醫院應付賬款管理存在的問題及建議

寧君云

【摘要】應付賬款能緩解醫院流動資金緊張的矛盾,也能節約醫院的資金成本,其核算和管理關系到醫院的資金周轉,甚至影響到醫院的生死存亡。因此,醫院應把應付賬款作為一項長期的、制度化的工作來抓,使各項措施落到實處。

【關鍵詞】 醫院 應付賬款 管理

隨著醫療業務的擴大,醫院流動資金的需求量越來越大,醫院流動資金的供需矛盾和管理難度日益突出。為使有限的流動資金發揮更大的經濟效益,或為緩解醫院流動資金不足,大部分醫院在物資采購與付款過程中,都采取“先物資采購、后付款”的資金管理模式,即產生了應付賬款。筆者就如何加強應付賬款的管理作一探討。

應付賬款是指醫院因購買藥品、材料物資、醫療設備或接受勞務供應等應付給供應單位的款項。為了核算醫院的應付賬款增減變化情況,應設置“應付賬款”科目。“應付賬款”期末貸方余額反映尚未償還的應付款項。

一、存在的問題及成因

1、應付賬款掛賬不及時,造成流動資產和固定資產“賬賬不符”

醫院物資信息系統與財務信息系統相互獨立,各自運行,沒有聯機操作。資產進入醫院時在醫院后勤物資信息系統已入庫,而后勤物資部門卻遲遲不將發票及入庫單等原始憑證上交財務部門進行賬務處理,有的幾年后才掛賬;或者供應商未提供發票,后勤物資倉儲部門沒有對已入庫但發票未到的材料入庫單上報財務部門暫估入賬。于是造成財務總賬與后勤物資信息系統反映的流動資產和固定資產明細賬“賬賬不符”,甚至部分醫院出現財務報表中“庫存物資”為負數但仍然正常運行的奇怪現象。

2、未設置“預付賬款”科目

在采購過程中,有些公司要求預付部分或全部貨款,因為《醫院會計制度》未設置“預付賬款”科目,所以發生預付貨款時,只有按采購人員借款掛“其他應收款—某某個人”科目,等到材料驗收合格入庫且收到發票時再沖個人借支。如果采購人員忘記借支預付采購事項,未注明沖借支,財務部門按入庫單及發票金額全額付款或掛賬,則可能導致將款項重復支付給供貨單位,給醫院造成不必要的經濟損失及經濟糾紛,同時造成“其他應收款—某某個人”虛掛而夸大醫院資產,導致資產信息失實。

按照規定,應付賬款或預付賬款業務必須以合法有效的供應合同為基礎,而有的醫院的預付賬款業務根本無對應的合同,而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋,為他人進行非法結算,將所得回扣或傭金據為己有或者利用該項業務轉移資金予以貪污,隱匿收入,挪用或私設“小金庫”。

3、應付賬款的支付存在安全隱患

(1)當今付款方式一般采用轉賬支票或網銀付款方式,有些醫院以轉賬支票方式付款時,只將經辦人簽字的支票存根作為付款憑據,沒有同時將銀行蓋章確認付款的出票人回單作為付款依據,可能產生支票正聯與存根聯收款單位不一致的情況,容易產生舞弊現象。

(2)某些外地供貨單位為加速貨款回收,授權單位的業務員負責收款,有些供應商甚至授權款項轉到業務員個人賬戶,有些業務員素質不高、心術不正,就可能發生業務員收到醫院貨款不上交供應單位的現象。

(3)有些醫院采用銀行承兌匯票方式支付貨款,醫院一般都要求供應單位業務員親自來取并在票據存根聯簽字確認,但仍難防有些業務員拿到承兌匯票后不上交供應單位而直接貼現并據為已有,供應單位因無法追回貨款,就轉而追究醫院的責任,從而給醫院帶來很多不必要的經濟糾紛,不利于資金的安全管理,在某種程度上也損害了醫院的信譽。

4、應付賬款支付不及時

醫院在購買材料物資、藥品、醫療設備等時與供應商簽訂了采購合同,明確規定分期付款或具體付款日期,但某些醫院為了充分使用信用資金,有意或無意延后付款,不按合同支付,甚至拖延幾個月付款。很多供貨單位與醫院基本上保持長期供求關系,供貨單位在以后的交易中會考慮醫院的財務信用,通過提高價格等方式將貨幣資金時間價值、風險價值充分考慮進去。表面上看醫院是充分利用了信用資金,但實際上損失了商業信用。

二、改進方法建議

1、嚴格執行“采購與付款業務”崗位職責分工控制制度

建立采購與付款業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。采購、驗收、儲存、應付賬款業務記錄和貨幣資金的支付必須由不同的部門或人員獨立辦理,確保應付賬款發生和核準采購業務的協調性,應付賬款金額和實際驗收物品或接受勞務價值的一致性。

2、健全會計科目,嚴格規范應付賬款的掛賬工作

要求采購部門及時將入庫單、發票等原始票據傳到財務部門,財務部門根據原始票據及時進行相應的賬務處理。對發票已到、材料已驗收入庫但未付款的交易應及時進行賬務處理,借記相關科目,貸記“應付賬款”;對材料已驗收入庫但發票至月末仍未收到的交易,根據后勤物資部門等提供的入庫單暫估入賬,待下月初用紅字沖銷。同時要求物資采購部門及時將手續齊全的有關原始票據(包括發票和入庫單)送財務部門進行賬務處理,對不符合物資采購合同規定的堅決不掛賬。為了查找、核對方便,應在“應付賬款”科目下設“藥品類供應商”、“材料類供應商”、“試劑類供應商”二級科目,按發票上注明的具體的供貨商名稱設置三級明細科目。

3、優化付款安全的內控措施

首先在采購部門和財務部門建立詳細的供貨單位信息表,包括單位名稱、開戶銀行、銀行賬號、供應商地址、聯系人等內容,如發生變更,需經采購部門確認、財務部門存檔后方可生效。其次在每次支付藥品、材料物資等款項時,經采購部門、財務部門兩方審核確認無誤,經院領導審批后才能付款。款項要通過網上銀行支付或轉賬支票支付,不允許開具現金支票,確保款項付至供貨單位預留的賬戶與開戶銀行。如果供貨單位要求委托付款,一定要有書面委托函,并由法人代表簽字蓋章及供貨單位蓋章確認。對于開具的應付票據,及時通知供貨單位,并要求供貨單位業務員在票據存根聯親自簽字后取走,以確保資金安全。

4、加強應付賬款的核對工作

對于應付賬款業務較多的大中型醫院來說,應設立專門的往來賬核對會計,設立專門賬簿登記應付賬款往來賬。醫院內部要結合核對材料總賬與明細賬,定期或不定期地核對應付賬款總賬和明細賬記錄,同時還必須與供貨單位及時進行核對,防止串戶、錯記、漏記、弄虛作假和貪污挪用等問題的發生。在核對過程中發現問題、查找原因、及時解決或提請上級領導解決,必要時與采購部門、供貨單位多進行溝通。

5、按預算合理安排資金

資金預算管理是財務管理的基本方法和重要手段。財務科應在每月安排預算時,分清輕重緩急,既要滿足藥品、物資材料儲備等的日常需求,又要保證大修、大購、基本建設等專項資金需求,使醫院資金的周轉實現良性循環。采購部門按照預算金額安排每月的付款明細計劃,對于合同明確規定具體付款日期的,一定要按合同規定條款執行,以免造成違約。若合同中供應單位提出類似(2/10,1/30,N/60)付款方式,則醫院應結合實際現金流量狀況及資金成本率等因素考慮是否享受現金折扣,即在何時付款比較劃算。付款時必須填制付款審批單,財務部門憑審批簽字齊全的付款審批單辦理付款。

6、建立相應的內部審計監督制度,充分發揮醫院內部審計部門的作用

針對應付賬款在醫院財務中的重要性,醫院內部審計部門應定期或不定期地對應付賬款進行內部審計,定期檢查采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。對應付賬款原始憑證中的數量、價格及計算的正確性進行驗證,重點審核有無采購合同、“請購單”、“供應發票”、“驗收單”和付訖“轉賬支票”或網上付款單據等原始憑證是否齊全、日期是否吻合、有無核準簽單進行檢查,防范因管理不嚴而出現的虛假交易、挪用、貪污及資金體外循環等問題。

【參考文獻】

[1] 王海濤、蘭穎:最新醫院財務會計制度全書[M].北京:中國物價出版社,1999.

[2] 程琳:“預付賬款”舞弊表現及其審計[J].會計之友,2007(10).

(責任編輯:胡婉君)