加強服務功能 提升高校檔案管理水平

韓美花

[摘要]本文從學校檔案的收集、整理、分類、利用以及服務等方面對學校的檔案管理進行探討,以為學校檔案管理工作提供參考。以創新理念和創新行為來加強檔案管理;要立足服務改革檔案管理方式;要加強信息匯總編研工作;要提高檔案管理人員的現代化管理素質;要強化檔案工作的條件保障。

[關鍵詞]服務功能;高校檔案管理

學校檔案是學校各項日常工作中形成的第一手資料,經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的,是學校開展各項工作的見證,是反映學校歷史的真實資料。學校檔案工作主要有兩個方面:一是黨政機關行政工作檔案,二是教學科研檔案。囊括了上級有關文件、學校黨務和行政管理、教學管理、科研管理、學生管理、后勤管理等各個方面。檔案工作的根本目的在于利用,通過認真收集保存好第一手資料,為學校做好詳實的歷史記錄,并通過積極地開發和利用檔案資源,為學校各項工作提供更加便捷的服務。具體來說,要從以下幾個基本方面體現檔案的價值和服務功能:

一、強化服務功能,創新服務機制

1、為領導決策服務

現代管理的實踐證明,科學的決策和管理離不開信息。學校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓,記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面,反映著學校事業發展的歷史過程。科學合理開發教學檔案資源,不僅可以為學校的改革和發展提供理論支持,也可以把握發展趨勢,為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料,為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據。

2、為教學科研服務

檔案信息的分享性為實現教學科研信息資源的共享提供了平臺。檔案管理的根本目的在于檔案利用,特別是在信息革命的背景下,借助多媒體技術和現代信息技術,對教學科研檔案信息進行深層開發,把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來,轉換成新的載體形式,將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面,使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息,實現教學檔案信息資源的充分共享,從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。

3、為各類咨詢查證服務

憑依檔案資料的權威性,本著對歷史負責、對學校負責、對廣大教職工負責的原則,在管理要求范圍內,通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料,為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業務資料查詢、考核情況查詢、畢業生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

就學校檔案的服務功能而言,還可根據服務對象、服務內容和服務形式的不同,從不同角度進行具體闡釋。但不管怎樣,都要求學校檔案工作要積極適應形勢發展的需要,不僅要強化對服務功能的認識,還要在進一步完善和提高服務功能,不斷發揮其應有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環節,圍繞學校中心工作,創新服務機制,積極進行檔案利用工作的探索,不斷提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

二、提高管理素質,拓寬服務渠道

1、要深化管理觀念的創新

首先必須解放思想,更新觀念,徹底改變舊觀念,牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”,以藏為主,重藏輕用,被動服務,各自為政,封閉自導,勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想,觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識,特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化,把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向,以創新理念和創新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發展的新途徑。

2、要立足服務改革檔案管理方式

一是要著眼發揮服務功能,健全和完善檔案管理制度,對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學管理,使之規范化、制度化。二要利用現代信息技術,提升管理水平,依托學校信息化建設,有重點、成體系、分步驟地開發利用計算機技術、復制技術、光盤技術等現代化信息技術,提高檔案信息服務水平或效率,著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息,適時編排歸檔。學校各部門資料信息繁雜,頭緒多,尤其是行政機關工作檔案和教學檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同,教學部門量大面寬,學術交流和專家教授講課的偶然性等,都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

3、要提高檔案管理人員的現代化管理素質

樹立人才資源是第一資源的思想,克服“見物不見人”和“重使用,輕培養”的傾向,要針對檔案專業人員成長和工作特點,努力營造一種尊重個性,鼓勵創新,信息理解的良好環境,努力造就一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身教育體系,不斷提高檔案培訓質量,提升現職檔案人員的文化和專業程度,切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力,特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度,加強多層次復合型專業人才隊伍的建設,注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

4、要加強信息匯總編研工作

改變過去那種看攤守業現狀,拓寬服務渠道,改善服務功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,積極主動地提供方便、快捷的優質信息服務。在充分了解室藏和用戶需求的基礎上,通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式,有針對性地開展學校檔案編研工作,如編制《學校沿革》、《大事記匯編》、《教學科研成果匯編》、《專業技術職稱匯編》和專題文件資料索引、個人學術動態學術思想或部門的史料等,從而更好地提供優質高效的服務。

5、要強化檔案工作的條件保障

對照《高等學校檔案管理辦法》,要把檔案工作納入到學校建設的整體規劃當中,認真開展調查研究,查找不足,規劃好學校檔案工作的未來,采取切實有效的措施,加強對檔案工作的領導,加強檔案工作的隊伍建設、制度建設和基礎設施建設,為學校檔案工作的發展提供充分的條件保障。在此基礎上,建立完善檔案工作管理體制及組織機構,建立健全切實際的《學校檔案工作條例》、《查閱利用制度》等,從體制上暢通服務渠道,以便能全方位、多途徑、多角度地利用好學校檔案資源,強化檔案服務功能,為促進經濟社會發展進步和社會和諧穩定發揮自身不可替代的作用。

三、結語

檔案資料是社會交流的重要渠道,在信息時代的今天,檔案管理工作變得更加復雜和艱巨,沒有先進的管理技術和科學的管理方法是行不通的。作為一名檔案管理工作人員,應本著對過去、現在和將來負責任的態度,強化服務意識,努力學習,掌握新方法、新技術,積極探索,做好檔案管理工作。

[參考文獻]

[1]李敏玲.大學生人事檔案、誠信檔案問題與對策[J].蘭臺世界,2007,(4).

[2]劉巧元.淺談職業學校檔案資料的保護與利用[J].科技咨詢導報,2007,(14).

[3]謝開明,葉方蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學報,2005,(2).

[4]白光強.管理王國探密[M].中國經濟出版社,2007.

[5]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002.