電子檔案的保護及其對檔案業務的影響

陸 敬

摘要電子檔案與紙質檔案的載體不同,保護條件也必然不同。電子檔案的形成對檔案業務產生了巨大影響,電子檔案發展也對檔案人員素質和檔案工作的發展提出了新的要求。

關健詞電子檔案載體 保護

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-262-01

由于電腦的普及,電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性,對傳統檔案的整理與保護理論造成很大的沖擊,電子文件與傳統紙質檔案在整理與保護技術上有很大的差別,這些差別將是電子時代檔案整理與保護技術的新領域。

一、 電子文件的特點

與紙質文件比較,電子文件有以下幾個特點:(一)電子文件需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(二)電子文件可直接由計算機等辦公設備迅速地處理和傳遞;(三)電子文件是可共享的,不受時間和距離的影響;(四)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子檔案的保護

(一)電子文件的載體材料是磁性物質和光盤

聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點,直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素,它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子文件載體材料的保存壽命一般僅為5—15年,溫度為16℃—20℃,相對濕度為40%?%。

(二)防止灰塵

對電子檔案載體的危害有特別重要的意義,在電子檔案保存過程中,要采取密封措施防止灰塵。灰塵一旦對電子檔案載體造成危害,載體上所記錄的信息可能會局部丟失,原始信息無法讀出,使電子檔案失去保存價值。

(三)注意避光

光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化,從而影響電子檔案的耐久性,檔案庫房應設法阻止光線尤其是紫外線直接射入,并盡量使用無紫外線燈光照明,將電子檔案避光保存,利用時,最大限度地減少曝光時間和強度。

(四)遠離電磁場

外來電磁場作用于磁性載體,能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化,造成信號失落或信噪比降低,破壞記錄信息,影響讀出效果。因而要遠離強電磁場10米以上,將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內(鐵盒除外)。

(五)防止機械應力和強烈震動

電子檔案在存在時應設法保持其載體的平直度,防止電子檔案載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響,以保證信息再現的準確性。強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰減,從而破壞記錄信號。

(六)防治有害生物

通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制;還可采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒:化學方法有:熏蒸或擦拭,常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷;物理方法有:真空消毒、遠紅外線消毒、微波消毒、鈷60-%射線輻射消毒。

(七)定期檢測和拷貝

不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子檔案壽命,確保電子檔案的長期可讀性的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

(八)分套保存

電子檔案至少要一式三套保存,一套供查閱利用,一套封存保管作為備用,第三套異地保存,以防止突發事件。

三、電子文件對檔案業務管理工作的影響

傳統檔案工作以紙質材料為工作對象,而電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改的,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這使文件與檔案之間沒有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實體分類也將被取代,因為實體分類的結果只能體現一種單線排列的屬性聯系,而電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對文件進行自由組合分類。

電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質檔案,但隨著科技的發展,電子檔案必將成為今后檔案工作的主流。因此必須改變檔案人員的知識結構,以適應信息技術和檔案事業的發展;必須抓好知識更新,使檔案人員擁有廣博的知識。可以肯定,加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。