教育部重點實驗室信息管理分析

劉 力

[摘要]實驗室信息所涉及的信息內容比較廣泛,包括實驗室的基本信息、實驗室教學的基本信息、實驗隊伍的基本信息等方面的內容,這些內容是實驗技術人員、管理人員從事實驗教學、實驗研究和實驗管理所留下來的歷史記錄和經驗總結,它是進行實驗室科學管理、決策的依據;是進行實驗教學改革中和教學研究的必要條件;是教學質量評估的重要依據。因此,實驗室信息管理成了實驗室管理的一個重要組成部分,其管理質量的好壞將直接影響到實驗室的發展,更深入的來說,是影響到教育科研技術的提高、人才的培養、社會的進步。在認識實驗室信息管理重要性的基礎上,對其進行理論到實踐的闡述。

[關鍵詞]實驗室信息管理實踐

中圖分類號:TP-9文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)1210116-01

一、實驗室信息內容界定

在分析實驗室信息管理方法之前,首先要確定所管理的內容是什么。對實驗室內容的界定是一個必要過程,只要在清楚了解實驗室信息內容的基礎上,才能根據內容的特點、性質進行不效的管理。實驗室信息主要包括以下幾個方面的內容:

(一)實驗室管理的基本信息。實驗室建設與管理工作所涉及內容比較廣泛,這些信息的提取為實驗室的發展和建設提供了詳細參考,實驗室應該收集和整理的信息主要包括以下三個方面的內容:

1.實驗室基本情況。實驗室名稱、建立年份以及其發展變化的歷史信息;實驗室管理機構及管理職能情況;實驗室面積包括學生實驗用房面積、實驗準備室面積、實驗辦公用房面積;實驗室工作任務(指實驗課程名稱、實驗教學學時或科研課題、生產項目名稱);實驗室工作人員的基本狀況信息;實驗室有關規章制度信息;實驗室環境及基本安全設施信息;實驗室經費信息;實驗室工作檔案信息;實驗室基本倍息管理流程。

2.實驗室技術管理信息。文驗項目技術規范操作規程;儀器設備操作規程;實驗室劉外開放信息:實驗室學術骨干信息;實驗室圖書資料信息;實驗室科研成果信息,包含著作、論文、實驗教材、實驗指導書、實驗技術改革、實驗儀器設備改進等內容。

3.實驗室管理規章制度的基本信息。實驗室物資管理制度:實驗儀器設備管理制度;儀器設備損壞、丟失賠償制度;低值耐用物品管理辦法;大精設備使蝴管理辦法。實驗室安全檢查制度。實驗室學生實驗守則。實驗室工作檔案管理制度。實驗室人員管理制度。實驗室基本信息的收集整理制度。

(二)實驗隊伍的基本信息。實驗室隊伍信息,是實驗室信息管理內容中的一個組成部分,對實驗室隊伍信息的詳細了解可以整體把握實驗室人力資源狀況,有利于人力的調整。主要包括實驗室領導階層、技術人員等工作人員的信息情況。相關人員的姓名、性別、出生時間、所學專業等基本情況;實驗室工齡;指參加實驗室工作時間、累計實驗室工作時間;專職技術職務:指現有專業技術職務、評審時間、獲得資格時間;業務專長:指在學術上、技術上或業務上得到承認的專長,獲獎的技術或技術成果,獲得證明的業務專長等;進修學習情況,進修學習內容、時間、地點、單位等;發表論文情況:指論文標題、刊物名稱、發表時間等;會議交流文章情況:指會議文流文章題目、會議名稱、地點、時間等信息[1]。

(三)實驗室科研基本信息。實驗室建設管理的目的之一就是提高科研技術水平,以促進科技進步,符合科教興國戰略。對實驗室科研基本信息的整理和歸納可以及時、準確的掌握科研成果,以備實驗室使用效率的審核。其主要內容有以下幾個方面。其一,實驗室承擔課題能力信息。承擔過科研項目名稱、項目批文、計劃任務書;參加或組織召開學術會議、發表學術論文及論文被引用情況;承擔外來科研及合作科研實驗項目情況。其二,實驗室科研成果信息。發表的研究論文、著作、產品、專利、技術成果等;獲獎、成果轉讓情況。其三,實驗室技術水平信息。基本的、穩定的實驗技術方法及被推廣應用情況;實驗室培養科研人才情況(研究生、技術人員)。

(四)實驗室設備基本信息。實驗室設備管理是實驗室管理的重要內容,設備信息的收集與整理有利于對設備的管理,以保證設備使用和維護。主要包括一般設備信息和大精設備信息兩個部分。一般儀器設備的基本信息主要包括:實驗室儀器設備固定資產微機賬;儀器設備固定資產卡片;實驗室低值耐用品卡片;儀器設備的損壞、維修情況;儀器設備完好率和儀器設備技術檔案答等內容。大精設備基本信息包括設備型號、規格、產商、使用狀況、維修損壞等內容,其要求比較嚴格,必需詳細、準確的收集、記錄相關信息。

二、實驗室信息管理實踐

通過對實驗室信息內容的了解,我們可以發現,其中所包含的內容廣泛,各個部分的信息收集和整理都要求比較嚴格,為了準確、及時的處理這些大批量的信息內容,一般通過計算機輔助管理這些信息,以防止手工處理的失誤。主要通過實驗室信息管理系統(LIMS)來進行實驗室信息管理。其實,LIMS是將以數據庫為核心的信息化技術與實驗室管理需求相結合的信息化管理工具。隨著多年的發展,實驗室信息管理系統已經在廣大實驗室得到了廣泛的應用,并且在功能、技術、效率處理上不斷走向成熟。

實驗室信息管理系統中的相關模塊并不是完全依照實驗室信息內容來進行設計的,而是對其綜合性的處理,以保證操作的簡潔、清晰、準確。其實,實驗室信息管理只是LIMS管理系統的一部分,其中的資源管理模塊(人員、儀器管理)、查詢模塊、質量管理模塊、文件管理模塊基本上涵蓋上述所有信息處理內容,除了基本的信息處理外,LIMS系統中的自動提醒功能可以提醒實驗室信息管理人員對信息的及時處理[2],以防執信息收集和整理過程中的遺漏。

LIMS在信息內容、功能方面已經表現的比較完整,如果能在操作上掌握以下,則可以保證實驗室信息的有效管理[3]。

1.信息管理的準確性。實驗室信息管理中眾多的信息數據處理,給相關管理人員帶來了挑戰,信息錄入時的失誤是一個常見現象,所以要求在使用LIMS系統時,要保證其準確性,特別是相關數據的錄入,應該進行有效的核對。

2.信息管理的完整性。在處理眾多信息時,遺漏也是一個常見的現象,首先在信息收集時就應該保證其完整,其次運用LIMS進行信息錄入時,要分檔或者標記,錄入過的和還沒錄入的一定要進行合理區分。

3.信息管理的及時性。在實驗室相關信息中,有些信息必須及時的審報,如大精設備的信息狀況,如果存在延誤的話,可能會造成設備運行的停誤,嚴重的會引起機器的損壞,甚至是事故的發生,需要及時的收集的錄入相關的信息。

三、結語

實驗室信息管理是一個信息處理的過程,但同時也是信息傳遞的過程,應該保證信息管理的準確、及時和完整,以傳遞到其它部門,促進整個實驗室管理的正常運行。

參考文獻:

[1]張明林,高等學校實驗室內部管理制度全集[M].北京:中國科技文化出版社,2005.

[2]楊海鷹、潘華,實驗室信息管理系統[M].北京:化學工業出版社,2007.

[3]木林,實驗室管理系統的設計與開發[D].吉林:吉林大學,2007.