論醫(yī)院內(nèi)部會計控制制度的建立和完善

黃 敏 童 心

摘 要:就目前醫(yī)院內(nèi)部控制存在的薄弱環(huán)節(jié)進行探討,以使現(xiàn)代醫(yī)院逐步適應人們生活水平不斷提高而對醫(yī)療市場的高要求,加強和完善內(nèi)控制度建設(shè),努力降低醫(yī)療成本,使醫(yī)院走向法治化、規(guī)范化、制度化,提高醫(yī)院整體管理水平。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;內(nèi)部控制;建立和完善

中圖分類號:F606.6文獻標識碼:A文章編號:16723198(2009)22017902お

內(nèi)部控制是指單位為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質(zhì)量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循和發(fā)展戰(zhàn)略得以實現(xiàn)等,而由單位管理層及其員工共同實施的一個權(quán)責明確、制衡有力、動態(tài)改進的管理過程。醫(yī)院內(nèi)部控制是醫(yī)院為了保證業(yè)務活動的有效進行和資產(chǎn)的安全、完整,防止、發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤、舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整、有效而制定和實施的措施及程序。其重要組成部分即內(nèi)部會計控制。醫(yī)院內(nèi)部會計控制是醫(yī)院為實現(xiàn)既定目標而形成的一種自我調(diào)整、自我約束、自我控制的制約機制。

1 完善和制定各項會計內(nèi)控制度是財務管理的重要基礎(chǔ),是經(jīng)濟安全運行的基本保障

結(jié)合“醫(yī)院管理年活動”建立符合本單位實際情況的內(nèi)部會計控制體系,合理設(shè)置會計崗位;建立規(guī)范化、標準化、程序化的業(yè)務操作規(guī)程,加強崗位之間和部門之間相互制約;加大崗位輪換,特別是重點要害崗位的輪換;正確處理控制點與控制面之間的關(guān)系。嚴謹?shù)膬?nèi)部控制,不僅要對醫(yī)院財務管理的各個方面實行全方位的有效控制,把醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動全面置于監(jiān)控之中,而且針對醫(yī)院經(jīng)營管理的重要方面、重要環(huán)節(jié)實行重點控制。“面”的控制與“點”的控制應有機結(jié)合,形成醫(yī)院內(nèi)部控制的有效體系。

(1)建立不相容職務相互分離制度。

合理設(shè)置會計崗位,明確其職責權(quán)限,形成相互制約機制。不相容職務相互分離控制,所謂不相容職務,是指如果一個人擔任既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務。不相容職務分離的核心是“內(nèi)部牽制”,因此,醫(yī)院在設(shè)計、建立內(nèi)部控制制度時,首先應確定哪些崗位和職務是不相容的,其次要明確規(guī)定各個機構(gòu)和崗位的職責權(quán)限,使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約,形成有效的制衡機制。在橫向關(guān)系上,至少要由彼此獨立的兩個部門或人員辦理,以使該部門或人員的工作接受另一個部門或人員的檢查和制約,在縱向關(guān)系上,至少要經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié),以使下級受上級監(jiān)督,上級受下級牽制。不相容職務主要包括:授權(quán)審批、業(yè)務經(jīng)辦、會計記錄、財產(chǎn)保管、稽核、檢查等。

(2)建立授權(quán)審批制度。

明確規(guī)定涉及會計相關(guān)工作的授權(quán)審批范圍、權(quán)限、程序、責任等內(nèi)容。醫(yī)院內(nèi)部各級管理者必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔責任,會計人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理會計業(yè)務。

(3)建立會計網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制制度。

運用計算機信息技術(shù),建立醫(yī)院內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施;同時必須加強對醫(yī)院財務計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護,數(shù)據(jù)輸入與輸出,文件儲存與保管,網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。

(4)建立預算管理控制制度。

規(guī)范預算的編制、審定、下達和執(zhí)行程序,及時分析、控制、調(diào)整預算差異,確保預算的順利執(zhí)行。預算內(nèi)資金實行責任人限額審批制度,限額以上資金實行集體審批制。重大經(jīng)濟事項實行集體決策制,由院務委員會或院長辦公會集體討論通過并提請職代會專門委員會表決通過,形成內(nèi)部文件,從而降低決策風險,嚴格控制無預算的資金支出。

(5)建立財產(chǎn)管理控制制度。

未經(jīng)授權(quán)的人員不得接觸財產(chǎn),采取定期盤點,做到賬實相符,賬賬相符,確保各種財產(chǎn)的安全完整。

(6)建立財務風險控制制度,樹立風險意識,科學掌握負債經(jīng)營,有效降低財務風險和經(jīng)營風險。

(7)建立票據(jù)管理控制制度。

醫(yī)院的收費票據(jù)必須由會計人員專人管理,設(shè)立專用的賬本。

①收費票據(jù)的領(lǐng)用管理。

收費票據(jù)按類別設(shè)立賬本,票據(jù)名稱、數(shù)量、規(guī)格、起訖號碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人簽字等內(nèi)容填寫齊全。領(lǐng)用時按序號發(fā)放,當面查清領(lǐng)用號碼,初始收費員領(lǐng)用票據(jù)兩本,以后每次領(lǐng)用一本,循環(huán)交替使用,領(lǐng)用之前,核銷上一本,按號碼逐一檢查,不得有缺號、漏號現(xiàn)象。

②收費票據(jù)的審核、監(jiān)督。

對于手工填寫的收費票據(jù)要嚴格審核:交款日期、收費日期是否相符,大、小寫金額是否一致,有無金額涂改現(xiàn)象,作廢票據(jù)是否三聯(lián)齊全,是否加蓋作廢印記等項目。對于退費票據(jù)也要嚴格審核,有關(guān)負責人是否簽字認可、有關(guān)原始收費的票據(jù)聯(lián)次是否齊全。通過嚴格的審核監(jiān)督,能有效地杜絕弄虛作假、公款貪污現(xiàn)象。

③收費票據(jù)的電腦監(jiān)控。

制定微機管理制度及相應的各類人員崗位責任制并采用計算機聯(lián)網(wǎng)管理,相互監(jiān)控。門診收費員每日每人的交款數(shù)額要及時與計算機匯總額核對,相符后方能核銷當日的票號。住院、急診收費人員每人每日的收款總額,也要與計算機匯總額核對,金額相符并檢查票據(jù)填寫及病人收、退押金情況。當日的收款必須當日全額上繳,以有效地防止延期交款,挪用公款等行為的發(fā)生。

④收費票據(jù)的年檢、核銷管理。

收費票據(jù)每年年檢一次,各類票據(jù)必須逐號排列登記造冊,有存根類票據(jù)還應將存根整理裝箱,報衛(wèi)生廳年檢。年檢、核銷后的票據(jù)妥善保管,保管時限三年,過期后提出申請,批準后統(tǒng)一集中銷毀。并在“票據(jù)購買證”上按本逐號登記、簽章。

(8)建立貨幣資金控制制度。

財務管理的核心是貨幣資金,醫(yī)院貨幣資金實行“統(tǒng)一領(lǐng)導,集中管理”原則。加強銀行賬戶管理,嚴格按規(guī)定開立銀行賬戶,禁止多頭開戶。指定專人(非出納人員)每月至少核對一次銀行存款余額,并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。嚴禁一人保管支付款項所需的全部銀行預留印鑒。加強票據(jù)管理,尤其是領(lǐng)用空白支票的管理。根據(jù)規(guī)定程序辦理貨幣資金支付業(yè)務。嚴格執(zhí)行規(guī)定的審批權(quán)限,建立總會計師制度。出納根據(jù)審核無誤的支付憑證,按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),并及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。防止貨幣資金體外循環(huán),嚴禁私設(shè)“小金庫,賬外賬”。同時要做好:

①貨幣資金收入控制。醫(yī)院的收入主要包括醫(yī)療收入、藥品收入、其他收入。做好收入內(nèi)部控制,一是要嚴格執(zhí)行國家規(guī)定的統(tǒng)一收費標準,依法取得合法收入,并使用財政部(廳)、衛(wèi)生部(廳)規(guī)定的統(tǒng)一收費票據(jù),實行門診和住院收入清單制。二是保證收入資金的安全,目前大型醫(yī)院日資金收入在幾十萬或更多,確保資金安全是財務部門內(nèi)部管理控制的重要工作。制訂科學的貨幣資金收入管理制度,加強收費票據(jù)領(lǐng)用、保管、核銷工作,成立收費稽查組,由專人每天對門診、住院收入、退費、結(jié)算等工作進行核查,確保資金安全。

②貨幣資金支出控制。嚴格執(zhí)行支出預算,控制無預算的資金支出,嚴格執(zhí)行不相容職責相互分離原則。

銀行存款應由三人管理較為科學嚴謹。即出納根據(jù)審核無誤的支付憑證開出銀行匯款憑證,會計主管(和另一名會計)管理銀行印鑒,再由另一名會計核對銀行存款余額,形成相互牽制、互相制約,確保銀行存款資金安全。嚴格執(zhí)行支出審批制度,實行支出“聯(lián)審會簽”制,即對每筆經(jīng)濟業(yè)務進行嚴格審核,形成領(lǐng)導和財務雙向監(jiān)督,聯(lián)合把關(guān)的內(nèi)部控制制度。

2 對醫(yī)院內(nèi)部會計控制制度建設(shè)的建議

(1)相關(guān)人員在從事經(jīng)濟業(yè)務時,必須明確業(yè)務處理權(quán)限和承擔的責任。對一切經(jīng)濟業(yè)務,均要經(jīng)過復核,重大經(jīng)濟業(yè)務實行“雙簽”制,禁止一人全過程處理經(jīng)濟業(yè)務,建立以“防”為主的監(jiān)控防線。

(2)設(shè)立事后監(jiān)督組,對各個崗位、各項經(jīng)濟業(yè)務進行經(jīng)常性和周期性的核查,建立以“堵”為主的監(jiān)控防線。

(3)內(nèi)審人員通過內(nèi)部常規(guī)稽核、落實舉報、監(jiān)督審查,建立以“查”為主的監(jiān)控防線。實施“防、堵、查”遞進式的監(jiān)督控制體系,及時發(fā)現(xiàn)問題,防范和化解醫(yī)院經(jīng)營風險和財務風險,對預防和治理腐敗將具有十分重要的意義。

(4)加強對內(nèi)控主體“人”的控制。醫(yī)院經(jīng)營風險、財務風險產(chǎn)生的行為主體是人。要真正使醫(yī)院內(nèi)部控制制度發(fā)揮作用,除領(lǐng)導應以身作則外,還應做好以下工作:

①及時掌握內(nèi)部會計人員思想狀況。

醫(yī)院領(lǐng)導及部門負責人對重點崗位人員的思想和行為進行分析,著重了解他們是否有賭博、炒股、經(jīng)商、與社會劣跡人員往來和追求超常消費等情況,掌握可能犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。

②對會計人員進行職業(yè)道德教育和業(yè)務培訓。

從正反兩方面加強對會計人員的法規(guī)、廉潔等方面的教育,增強會計人員自我約束能力,促使他們自覺執(zhí)行各項法律法規(guī)、遵守財經(jīng)紀律,奉公守法、廉潔自律。加強對會計人員的繼續(xù)再教育,特別重視對會計人員的業(yè)務能力培訓。

綜上所述,醫(yī)院內(nèi)部會計控制是醫(yī)院財務管理的核心,是提高整體管理水平、提高會計信息質(zhì)量,及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯誤和舞弊行為的有力措施,從而使醫(yī)院健康發(fā)展、良性循環(huán)、有秩經(jīng)營,以保障醫(yī)院法制化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。

作者簡介:

王志國(1977-),男,江蘇科技大學會計學碩士研究生,研究方向為審計理論與方法;張學軍(1964-),女,江蘇科技大學副教授,科學管理與工程碩士,研究方向為審計與會計。