加強民政檔案服務體系建設淺探

李金梅

民政檔案是民政工作的歷史記錄，是維護群眾權益的原始憑證，越來越與人民群眾最關心、最直接、最現實的利益密切相關。如何在新形勢下，深入地做好民政檔案管理工作，充分發揮其在各方面的積極作用，是我們需要進一步探討和研究的新課題。

一、加強民政檔案體系建設的基本要求

檔案工作的永恒主題和基本要求是服務，沒有檔案提供利用服務，檔案就是死檔案，其價值和潛力就體現不出來。如何提供服務，需要認真研究，我認為應從幾個方面思考。一是全面、及時、準確地做好民政檔案資料的提供利用；二是以史為鑒，認真總結歷史上民政工作的經驗教訓；三是為今后民政工作的發展研究確定新思路提供依據。

1、建立科學的檔案體系管理模式

民政部門是政府最直接與群眾“零接觸”的部門之一，由于民政業務繁雜，民政檔案的種類也很復雜，涉及民生的社會救助工作檔案，涉及社會事務的婚姻檔案，涉及區域邊界的區劃檔案，涉及社會管理的地名工作檔案等等，只按業務分類就有24項之多。每項業務都要建立專項檔案，以備查考，一是工作人員疲于應付，沒有時間；二是工作中產生的臺帳猛增，又給檔案的業務工作帶來難度；三是各項工作起步起點不一樣，建設發展也不平衡，工作人員的數量、素質、業務能力也存在很大的差異，所以民政檔案工作必須實事求是，簡單易行，絕對不能“一刀切”。在檔案業務上，只要收集齊全，方便檢索，能查找利用。在分類編目上可根據民政工作任務分為相應的八大類。即社會事務工作類、行政管理類、社會保障服務類、優撫安置類、地名區劃類、基層政權類、民間組織管理類、福利企業管理類，編號實現按類跨年編,可不確定保管期限，這個方法簡單易行。這樣負責每塊工作的同志都能把自己工作中形成的臺帳整理達到檔案的要求,每個工作人員都成了檔案人員。在硬件上，只要有檔案箱柜存放，能保證檔案安全的，都應得到認同。總之，民政建檔要突出一個“實”字，而不應提出不切實際的標準和要求，使檔案工作者在“難”字面前退縮。

2、利用民政檔案為民眾做好服務工作

民政檔案資料的利用是民政檔案資料工作的根本任務。我們之所以花費大量的人力物力保存如此多的檔案資料，就是因為檔案資料具有查考、憑證和參考作用，有助于我們研究歷史，總結經驗教訓，改進現實工作。特別是檔案的原始性和真實性，是其他任何資料所無法取代的。而要實現檔案的這種作用，一方面要保存這些檔案，另一方面則要提供利用，只有在利用中才能實現檔案的價值和作用。民政檔案工作的根本任務就是開發利用民政檔案資料，為民政事業的發展提供服務，要把民政檔案工作的服務體現到三個層面上，即為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務，落腳點是為實現好、發展好、維護好最廣大人民利益服好務。在服務方式上，要變被動服務為主動服務，變人要我服務為我要為人服務，開展多種形式、多種渠道的服務。只有服務社會，服務人民，檔案的強大信息功能才能挖掘出來，發揮出來。

3、加強檔案工作人員的自身建設

檔案工作專業性很強，對干部素質的要求很高。這就要求檔案干部要安心本職工作，加強學習，鉆研業務，熟悉民政工作的歷史和現狀，努力掌握現代化的服務手段，提高為民政工作服務的能力，真正成為民政檔案工作的專家。檔案工作人員不僅要熟悉檔案工作知識，也要了解民政工作歷史，分析每個歷史時期民政工作的特點，同時要加強對當前重點業務工作的研究，只有這樣，才能更好地為今天和明天的業務工作提供服務，為民政工作順利開展創造有利條件。

二、民政檔案體系的改革和發展

當前，檔案工作面臨著新的形勢，一是計算機技術、網絡技術、信息技術的迅速發展及廣泛應用，為民政檔案工作的跳躍式發展帶來了機遇和挑戰；二是隨著經濟社會的不斷發展，民政部門的社會公共服務職能日益顯現，改善民生賦予了檔案管理新的發展機遇和新的內涵，使民政檔案體系的內容更加豐富；三是民政檔案工作自身的改革，如立卷改革、檔案保管期限改革，給檔案工作注入了新的內容。在新的形勢下，如何推進民政檔案體系的深入改革，我認為要從以下三方面著手。

1、圍繞便民開展信息化建設。

檔案工作不只是看管好一大堆資料，關鍵是用活。檔案工作的最終目的是為了利用，要在搞好檔案資料的收集、整理和保管、確保檔案信息和系統安全的基礎上，在提供紙質檔案的同時，利用電子技術提供電子信息服務和聲像資料服務，拓寬利用渠道，豐富利用內容，積極為群眾、為領導以及有關部門提供利用服務,發揮檔案的參考和資政作用。因此要與時俱進，開拓思路，在做好保管工作的同時，積極改革傳統的工作方式，更新工作手段，以變被動為主動。如單位的一些重大業務活動，可以到現場采集音像和文件資料，直接完成歸檔工作。檔案資料的信息化建設應與民政信息化建設統籌考慮，同步發展。可以購進一些必要的先進設備，用現代化手段推動檔案工作的深入開展。

2、圍繞利民實現檔案有效利用。

國家檔案局提出了“十五”期間檔案事業發展規劃，中心思想就是以服務為主題，以發展為動力，使檔案工作上一個新臺階。檔案工作和其他工作一樣，就是要圍繞中心，服務大局，與時俱進，開拓創新，在為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務方面有所建樹，發揮檔案的作用，實現檔案的價值。以改善民生為出發點和落腳點，著眼于人民群眾關注、關心的熱點、難點問題，積極開展檔案編研工作，特別是加強對婚姻登記管理、棄嬰收養、優待撫恤、雙擁、城鄉居民最低生活保障、復退軍人接收安置等方面的原始檔案資料的管理，使民生檔案的利用走向深入。

3、圍繞安民創新檔案利用機制。

隨著民政業務范圍的不斷拓展，與基層的業務聯系也在增多，因此要加強對關聯單位檔案工作的指導，全面履行檔案工作職責，要以點帶面、上下聯動、推動全局。完善縣、鎮、村三級民政部門民生檔案管理機制，區別對待，分類管理，做到使之更加接近人民群眾，更加安全、有效地利用好這些檔案。加強地名檔案管理，開展好地名咨詢業務，編輯出版各種地名工具書等重要資料。搞好民間組織登記檔案管理，民政部門要在動態管理的基礎上，及時披露民間組織信息，增強其社會責任意識。認真搞好社區建設檔案管理，通過建立健全社區檔案規章制度，促進社區各項社會事務的順利開展，為構建和諧社會奠定堅實的基礎。