九段秘書怎么做

佚　名

任務(wù)與結(jié)果的差別，是很多企業(yè)的“心病”：有時(shí)候并不是員工不盡力，大家似乎都在工作，但企業(yè)卻拿不到結(jié)果，導(dǎo)致銷售下降，質(zhì)量波動(dòng)，人心浮動(dòng)，沒有業(yè)績(jī)。同樣，這也是員工們的疑惑：我這么努力，“圓滿”地完成了任務(wù)，為什么老板還是不滿意？

關(guān)鍵就在于，我們沒有把重點(diǎn)放到結(jié)果上，被“完成任務(wù)”迷惑了。其實(shí)在大多數(shù)情況下，對(duì)于我們想要的結(jié)果，不是辦不到，是因?yàn)槲覀儧]有執(zhí)著地辦到。

模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議。

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事中，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會(huì)的人員，然后秘書自己也參加會(huì)議，來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢？

下面是一至九段秘書的不同做法，大家不妨邊看邊對(duì)照，如果你是這位秘書，你會(huì)做到第幾段呢？

一段秘書的做法：發(fā)通知。用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。

二段秘書的做法：抓落實(shí)。發(fā)通知之后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。

三段秘書的做法：重檢查。發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參與，確定有沒有變動(dòng)；對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，為總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。

四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備。發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室?guī)自聨兹眨ɑ蚴侵軒祝c(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。

五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備。發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備；同時(shí)呢，還主動(dòng)了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過去一些決定了的事，或者記不清的事爭(zhēng)吵）。

六段秘書的做法：做記錄。發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。

七段秘書的做法：發(fā)記錄。會(huì)后整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。

八段秘書的做法：定責(zé)任。將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。

九段秘書的做法：做流程。把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！

從以上九個(gè)不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對(duì)結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。這種做事的理念和方法，不僅僅是針對(duì)做秘書這個(gè)職務(wù)的人需要學(xué)習(xí)，其實(shí)是我們每個(gè)人都應(yīng)該學(xué)習(xí)的。

因此，在日常工作中，有這樣兩個(gè)問題是我們需要不停自省的：

1．我想要的結(jié)果是什么？

2．我的做法是否能保證拿到這個(gè)結(jié)果？（編輯/張科）