探析ERP在成本控制中的應用

任紅煜

摘要:現代成本管理需要一個能協調計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面集成化系統,從而協助企業各項業務活動都面向市場來進行運作。ERP作為現代企業內部管理平臺,除了提供全套的物流解決方案、監控和優化企業整個生產流程外,也為企業成本管理領域提供了強大的核算、分析和控制功能。

關鍵詞:ERP成本控制標準成本

一、成本控制概述

成本控制是成本管理者對生產經營過程中的資本耗費過程進行規劃、調節,促使成本按預期方向發展的過程。成本控制功能包括:成本預測、成本計劃、成本決策、成本核算、成本控制、成本分析考核等活動,主要通過成本預測、成本決策、成本計劃、成本調節、成本核算、成本考核、成本分析等環節實現。這里講得成本是廣義的成本,是指企業為了獲得經濟利益而消耗的經濟資源,既包括為獲取經濟利益而耗費的產品生產成本也包括所謂期間費用即財務費用、營業費用、管理費用。

二、ERP的成本管理方法

ERP的成本管理采用的是標準成本體系。標準成本體系是20世紀早期產生的并被廣泛應用的一種成本管理制度,標準成本體系并非是一種單純的成本計算方法,它是把成本的計劃、控制、計算和分析相結合的一種會計信息系統和成本控制系統。從系統本身來看,ERP成本系統強調事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲” 的統一。

事前計劃:在成本發生前,預先通過對歷史資料的分析研究和依據技術方法測算,制定出未來某個時期內各種生產條件處于正常狀態下的標準成本,作為員工努力的目標以及衡量實際成本節約或超支的尺度,從而起著成本的事前控制作用。

事中控制:在生產過程中將成本的實際消耗與標準消耗進行對比,及時地揭示和分析實際成本脫離成本標準的差異,并迅速采取措施加以改進,以加強成本的事中控制。

事后分析:在每月結束后,計算出實際成本與標準成本之間的差異,分析差異原因,查明責任歸屬,評估業績,從而制定有效措施,以避免不合理的支出和損失的再次發生,為未來的支出和損失的再次發生,為未來的努力方向,實現成本的事后控制。

三、ERP在四機廠產品成本控制中的應用

(一)廠況介紹

中石化江漢石油管理局第四機械廠(以下簡稱四機廠)是一家以生產石油鉆采裝備為主的綜合性制造企業。工廠是國內目前最大的修井機、固井和壓裂設備制造企業,也是國內石油機械制造行業中建廠歷史長,擁有產品品種多、系列全,引進技術消化最成功的企業,形成了具備自主知識產權的固井壓裂設備、鉆機、修井機、海洋石油設備和高壓管匯元件五大類16個系列200多個規格的產品群。工廠在國內油田建有17個常駐技術服務部,在國外建有4個常駐服務站和石油四機產品4S店,產品先后出口到美國、加拿大、獨聯體等20多個國家和地區。四機廠于2006年4月1日正式上線ERP系統,涉及FI/CO、PP、MM、SD五大模塊,真正實現了物流資金流信息流的集成,實現了 CAD/CAPP/PDM/ERP企業管理資源的集成和共享。

(二)四機廠運用ERP控制成本的方法

四機廠產品的成本主要由材料成本、人工成本和制造費用組成。要控制好各項成本,首先得知道產品的成本是多少,其中各成本項目分別是多少。在沒有應用ERP的時候,通常成本會計計算成本方式很簡單,就是將本月生產的產品數量作為基數,計算出材料、人工及制造費用后,按一定的規則將所有成本分攤到本月所生產的所有產品中,從總的成本來說計算是沒什么問題,但由于是平均分攤的方式,相對每種產品而言,所看到的成本就不一定真實了,而且如果發現成本有異常,很難追查根源,也就很難去做改善。但是,在應用了ERP以后,管理的精度和側重點就完全不一樣了,因為ERP系統可以自動歸集材料成本,自動計算人工成本和制造費用的分攤,每一個產品甚至每一張訂單的成本都可以精確地計算出來。成本會計的工作重點不再是核算成本,而是對成本產生過程的監控,對可能產生的異常情況進行預測和預防,并在成本計算完成后對成本異常的數據分析原因并解決,這樣一步步地降低成本。

ERP既能精確計算產品成本,又能有效的對成本發生的過程進行控制。我們對每一項自制件都設定了基礎物料清單(即基礎BOM)和基礎工藝路線。然后通過物料成本估算得出物料的標準成本。四機廠采用的成本核算體系就是標準成本法,標準成本即是實際成本比較的標桿。那么我們就可以通過生產訂單實際發生的成本費用和該訂單物料的標準成本進行比較,來檢查生產單位是否按基礎BOM對生產訂單制定制造BOM并嚴格按照BOM領料,是否按基礎工藝路線對生產訂單維護工藝路線并按基礎工藝路線中的定額工時進行報工。

(三)四機廠運用ERP控制成本取得的效果

1、采用標準成本體系有利于成本控制

(1)采用ERP標準成本體系,系統可以自動計算出產品的標準成本、實際成本,并將差異自動結轉出來. 從而便于我們找到產生差異的直接源頭,對癥下藥。

(2)有利于增強員工的成本意識。標準成本體系的建立要求基層管理者共同參與,用科學的方法制定標準成本,并以此作為員工努力的目標和業績評估的尺度。由于采用ERP標準成本體系可以將各項成本差異細分,可以直接落實到各部門,乃至各個班組和個人,因此可以促使廣大員工關心成本核算,增強成本意識,對完成預定的成本控制目標具有積極的推動作用。

(3)有利于成本控制。ERP標準成本體系通過事前制定的成本標準,對各種資源消耗和各項費用開支規定數量界限,可以在事前限制各種消耗和費用的發生;在成本形成過程中,按成本標準控制支出,隨時顯示節約還是浪費,及時發現超過成本標準的消耗,有利于我們迅速制定改進措施,糾正偏差,以達到降低成本的目的;產品成本形成之后,通過實際成本與標準成本相比較,我們可以進行定期的分析和考核,及時總結經驗,為未來降低成本指出途徑。

(4) 有利于簡化會計工作。在ERP標準成本體系中,在產品、產成品和銷售成本均以標準成本計價,并同時記錄成本差異,可以大大減少期末成本計算的工作量,簡化日常賬務處理。同時,采用ERP成本管理,在通過庫存系統、工資系統、固定資產系統等取出相關成本數據或手工錄入數據后,系統就可以自動進行成本計算,生成完工產品成本報表、在產品成本報表、成本差異分析表等報表,并保證各種數據的來源唯一性,確保數據之間的勾稽關系正確性,從而避免了手工做報表的繁重工作量。

2、利用物料寄售管理降低庫存

為了降低物資倉儲總量,減少企業資金占用,提高企業綜合經濟效益,我廠實施了物料寄售管理。寄售庫存是一種供應鏈協作結算方式,指供應商將物資(原材料、半成品)存放在購買商的庫房中,在物資在沒有被購買商使用之前,物資的所有權歸供應商所有,購買商只有在使用物資時才支付費用。我廠的寄售物資包括了ERP系統中的所有外購物資和生產外協帶圖采購的物資。實施寄售業務對降低我廠外購外協件物資倉儲總量、減少資金占用發揮了重要作用。

(四)充分利用ERP平臺,努力控制生產成本

1、加強對訂單成本的管理。對于加工分廠的訂單,要求分廠成本員對每一個完工產品的訂單的入庫嚴格把關,及時檢查訂單的領料情況,確保材料消耗情況跟BOM一致;對設備訂單,當整機裝配發運時,根據配置清單和技術協議(合同)的要求,分廠成本員和財務科聯合對每一項領料逐項進行核實,保證最終產品成本的真實、準確。同時加強對非生產性消耗嚴格控制定額,對成本中心的費用情況,財務科成本組和分廠成本員緊密結合,實時進行監督和控制。要求各生產單位修正和建立了基層單位成本管理細則,并出臺了分廠成本管理考核暫行辦法。

2、逐步修正系統數據,保證計劃的準確性。利用ERP平臺,采用新方式和新手段進行產品成本控制和分析。啟用“產品成本估算”功能和開發的系統報表,對每個訂單的標準成本和實際成本差異進行分析,找出差異形成的原因,修正BOM、工藝路線及定額工時或實際領料的錯誤。

3、制定出標準機型的成本臺賬。選擇常用、標準配置的機型,結合PDM、制造BOM制定出40種機型的標準成本臺賬及完工設備實際成本臺帳。

4、加大培訓力度。通過加強對財務科及基層財務人員的培訓工作,使大家更深入了解ERP的管理理念,充分利用ERP做好成本控制及分析工作,提高生產效率和經營質量。

總之,ERP系統使企業的事務處理由相對封閉走向開放,信息處理由事后控制走向適時控制,管理方式由傳統向現代轉變,使企業的成本管理有條不紊地進行,為企業減少庫存,加快資金周轉,提高生產效率,降低成本,提高客戶服務水平等方面提供強有力的工具,同時為經營決策提供科學的依據,有效提高盈利水平,最終提高企業的全面競爭力。