施工企業設備物資競價采購制度設計與實踐

鄭小軍

一、設備、物資競價采購制度設計符合市場化機制要求

隨著改革開放的進程,國家對鋼材、水泥等更多的建筑物資價格的放開管理,各類專業的物資市場不斷形成,進一步促使企業物資采購市場化。競價采購把單位內部的材料供應需求向市場公開要約,規定可以采用公開招標、邀請招標、和其他方式,競價單位必須多于三家,在材料的采購活動中引入了競爭機制。杜絕了在材料采購活動中個別人員的弄虛作假行為,為企業在采購環節爭取到最大的利益。競價采購的過程符合市場機制的內在要求,具有極強的生命力。

二、制度設計要強調部門協作和預算管理,有助于提升企業整體管理水平和資源配置能力

設備物資競價采購是一個系統工程。表面看來設備物資競價采購就是設備、物資部門的事情,其實不然,它是一個職能部門協同完成的管理系統。從物資采購計劃的制定、審批,競價方案的擬定、競價信息的發布、反饋、商業談判到最后的報批一系列過程,涉及到技術、生產、物資、計劃、財務、決策等部門。各部門的具體分工如下:技術部門負責施工技術設計,明確材料規格型號;計劃部門根據設計圖紙用量確定材料的價值預算;生產部門根據施工計劃確定主要材料用量報出材料計劃;物資采購部門根據以上部門提供的資料,對物資采購計劃進行審核,按核準量上報主管領導批準。計劃批準后進入采購實施階段。財務部門在物資采購的過程中主要的職責是價格的審核和監督,全過程參與競價活動,不定時地了解供貨單位情況,掌握常用物資價格行情,并且要經常性地與供貨單位聯系,抽查物資部門采購價格的真實性。以上職能部門在設備、物資采購中相互依賴共同組成設備、物資競價采購系統,缺一不可,任何部門的缺失或者不作為,就會使設備、物資競價采購系統運轉的停滯,造成制度的缺陷和管理的漏洞,給企業帶來不必要的損失。可以說只有部門協同、過程銜接、資料傳遞合理有序,才能保證競價采購系統的正常運作。

三、制度設計要抓住設備物資采購活動的重點、難點問題。怎樣化最小的成本采購到價廉物美的產品;怎樣控制設備、物資采購活動中的舞弊行為,這是采購管理的難題

通過解讀制度不難得出設備、物資競價采購制度正確把握住采購的重點在競價,難點在控制。既然是采購價格當然是重點,這點不難理解,做好競價工作就要注重物資價格信息。掌握了足夠的信息資源,對物資的挑選余地相對就大,就有可能化最少的資金,得到價廉物美的產品。控制就是要控制過程,具體來說就是要做好兩項工作,這就是計劃量的控制和價格真實性的控制。計劃的控制首先是設計圖的控制,怎樣做到合理設計、優化設計,在設計的環節解決材料節約的問題。這是制度在材料采購成本管理層面給我們出的一個考題。價格真實性的控制更多地要依賴我們員工的職業素質,但是也要注重外部的監督,制度加強了崗位控制,做到采購、保管、監督等不相容崗位的分離,這點非常重要。具體規定了設備、物資部門主管原則上不參與直接采購,大宗物資要進行聯合采購,這樣強化了職能部門內部的監督力度。制度也規定了財務監督,明確財務監督是價格真實性監督的重要一環。

四、設備、物資競價制度執行要達到增加企業效益的目的

設備、物資競價采購制度最早出現在我公司珊溪施工局,珊溪電站工程是我公司當時最大的在建工程,承建工程總投資5個多億,設備、物資采購額高達到3億人民幣,包括業主提供設備、物資在內,執行競價采購率達95%以上,增加企業直接經濟效益人民幣近仟萬元。設備、物資競價采購制度在我公司在建工程的建設實踐中作用也是十分顯著。目前,我公司灘坑施工局承擔著目前浙江省最大的水電建設項目—灘坑電站工程的建設任務。該單位2008年材料總采購額6336萬元,其中競價采購額5702萬元,競價采購率為90%,采購價格平均降低率4.95%,降低額282萬元。通過競價采購較好地控制了材料成本的增加,為企業取得了良好的管理效益。

五、關于制度實踐的幾點體會

(一)管理要以制度作保證。物資競價采購在我公司開展的比較早,通過幾年的運行,我們覺得管理要以制度作保證,管理工作的關鍵在于落實制度。一個制度再好如果沒有真正落到實處那也是一張白紙。其實物資競價采購也參照了政府采購的一些要點,開始執行的時候也遇到過沖突和矛盾。工程施工與政府采購相比有其特殊性,特別是在工程期限緊張的時候,采購過程的時間延長與工程對物資需求時間要求往往發生矛盾,物資采購人員對煩瑣的手續也有抵觸情緒,這種時候是制度服從工程進度,還是工程進度讓步?我們覺得制度的制訂是為工程建設服務,為工程施工和經營管理服務的。暫時的、局部的沖突和矛盾不能影響也不應當影響制度的執行,執行制度不能打折扣,如果說真有個別的、暫時的問題也應當在我們今后的工作中得到解決!

(二)制度要靠人來執行。制度再好,也是需要人去保證它的實施的。這里說的人包括兩種,一種是決策者;另一種就是執行者。他們之間相輔相成,相互依存,共同保證了制度的執行。很難想象一項制度如果缺少了領導的支持,換句話說這項制度如果領導都不執行,那它會是怎樣的一種情形,那一定是形同虛設,廢紙一張,這種制度我們叫它為“掛在墻上的制度”。其實這種“掛在墻上的制度”在企業管理實踐中很多很多,給企業造成的負面影響不勝枚舉。同樣的道理,一項制度的落實,如果沒有一批高素質、有能力的執行者,光靠個別領導把關,那它的管理作用也同樣是不充分的,它的效果也是難以發揮的。一句話,管理就是執行制度的過程,而在這個過程中人是最關鍵的因素!

總之,設備、物資競價采購制度是目前我公司經營管理活動的主要制度之一,實踐證明它符合市場經濟的一般規律,適應我公司企業經營管理的實際,同時也是一個能給企業帶來效益的好制度。隨著制度本身的進一步完善,在我公司“做大、做強、做優”的經營管理活動中必將發揮更大的作用。制度的推行在施工企業成本管理實踐中具有一定的現實意義。