利用網絡信息技術探索檔案管理工作新模式

黃　偉

[摘 要]傳統意義上的檔案管理工作就是對紙質檔案材料進行收集、分類、整理及保管的過程，由于這種工作模式耗費大量人力物力，獲取信息和服務社會的能力也有較大欠缺，不符合當今社會信息化要求。筆者作為檔案管理工作者，通過多年工作實踐的積累，總結出將網絡信息技術引入檔案管理工作，是解決傳統檔案管理工作諸多突出問題的有效途徑。

[關鍵詞]檔案管理 信息 網絡技術 新模式

作者簡介：黃偉（1969-），女，遼寧丹東人，遼寧省地質工程職業學院高級講師。

檔案管理工作是一項科學化系統化的工程，經過多年的發展，已經成為了管理學的分支學科，其地位和作用越來越受到重視和認可。我國檔案管理工作具有良好的傳統，從遠古時代便開始結繩記事，用以保存和記錄生產生活中的各種情況。此后隨著文字和紙張的出現，加之歷朝統治者大都重視修史，使得大量的歷史事件以歷史典籍的形式完整的保留下來，為我國現代科學的發展留下了極其珍貴的歷史素材寶庫。近年來，隨著現代科學技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式已經難以適應社會的要求，作為一名檔案管理工作者，迫切需要探索全新的管理模式，更好地發揮檔案管理服務社會發展的重要作用。

一、傳統檔案管理工作的優勢和不足

（一）傳統檔案管理工作的優勢。傳統檔案多以紙質文檔形式存在，具有查找便利化、資料直觀化、管理集中化等等優勢特點。而傳統意義上的檔案管理工作，就是對紙質檔案進行分揀、歸類、整理及日常維護保養等。通過對傳統型檔案進行有序管理，可以給科研工作帶來很大的便利。

（二）傳統檔案管理工作的不足。從現代視角審視傳統檔案管理工作，我們就會清楚地發現傳統管理工作流程中存在許多的不足。首先，傳統檔案管理是一個準固態過程，檔案材料的更新速度緩慢，整理歸類所需周期較長，而現代社會是一個高度信息化的時代，科學研究所用的信息采集形式正從有限化向無限化方向發展[5]。這樣，傳統意義上的檔案管理工作就無法適應現代社會信息化的要求。其次，現代社會信息獲取和處理速度不斷提升，傳統意義上的紙質檔案形式由于體積大、重量大、不易攜帶等不足，難以滿足信息獲取速度提高的要求。最后，傳統檔案管理模式信息流通渠道相對單一，信息接受和處理能力較差，無法適應現代社會信息雙向流動及時更新的要求。

二、在現代檔案管理工作中引進網絡信息技術

正因為傳統檔案管理工作模式有諸多弊端，所以在完善檔案管理的工作過程中，必須要引進新的管理模式以適應時代需求。現代社會是網絡技術為基礎的信息化時代，因此我們有必要將網絡技術引入現代檔案管理工作之中，與傳統管理工作中的優勢部分融會貫通，建立全新的現代檔案管理工作模式。下面，筆者將就如何在管理工作中引進網絡技術進行闡述。

（一）牢固樹立服務意識。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。歸納起來，就是要徹底轉變工作理念，將檔案管理工作的重點由管理變為服務，只有牢固樹立服務意識，才能更好地運用網絡技術，提高服務能力和水平[6]。

（二）建立完善的網絡服務機制。利用網絡信息技術提高檔案管理工作水平。網絡信息技術的特點是信息量大、具有交互性特征，有很強的備檢索能力和服務能力。建立檔案管理信息網絡機制，首先要體現這些優勢和原則。

第一，合理建立和完善檔案信息數據庫系統。檔案管理部門應當盡快結合管理對象的實際，將紙質化檔案轉化為電子化檔案，建立一套信息數據統計管理系統，并指定專業技術人員對數據系統的運行情況進行維護和監控。

第二，建立嚴密的查詢準入及數據傳輸機制。利用網絡技術進行檔案管理，其目的在于提供更完善的數據信息查詢服務，同樣，檔案信息數據庫的安全問題也將決定服務能力和水平。因此，要建立一套較為完善的電子檔案數據信息下載、傳輸、上傳以及查詢準入機制，防止數據庫遭受人為惡性破壞，造成難以彌補的重大損失。

電子檔案數據庫系統建立以后，檔案管理部門應當為其配置有相當防護作用的數據防火墻，要求用戶使用規范合法的用戶名及密碼進行訪問和下載上傳等，同時定期對各項數據進行備份，保證數據庫資料萬無一失。

第三，建立檔案信息網頁，提高服務能力。檔案管理部門要依據管理對象自身特點，及時設計出服務網頁。網頁的形式可以采取內部網絡與互聯網交叉的形式，既能夠方便內部業務部門之間的數據交換，又可以滿足社會需求。

現代社會人們主要依靠信息化的手段獲取和處理大量信息，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替[7]。

（三）堅持檔案管理工作多元化和社會化的發展方向。今后檔案管理工作的發展方向必須要符合信息化社會發展的要求，不斷擴大服務對象范圍，由指定性對象發展為社會化全方位服務，既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替[8]。

綜上所述，目前檔案管理工作正在經歷從指導思想到工作方式上的全面深刻的變革，這對檔案管理工作者來說，既是一次難得的事業發展機遇，又是一次嚴峻的挑戰。只要我們能夠牢固樹立檔案管理服務社會發展和經濟建設的思想，將網絡信息化技術正確合理地運用于工作之中，檔案管理工作水平必將得到本質性的提升，必將為構建和諧社會提供高質量的服務和切實有力的保障。

參考文獻

[1]《檔案管理工作手冊》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[2]《檔案管理基礎》，張虹編著，中國人民大學出版社，2008年4月

[3]《文書檔案管理基礎》，丁棟軒著，科學普及出版社，2007年7月

[4]《網絡環境下的檔案創新服務》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html

[5]《檔案管理工作手冊》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[6]《檔案管理基礎》，張虹編著，中國人民大學出版社，2008年4月

[7]《文書檔案管理基礎》，丁棟軒著，科學普及出版社，2007年7月

[8]《網絡環境下的檔案創新服務》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html