病案示蹤系統(tǒng)的開發(fā)與研究

王軼歐　張國強

【摘要】 目的 隨著病案數(shù)量的不斷增加以及病案利用率的不斷提高,病案管理難度越來越大,因此如何改善現(xiàn)有手工操作的落后面貌，提高病案在流通中的精確定位，提高病案室的工作效率，更好地服務于醫(yī)療、教學、科研和醫(yī)院管理，成為擺在我們面前的一道課題。方法 在醫(yī)院HIS系統(tǒng)支持下,進行病案示蹤軟件及條形碼技術的開發(fā)與應用研究。結果 利用信息技術的發(fā)展,實現(xiàn)了病案示蹤系統(tǒng)軟件及條形碼技術的開發(fā)與應用。結論 本系統(tǒng)的開發(fā)與應用,提高了工作效率,是一種實用的病案管理方式.

【關鍵詞】病案管理;示蹤;條形碼

1 研究立項的意義和必要性

病案是醫(yī)院信息最寶貴的資源,它的使用范圍涉及到醫(yī)、教、研、公檢法及醫(yī)療保險等各個領域，特別是近年來，隨著公眾法律意識的增強，醫(yī)療保險制度的實施和深入，病案使用率越來越高。目前，本院正處于快速發(fā)展的階段，病案較往年呈大幅度的增長趨勢。采用手工管理的方式在回收、入庫、出庫、借閱、歸還、復印、查詢等各個環(huán)節(jié)很容易出錯，而且明顯感覺力不從心，工作效率低下。(1)主要癥結表現(xiàn)在病案復印、借閱工作中，找不到病案。究其原因：①我們的病案自回收至真正入庫歸檔要經(jīng)過好多環(huán)節(jié)，其間首先要等科主任、負責醫(yī)簽字，然后還要等質(zhì)控醫(yī)師終末審核，對于問題病歷還要等當事人來進一步完善。另外，還要有醫(yī)保、輸血、感染等相關職能科室檢查，這樣造成了同時期出院病歷不能同期歸檔，因此是否入庫無從得知，工作人員經(jīng)常往返于庫房與病案室之間；②批量入庫時，由于缺乏具體數(shù)字支持，再加上現(xiàn)在病床周轉(zhuǎn)很快，病歷很薄，難免有夾帶的可能，一旦歸檔錯誤，再要查找有如大海撈針；③病案借閱、歸還采用手工登記復雜而凌亂，由于借閱量很大，時常會有差錯，而且難以統(tǒng)計，對于未按時歸還的又不能預警，查找很不方便、快捷。由于上述種種原因，造成病歷所在無法及時、準確定位，查找病案時費時、費力、而且時常會導致患者及外調(diào)人員不滿。因此如何改善現(xiàn)有手工操作的落后面貌，提高病案在流通中的精確定位，提高病案室的工作效率，更好地服務于醫(yī)療、教學、科研和醫(yī)院管理，成為擺在我們面前的一道課題。為此，我們要充分利用信息技術的發(fā)展，在計算機室的配合下進行病案示蹤軟件及條形碼技術的開發(fā)與應用研究。

2 病案示蹤系統(tǒng)的功能設計

2.1 設備及系統(tǒng)運行環(huán)境的選擇 ①計算機設備;②操作系統(tǒng):WIN98或以上;③數(shù)據(jù)庫;④HIS系統(tǒng)無逢鏈接;⑤條形碼掃描器。

2.2 條形碼的生成 條形碼是本系統(tǒng)運行的基礎。患者收治住院時，其基本信息存儲于醫(yī)院HIS系統(tǒng)，利用條形碼技術，從住院處即可打印帶有條形碼標識的住院病案首頁。條形碼即隨病案一起流通。

2.3 病案回收 患者出院后，病案科人員對回收的病案使用掃描器掃描首頁上的條形碼就可以將病案號、姓名、入院日期等基本信息錄入到系統(tǒng)中，顯示為“在科室”。

2.4 病案入庫 病案整理完成后，需要入庫歸檔時，點擊入庫窗口，再次掃描條形碼，系統(tǒng)中顯示此份病案為“入庫房”。

2.5 病案借閱

2.5.1 醫(yī)務人員借閱病案時,對于“在科室”病案，直接掃描條形碼生成借閱清單，并規(guī)定歸還期限，超期未還設置預警，并且借閱人歸還之前不能再次借閱其他病歷。

2.5.2 對于“入庫”的病案，從庫房中取出后，首先掃描至“在科室”，然后按“在科室”流程借閱。對于原有病案沒有條形碼的，即用購買的條形碼粘貼到病案首頁上，手工輸入條形碼信息，掃描至“在科室”后借閱。

2.5.3 每份病案在借閱流通時，均應登記借閱目的，包括：再住院、死亡病歷討論、病歷不完善返修、晉級、科研論文需要、信訪及其他。系統(tǒng)預置字典庫，上述只需用鼠標選中即可。

2.6 病案歸還

借閱人歸還后，掃描條形碼，更新借閱信息，保存狀態(tài)暫為“在科室”，以備以后一同再次入庫歸檔。附圖5

2.7 病案復印

掃描要復印病案條形碼，自動添加復印時間、復印累計次數(shù)，同時記錄復印申請人，復印原因。

3 效果和收益

3.1 本系統(tǒng)實時記載了“病案流通狀態(tài)”，分為“在科室”、“入庫房”、“借閱”、“歸還”、“復印”，提高了病案在流通中的精確定位，提高了病案室工作效率。

3.2 本系統(tǒng)可生成各類統(tǒng)計報表，如未歸檔(在科室)病歷表、歸檔(入庫房)病歷表、借閱登記表、超期未還登記表、復印登記表等。

3.3 本系統(tǒng)具有準確、快捷的查詢功能 對于病案的去向、病案的利用情況提供了多方面的查詢，從而更好地為醫(yī)、教、研、公、檢、法、保險領域及患者服務。

參 考 文 獻

［1］ 胡以霞.病案管理信息系統(tǒng)的探討與設計.中國病案,2008,9(3):31-33.

［2］ 陳俐,等.醫(yī)院病案管理軟件系統(tǒng)編制及條形碼應用的研究.中國病案,2005,6(11):31.