試論禮貌原則在商務英語函電及其教學中的應用

黃 薇

[摘 要] 作為人類文明的標志,禮貌無處不在,它在人際交往關系中發揮著重要的調節作用。商務英語信函在商務活動中起著重要作用,成為人們在經濟領域內的重要交際手段。本文試從著名語言學家G. N. Leech的禮貌原則理論出發,結合商務信函的特點,通過實例分析禮貌原則在商務信函中的運用以及對于商務英語函電教學的指導意義。

[關鍵詞] 禮貌原則 商務英語信函 商務英語函電教學

在世界各國的經濟貿易合作日益頻繁的大背景之下,商務英語信函已成為人們在經濟領域內的一個重要交際手段。它在商務活動中起著增進了解、傳遞信息、聯系業務、處理問題等作用。能夠寫出一封地道的商務英語信函不僅是對商務工作者的一個最基本要求,也是順利了開展商務活動的一個重要前提。一封表達得體、彬彬有禮的信函能為彼此創造一種熱情、尊重的氛圍,樹立起一種有良好修養和高尚道德的形象,有助于商務活動的開展。因此,在外貿業務中能否運用禮貌得體的語言清晰表達出自己的意向,是商務活動能否成功的主要因素。

作為語言交際的重要現象之一,禮貌現象引起了眾多語言學家的關注。從語用角度進行的語言交際中禮貌現象的研究中,當以英國語言學家利奇(G.N. Leech) 提出的禮貌原則(Politeness Principles)最有影響力。它不僅適用于口頭語言交際,對書面文本的語言應用也有著重要的指導意義。商務英語信函作為一種具有特定語境的書面語言形式,為保順暢溝通就必須注重禮貌。現試就此現象淺析禮貌原則在商務英語函電課程信函寫作及教學中的應用。

一、禮貌原則概述

禮貌(politeness)是語用學研究的重要對象。漢語中 “禮貌”簡言之指的是言語動作謙恭的表現,英語中politeness一詞的解釋為: Showing consideration for others and the adherence to conventional social standards expected of a well-bred person. 由以上的詞義解釋可以看出,禮貌一詞所要表現的含義不外乎是 “good manners, helpful, considerate, etc. (良好舉止、樂于服務、體諒他人)”。英國語言學家G.N. Leech系統地對語言交際中的禮貌現象進行研究,于1983年提了“照顧對方面子的原則”。“ Leech(1983)認為構成禮貌的重要因素是命題的行動內容給交際雙方帶來的利益損益和話語提供給受話人的自主選擇程度。” 在此基礎上,Leech進一步提出了制約語言交際的禮貌原則,并將其歸納為以下六個準則:

1.策略(得體)準則(Tact Maxim):盡量少讓別人吃虧,盡量多使別人受益。

2.慷慨準則(Generosity Maxim):盡量少讓自己受益,盡量多使自己吃虧。

3.贊譽準則(Approbation Maxim):盡量少貶低別人,盡量多贊譽別人。

4.謙遜準則(Modesty Maxim):盡量少贊譽自己,盡量多貶低自己。

5.一致準則(Agreement Maxim):盡量減少雙方的分歧,盡量增加雙方的一致。

6.同情準則(Sympathy Maxim):盡量減少雙方的反感,盡量增加雙方的同情。

作為一方對另一方的態度,禮貌自然要涉及到雙方,Leech分別稱之為“自身”(self)和“他人”(others)。第1.2條準則分別是從他人和自身的兩個不同角度考慮,但都涉及交際雙方的利益分配,是成對的,都涉及到“惠”與“損”兩個問題。這兩條準則適用于指令性和承諾性言語行為(impositives and commissives)。第3.4條準則同樣具有相對的性質,側重的是對自身和對方的評價,適用于表述性言語行為(expressives and assertives)。第5.6條準則側重于自身對待他人的態度,適用于表述性言語行為(assertives)。但這兩個準則之間不存在兩兩相對的關系。所謂一致準則,是在交際有分歧時以先肯定對方的話語為前提,進而再表達不同意見。而同情準則強調縮小自身與他人的情感對立,站在對方的立場考慮問題。

總之,禮貌原則要求我們在話語中要做到:尊重對方的意愿、給對方留有余地、迎合對方的心理需求。

二、 商務英語信函的特點

商務英語信函在商務活動中的重要地位決定了其具有完全不同于普通信函的特點。它關系到跨國商務活動中各方的經濟利益,因此力求準確傳達事實。此外,要建立互相尊重的良好合作關系,避免引起雙方的誤會,禮貌文雅的語氣就顯得尤為重要。因此,商務英語信函的另一個特點就是用語正式且彬彬有禮。在商務英語信函的寫作中合理地運用禮貌原則,做到尊重對方的意愿、給對方留有余地、迎合對方的心理需求,就可以給對方帶來一種積極愉悅的感覺,從而使雙方能更為有效地開展進一步的業務。

三、 禮貌原則在商務英語函電及其教學中的應用

1.商務英語函電課程中常見的禮貌原則問題

在教學的過程中不難發現,很多學生在函電的學習中過分注重對專業術語和短語的記憶,卻忽視對信函整體基調、語氣的研究。由此造成學生在該課程中學到的往往是一些函電寫作的注意事項,而非實用的書面交際技能。學生學完后仍然不會利用得體、合適的書面語言進行有效的交際。翻譯出的句子或寫出的信函,從語法方面來看問題不大,但由于語氣生硬、直白,從一封業務信件的角度來說卻可能是失敗的。

對比以下幾個句子:(﹡取自教學過程中學生練習)

a.你方報價過高,我方礙難接受。

Since the price you quoted is too high, we cant accept it﹡

We are unable to accept your quotation, since it is too high﹡

Since the price you quoted is too high, we are not in a position to entertain it.

b.請空郵樣品以便交易。

Please send us samples to facilitate negotiations.﹡

Would you kindly forward us samples to facilitate negotiations?

a中的第一句直接用了cant accept兩個詞。cant表示否定(不能),語氣非常直接強烈;accept與第三句的entertain相比,也過于直白和肯定。不符合禮貌原則中,容易引起對方的反感,不利于后續counter-offer以及recounter offer的進行。第二句be unable to與cant 相比從語氣上講要委婉一些。第三句中entertain在此表示的是考慮之意,可以引申為接受,再加上be not in a position to do 用非常委婉且留有余地的方式表達了對對方報價的拒絕, 能讓對方易于接受且不至于導致交際無法進行。

b中的中文原句是祈使句,實際上卻表達委婉的請求。從禮貌原則的角度分析,這句話具有指令性特征,表達出說話人希望受話人去做的“動作”。指令越直接,受話人就越難以拒絕,因此受話人受損的可能性越大。這在一定程度上違背了策略準則和慷慨準則。因此不宜完全按照原文直白地使用祈使句來寫這句話,相反可用“would”引導疑問句,用間接的方式向對方發出請求,顯得更加禮貌。

2.禮貌原則在商務函電中的具體應用

(1)策略準則的運用

策略準則體現在商務英語信函中,就是要讓“自身”(說話人)從對方的立場上考慮問題,切實從對方(受話人)的需求、愿望出發,少考慮自己的損失,盡量使對方多受益。也就是說,應多采用“對方態度”,少采用“自我態度”。這樣在為對方著想的同時,也達到了自己的目的。例如:

a.You should make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible.

b.Please make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible.

c.Would it be possible for you to make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible?

不難看出,以上三句話禮貌程度依次遞增。a句以命令的口吻生硬地向對方提出要求,沒有給對方留有任何余地。b句雖然使用了please一詞表示客氣,但仍屬于祈使句的范疇,沒有擺脫命令對方做事的語氣,與c句比起來仍有欠缺。c句采用疑問句式,間接地表達出了自己的的意見,從把受話人的“損”降到最低,使“惠”最大化。這樣,在達到自己目的的同時不至于使對方為難,顯得更加客氣委婉。

(2)慷慨準則的運用

慷慨準則與策略準則的唯一區別就在于出發點的不同。與策略準則相反,慷慨準則是從自身的惠損角度來說的。例如:

a.We regret that you misunderstood our order.

b.We regret that we didnt make it clear in our order.

這兩句話清楚地表達了同樣的意思。但是a句中,說話人直接對受話人發起責難、出現錯誤的責任全部由對方承擔,使人很難接受。而b句則將從句中的人稱由第二人稱改為第一人稱,主動承擔責任,符合慷慨準則中盡量多使自己吃虧的要求,確保了語氣的誠懇、禮貌,使人容易接受。

(3)贊譽準則和謙遜準則的運用

這一組具有相對應性質的準則要求盡量減小對別人的貶損,夸大對別人的贊揚以及縮小對自己的贊揚,夸大對自己的貶損。在商務英語信函中,這兩個準則多體現在其中所謂“貶己”和“尊人”的語言表達上。商務信函中漢語常常會用到“貴”、“承蒙”、“賜復”、“煩請”、“敝”、“欣悉”、“為盼”等套語。英語信函中也有著許多常用的禮貌套語,發揮著夸大對別人的贊揚和對自己的貶損的作用。如please, thank, appreciate 等詞匯以及It would be appreciated if…, We should be grateful if …, We should be obliged if…等慣用句。例如:We are pleased to learn from your letter dated May 16th that you are able to supply us with various kinds of bicycles. 奉讀5月16日來函,欣悉貴方能為我們提供各種自行車。此中的we are pleased to learn (欣悉) 表達了對對方來函的感激、欣喜之情,很好地體現出了夸大對別人的贊揚的原則。

We should appreciate it if you would give our order an immediate attention. 如蒙迅速辦理我方訂單,不勝感激。不僅鮮明的表示出寫信人的態度,同時也體現出對對方的尊重,充分體現了贊譽準則和謙遜準則。

(4)一致準則的運用

對于貿易雙方來說,一致準則就是要求雙方在貿易活動中,特別是在發生了一些不愉快的事情時,要盡量擴大一致,減少分歧。例如:

We do not deny that the quality of your products is slightly better than others, but the difference in price should in no case be as big as that.

寫信人沒有直接拒絕對方的報價,而是在指出對方報價與其他供貨商報價間差距過大之前先對對方的產品質量表示肯定。這樣,就在進行下一步還盤(counter offer)前盡量消除談判的障礙,縮小了與他人的分歧,確保下一步合作的順利進行。

(5)同情準則的運用

同情準則要求縮小自身對他人的感情對立,夸大自身對他人的同情。使對方從言語中感到溫暖,減少產生隔閡的因素。例如:

We regret this unfortunate incident but we have to point out that the damage is obviously due to rough handling but not our faulty packing,so please refer this matter to the insurance company.

本句是對賣方因貨物受損而提出索賠的回復。貨物受損使得買方利益受到了損失,作為賣方雖然責任不在自己這方,但以 “We regret this unfortunate incident.(我方對這一不幸事件表示歉意)”這句話表明自己的態度,使對方感到與其站在同一立場上,進而再提出問題出在搬運過程中,同時提出解決問題的建議,符合同情準則,使對方易于接受。

禮貌原則在商務英語信函中的恰當運用可使貿易各方之間的關系更趨融洽,對促進交流起著重要的作用。因此我們在商務英語函電的教學中要注重結合語用學理論,在注重商務英語知識的同時不斷滲透禮貌原則的相關理論,教會學生在具體的商務信函寫作中如何應用禮貌原則,使他們不僅掌握好商務活動的專業知識,還要講求語言的表達手段和技巧,從而寫出地道、得體的信函,切實提高實際應用的能力。

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