關(guān)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的思考

楊安蓮　張正強(qiáng)

建立科學(xué)、合理的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，既是對(duì)電子文件實(shí)行有效管理的前提，也是目前電子文件管理研究面臨的一個(gè)重大挑戰(zhàn)。近年來(lái)，人們普遍認(rèn)識(shí)到，電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)是確保電子文件管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的有效途徑，相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定在國(guó)內(nèi)國(guó)際都得到了一定的重視。

一、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的理論基礎(chǔ)

1、英國(guó)國(guó)際數(shù)字保管中心電子文件生命周期模型

電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的設(shè)計(jì)必須要有理論基礎(chǔ)，其中文件生命周期模型在文件、檔案領(lǐng)域歷來(lái)是理論研究的基石。2008年，《國(guó)際數(shù)字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)發(fā)布了英國(guó)國(guó)際數(shù)字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的電子文件生命周期最新模型，該模型在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 14721：2002開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》的總體框架下，根據(jù)電子文件的自身特點(diǎn)，建立了電子文件生命周期模型，見(jiàn)圖1。

該模型將電子文件生命周期流程分為兩個(gè)層次：電子文件核心流程層和特定流程層。核心流程層指貫穿電子文件整個(gè)生命周期的流程，即電子文件的整個(gè)生命周期都需要進(jìn)行的流程活動(dòng)。核心流程層用封閉圓圈表示，圍繞著中心的電子文件從外至內(nèi)依次為：“電子文件管理和保存”、“電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范控制”、“電子文件長(zhǎng)期保存計(jì)劃”、“電子文件管理元數(shù)據(jù)”。這四個(gè)圈針對(duì)任何類型的電子文件，是共性流程，亦即它們是貫穿整個(gè)電子文件生命周期的。

特定流程層指僅在電子文件生命周期的某個(gè)階段涉及到的職能活動(dòng)，這些職能活動(dòng)在整個(gè)電子文件生命周期中有先后順序，所以也被稱為順序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程層用模型外層的箭頭圍繞成圈表示，包括文件的“創(chuàng)建與接收”、“鑒定與選擇”、“銷毀”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用與再使用”、“遷移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根據(jù)不同類型電子文件生命周期的特殊性而有所變化。

該電子文件生命周期模型不同于傳統(tǒng)文件生命周期模型的單層一維架構(gòu)，分為了核心流程層和特定流程層兩個(gè)層次，其中，核心流程層相對(duì)穩(wěn)定，特定流程層相對(duì)靈活，既能兼顧電子文件生命周期的共性流程，又能兼顧電子文件生命周期的特定流程，為電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建提供了基本依據(jù)。

2、中國(guó)特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程

根據(jù)國(guó)際電子文件生命周期模型，結(jié)合我國(guó)電子文件管理實(shí)踐，具有中國(guó)特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程，可以設(shè)計(jì)如下：

第一，核心流程層：

(1)管理范圍，是指明確電子文件在其整個(gè)生命周期所要涉及的范圍；

(2)管理原則，是指制定電子文件在其整個(gè)生命周期中涉及的管理原則；

(3)邏輯文件與物理文件元數(shù)據(jù)需求，是指根據(jù)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)捕獲電子文件的管理元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、技術(shù)元數(shù)據(jù)和長(zhǎng)期保存元數(shù)據(jù)，以確保對(duì)電子文件的長(zhǎng)期控制。

(4)保管與長(zhǎng)期保存需求，是指在整個(gè)生命周期內(nèi)電子文件的管理需求與長(zhǎng)期保存需求，具體是指為電子文件在其整個(gè)生命周期中制定保存需求與長(zhǎng)期保存計(jì)劃，例如電子文件的鑒定需求與計(jì)劃、移交需求與計(jì)劃、遷移需求與計(jì)劃等。

很顯然，以上這些都是貫穿電子文件整個(gè)生命周期的職能活動(dòng)，沒(méi)有這些貫穿電子文件整個(gè)生命周期的職能活動(dòng)，電子文件就無(wú)法實(shí)施具體的管理。

第二，特定流程層：

(1)概念計(jì)劃階段，主要是制定電子文件的創(chuàng)建計(jì)劃，包括捕獲方法和存儲(chǔ)方法；

(2)創(chuàng)建階段，主要是電子文件的捕獲、鑒定與選擇、分類、著錄及電子文件的歸檔移交；

(3)保存階段，主要是電子文件的接收、再次鑒定、存儲(chǔ)、遷移及更新。該階段應(yīng)采取措施確保電子文件的真實(shí)、可靠、完整和可用，進(jìn)而確保電子文件的憑證性和長(zhǎng)期保存。

(4)利用階段，主要是電子文件的檢索利用即利用權(quán)限控制與使用。該階段可以采用利用控制和驗(yàn)證電子文件真實(shí)性的方法，確保電子文件可以被特定對(duì)象利用或再使用。

(5)銷毀階段，主要是銷毀不需要長(zhǎng)期保存的電子文件。為確保電子文件的安全銷毀，銷毀必須遵循相應(yīng)的法規(guī)、政策和指南。

以上電子文件生命周期的各個(gè)階段是電子文件管理期間必然要涉及的階段，各個(gè)階段中的各項(xiàng)具體職能活動(dòng)，是電子文件生命周期中的特定活動(dòng)，具有順序性和階段性。

根據(jù)以上對(duì)我國(guó)電子文件管理生命周期模型核心流程層及特定流程層的設(shè)計(jì)，我們就可以形成具有中國(guó)特色的電子文件生命周期模型，見(jiàn)圖2。

對(duì)應(yīng)我國(guó)電子文件生命周期模型的核心流程，我們可以建立起貫穿電子文件整個(gè)生命周期的全程類標(biāo)準(zhǔn)體系；對(duì)應(yīng)其特定流程——即概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段、創(chuàng)建階段、保存階段、利用階段和銷毀階段，我們可以建立起相對(duì)于電子文件生命周期相應(yīng)階段的四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)子體系，并且根據(jù)電子文件具體的職能活動(dòng)，一方面通過(guò)調(diào)研歸納出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，另一方面通過(guò)功能需求分析演繹出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，形成一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，最終形成我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

二、我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建

1、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架

根據(jù)上述電子文件生命周期模型，我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架的構(gòu)建需包括：

(1)電子文件管理全程類標(biāo)準(zhǔn)：包括電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)、電子文件元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)、電子文件保存需求標(biāo)準(zhǔn)。

(2)電子文件管理階段類標(biāo)準(zhǔn)：包括電子文件管理概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理創(chuàng)建階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理保存階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理利用階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理銷毀階段的標(biāo)準(zhǔn)。

其中，我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架與電子文件生命周期模型的對(duì)應(yīng)見(jiàn)圖3。

2、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系

根據(jù)以上電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架，進(jìn)一步展開(kāi)細(xì)化，就可以構(gòu)建出更為全面詳盡的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

(1)電子文件管理全程類標(biāo)準(zhǔn)體系

電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)和專門電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理原則標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)和專用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理范圍標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)和專用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件保存需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，具體指電子文件長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)，包括通用格式電子文件長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)和專門格式電子文件(如圖像文件、視頻電子文件、多媒體電子文件等)長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，具體指基礎(chǔ)保障類標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件管理術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、電子文件安全管理標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定、移交與遷移標(biāo)準(zhǔn)等。

(2)電子文件管理階段類標(biāo)準(zhǔn)體系

電子文件概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件管理系統(tǒng)及其文件管理需求、電子文件分類方案、電子文件保管期限表、電子文件命名規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件創(chuàng)建階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件登記標(biāo)準(zhǔn)、電子文件捕獲標(biāo)準(zhǔn)、電子文件整理規(guī)范、電子文件著錄規(guī)則、電子文件真實(shí)性保障標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中電子文件著錄規(guī)則又可細(xì)化為數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(又可分為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù))。

電子文件保存階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件再次鑒定標(biāo)準(zhǔn)、電子文件移交歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子文件轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件更新標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件利用階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件檢索標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存取標(biāo)準(zhǔn)、電子文件使用標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)(如電子文件利用權(quán)限、電子文件的密級(jí)管理等標(biāo)準(zhǔn))。

電子文件銷毀階段標(biāo)準(zhǔn)子體系。包括電子文件處置標(biāo)準(zhǔn)、電子文件銷毀權(quán)限等標(biāo)準(zhǔn)。

以上由全程類和階段類電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的體系，科學(xué)地建立了我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的明細(xì)表。隨著我國(guó)電子文件管理實(shí)踐的發(fā)展，我們應(yīng)逐步形成對(duì)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)一步細(xì)化的明細(xì)表，從而更詳盡地建立起符合電子文件管理需要的單項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件的科學(xué)管理提供更為細(xì)致的管理指南，為實(shí)現(xiàn)前端控制提供更具操作性的指導(dǎo)和規(guī)范。