關(guān)于強化會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制的研究

徐秀鳳 陳志芳

摘要:本文在對會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制帶來的控制環(huán)境的變化和企業(yè)在會計電算化環(huán)境下面臨的內(nèi)部控制問題進行分析的基礎(chǔ)上,提出企業(yè)強化會計電算化下內(nèi)部控制的措施,以化解會計電算化帶給企業(yè)的種種風險,充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞:會計電算化內(nèi)部控制會計信息系統(tǒng)

目前,絕大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立起會計信息系統(tǒng),實現(xiàn)了會計電算化,與傳統(tǒng)的手工做賬相比,會計電算化在會計核算方式、數(shù)據(jù)處理程序、信息存儲方式和存儲介質(zhì)等方面發(fā)生了變化,因此,適用于手工做賬環(huán)境下的內(nèi)部控制已經(jīng)不能適應新的環(huán)境,這就需要針對新的環(huán)境以及出現(xiàn)的內(nèi)部控制問題,采取適當?shù)拇胧?在制度和實踐兩個方面強化內(nèi)部控制,防范和化解會計電算化帶給企業(yè)的新的風險。

一、會計電算化帶給企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境的變化

計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在會計領(lǐng)域的應用是會計核算方式的一次革命,與傳統(tǒng)的手工做賬相比,在大大地提高了工作效率的同時,會計電算化給企業(yè)的內(nèi)部控制的環(huán)境帶來了巨大的變化,主要表現(xiàn)在核算程序、數(shù)據(jù)存儲及傳遞方式、資料存儲介質(zhì)等方面。

(一)會計核算程序的變化

在實現(xiàn)會計電算化后,會計人員只要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務在計算機上進行一次輸入,會計信息系統(tǒng)即可以完成總賬、明細賬、日記賬等的登記處理工作,改變了手工記賬下的總賬、明細賬、日記賬逐筆登記的繁瑣程序,減少了日后總賬和明細帳核對的工作量,極大地提高了工作的效率,節(jié)省了人力、物力、財力。

(二)數(shù)據(jù)存儲及傳遞方式的變化

在會計信息系統(tǒng)中,所有的會計信息都是以電子文檔的形式保存,而不僅是以前的全部在紙質(zhì)的憑證、報表上記錄。網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展,使的數(shù)據(jù)的傳遞更加便捷,會計資料一般也會通過網(wǎng)絡進行傳輸,實現(xiàn)了會計的實施核算,避免了由于數(shù)據(jù)傳遞延遲造成的會計資料的全面和準確等方面的一系列問題。

(三) 資料存儲介質(zhì)的變化

在傳統(tǒng)的手工做賬方式下,所有的會計資料都是以紙質(zhì)的方式裝訂并且保存,而在企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化之后,會計資料除了輸出打印后以紙質(zhì)形式保存外,還要以磁盤或光盤的形式進行保存,更加便于資料的查詢和統(tǒng)計工作,但也存在磁盤或者光盤難以保存、數(shù)據(jù)存在丟失可能的問題。

二、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題

隨著會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境帶來的變化,在傳統(tǒng)的手工做賬下的內(nèi)部控制的制度和體制已經(jīng)不適應新的會計核算環(huán)境,于是便出現(xiàn)了一系列的內(nèi)部控制方面的問題,影響了企業(yè)內(nèi)部控制的效果。

(一)會計數(shù)據(jù)的準確性降低

在傳統(tǒng)的手工做賬方式下,雖然做賬的程序復雜,但是通過總賬、明細賬、日記賬的逐筆登記可以相互檢查數(shù)據(jù)登記的準確性,日后也可以通過賬賬核對發(fā)現(xiàn)問題,但在會計電算化的一次性登記方式下,如果數(shù)據(jù)登記錯誤就會造成總賬、明細賬、日記賬等一系列的數(shù)據(jù)錯誤,并且無法通過賬賬核對來發(fā)現(xiàn)錯誤,大大增加了會計核算過程中的操作風險,影響會計數(shù)據(jù)的準確性。

(二)會計電算化下會計數(shù)據(jù)的保密性有待加強

對紙質(zhì)的會計資料進行非法修改非常困難,并且可以通過字跡的辨認形成核算監(jiān)督機制,但在會計電算化方式下,會計信息系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)很容易被非法修改并且不會留下痕跡,監(jiān)督機制也被弱化了。在會計電算化核算中,企業(yè)也存在數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡傳遞中被非法盜取、作為會計資料存儲介質(zhì)的磁盤或光盤損壞造成數(shù)據(jù)丟失等問題,現(xiàn)有的會計內(nèi)部控制制度亟待加強。

(三)會計信息系統(tǒng)的安全性

企業(yè)的會計信息系統(tǒng)不僅僅提供會計核算功能,還可以完成原先由其他部門完成的工作,如銷售預測、人力資源規(guī)劃管理等,因此企業(yè)對會計信息系統(tǒng)的依賴性越來越大,對某一事物過分的依賴往往會使得企業(yè)的經(jīng)營風險增大,此處也不例外。企業(yè)的會計信息系統(tǒng)可能會由于程序的設(shè)計問題、病毒感染、黑客攻擊或者電源突然切斷而崩潰,這就會造成企業(yè)會計工作甚至其他的經(jīng)營管理工作的中斷,影響企業(yè)的正常經(jīng)營活動,因此,增強會計信息系統(tǒng)的安全性成為企業(yè)內(nèi)部控制需要著重加強的一個方面。

三、強化會計電算化下內(nèi)部控制的措施

企業(yè)內(nèi)部控制的目的就是保證企業(yè)資產(chǎn)的完整以及會計信息的準確性,會計電算化帶給企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的變化以及造成了一系列的會計信息準確性降低、增大經(jīng)營風險等問題,因此,必須制采取有效的措施強化會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制,包括提高會計信息準確性、保密性及會計信息系統(tǒng)的安全性三個方面的措施,以提高提高電算化的科學管理水平,促進企業(yè)的不斷發(fā)展。

(一)強化組織結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)控制,保證會計信息的準確性

1.設(shè)計合理、有效的組織結(jié)構(gòu)。

會計信息系統(tǒng)通常包括系統(tǒng)程序設(shè)計、維護和管理、會計數(shù)據(jù)采集、審核和錄入核算等方面,要建立完善的會計信息系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu),就要保證不相容崗位之間做到人員的分離,并形成相互制約、相互監(jiān)督的體制,特別是會計憑證的審核與錄入核算的分離,以保證會計數(shù)據(jù)的完整、準確。

2.加強對會計人員的培訓。

針對目前企業(yè)會計人員缺乏計算機及網(wǎng)絡知識的現(xiàn)狀,企業(yè)應當對會計人員加強會計電算化相關(guān)知識的培訓,使計算機及網(wǎng)絡知識與會計知識相結(jié)合,提高會計人員的上機操作能力,并且要制定完善的會計電算化操作手冊,以規(guī)范會計人員的操作程序,規(guī)避因業(yè)務操作不熟練而帶來的操作風險,保證會計信息的準確性。

(二)完善數(shù)據(jù)資料的管理控制,提高其保密性和完整性

1.增強數(shù)據(jù)管理的安全性。

要完善會計數(shù)據(jù)的管理制度,提高數(shù)據(jù)的安全性,就要做好以下兩個方面的工作,一是權(quán)限設(shè)置,根據(jù)會計信息系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計,對人員的數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進行嚴格限制,完善會計系統(tǒng)的程序設(shè)計,嚴格對已錄入會計數(shù)據(jù)的控制,原則上不允許進行會計數(shù)據(jù)的修改,如確需修改,應采取分錄反向操作方式;二是嚴格系統(tǒng)的密碼管理,每一用戶只能通過自己單獨的用戶名和密碼登錄,對于在網(wǎng)絡上進行的會計數(shù)據(jù)傳輸要進行嚴格的加密,并定期更改密碼。

2. 建立健全企業(yè)檔案管理控制制度。

會計電算化中的會計檔案包括打印輸出的財務報表、賬簿、會計憑證等以及存儲在磁盤或光盤上的會計資料,對于打印輸出的紙質(zhì)檔案,企業(yè)已制定完善的保管制度并采取有效的措施予以保管,會計電算化下著重考慮的是對磁盤或光盤等存儲介質(zhì)的保管,需要做好以下幾點:第一,磁盤或光盤要保存在防潮、防磁的環(huán)境中,并且要進行備份管理;第二,對磁盤或光盤要定期進行檢查和備份,以防止由于磁性介質(zhì)損壞而造成數(shù)據(jù)的丟失,對確實損壞的磁盤或光盤要進行嚴格的銷毀,防止資料外漏;第三,磁盤或光盤的原件不允許外借,可以將復制件借出,并且要有嚴格的外借審核程序,對借出用途及歸還情況進行嚴格的登記。

(三)加強會計信息系統(tǒng)的安全性

1.加強電算化會計軟件的管理控制。

企業(yè)的會計軟件有外購和自主設(shè)計兩種。對于外購的會計軟件,在軟件選擇時一定要根據(jù)本企業(yè)會計核算的實際需要,并進行軟件的安全性測試,選擇適合企業(yè)需要、運行穩(wěn)定、安全性高的軟件。對于企業(yè)自主設(shè)計的軟件,一定要完善軟件程序的保管和修改工作,對會計軟件進行修改原因和性質(zhì)應有書面形式的報告,經(jīng)審核批準后才能實施修改,對于程序修改的各個環(huán)節(jié)都要有嚴格的監(jiān)督控制并且做完整的書面記錄,此外,還要根據(jù)會計核算環(huán)境的需要及時進行程序的更新升級,以提高會計信息系統(tǒng)防御風險的能力。

2. 加強計算機硬件的管理控制。

計算機硬件是會計電算化運行的物質(zhì)基礎(chǔ),因此加強計算機硬件的管理控制,是完善內(nèi)部控制的必然要求。完善的計算機硬件管理控制包括以下幾個方面:制定完善的計算機管理控制制度;定期對計算機設(shè)備除塵、磁盤清理,檢查防水、防火、接地等;安裝正版的殺毒軟件及防火墻,定期進行病毒庫更新和安全性能的檢查;配置UPS電源,避免因突然停電造成的會計數(shù)據(jù)丟失的情況。

參考文獻:

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