(shí)搜索才可確定所需信息是否存在。因此，在檢索系統(tǒng)自身建設(shè)的基礎(chǔ)上，如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上展覽材料與查詢系統(tǒng)的無縫鏈接是檔案開放目錄建設(shè)的一大課題。

4、采用標(biāo)準(zhǔn)兼容技術(shù)

目前提供檔案開放原文在線閱覽的網(wǎng)站不多，北京市檔案館的檔案全文檢索閱覽系統(tǒng)是其中較為典型的一個(gè)。雖然該系統(tǒng)目前只提供了北平市五個(gè)部門專題目錄數(shù)據(jù)庫近152萬頁的數(shù)字化檔案，但也可以看出開放目錄數(shù)據(jù)庫將提供全文利用的趨勢。惟一的不足是，在該系統(tǒng)上查看檔案無論是圖片還是文檔都要安裝原文瀏覽的Accex控件，而這些插件的安裝只有對IE瀏覽器重新設(shè)置才不至于被~dOW$拒絕。這是許多利用者較為反感的事情。因此，使用與瀏覽器標(biāo)準(zhǔn)兼容的技術(shù)，消除利用障礙，是檔案開放目錄檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的另一問題。

5、統(tǒng)一人口，跨庫檢索

清代檔案庫、民國檔案庫、革命歷史檔案庫及現(xiàn)行a公開文件目錄作為最常見的四個(gè)數(shù)據(jù)庫構(gòu)成了我國檔案館網(wǎng)站的信息檢索系統(tǒng)，而前三個(gè)數(shù)據(jù)庫一般是以檔案開放目錄的形式存在。各網(wǎng)站共同的特點(diǎn)是利用者在檢索時(shí)只能選取其中的一個(gè)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢。如果利用者檢索的專題其時(shí)間連續(xù)性較強(qiáng)的話則需遍歷若干個(gè)數(shù)據(jù)庫才能得到完整的材料，這就給利用者帶來很大的不便。因此，提供統(tǒng)一的檢索入口，實(shí)現(xiàn)跨庫檢索是目前檔案信息檢索系統(tǒng)建設(shè)需要努力的方向。