信息時代加強檔案現代化管理工作芻議

王大本　吳　彬

[摘 要]以計算機和網絡技術為主要手段的現代化檔案管理，是生產力迅速發展的必然要求，是提高工作效率進一步解放和發展生產力的重要手段。而要實現檔案管理的現代化，不僅要掌握數字化時代所包括的計算機、網絡、存儲介質等現代化生產工具，更重要的是要做好檔案管理的基礎工作。

[關鍵詞]檔案 現代化 基礎工作

新時期檔案管理呈現出了社會化程度、現實要求、科技含量、功能多樣等趨勢。同時，隨著各單位通過先進的技術手段對各種電子文件信息進行集中統一的整理、保管、存儲的電子規檔程度的進一步加深。與傳統的檔案管理相比，檔案管理的現代化在歸檔時間上更加及時，在歸檔形式上更加準確，在管理方式上更加科學，在查詢利用上更加安全。但要做好檔案管理的現代化，要更加注重做好檔案管理的基礎工作、電子檔案在安全狀態下的存儲運行工作、電子檔案的調用和使用工作。

一、檔案管理的基礎工作

（一）檔案管理的基礎工作是實現檔案管理現代化及其應用的前提條件。

檔案管理的現代化主要體現在對計算機的使用，通過計算機建立信息數據庫，然后再通過計算機對各類信息進行檢索。而要做好用好計算機的信息檢索，推動檔案管理的現代化，就要首先做好檔案管理的基礎工作，信息詳實、材料準確、分類清晰、標題明確的檔案原始材料，是建立檔案管理現代化的基礎，只有詳實具體的信息內容，才能建立起全面、深入的數據庫，進而提高檢索效率。

（二）實現檔案管理現代化及其應用的基礎工作

電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累范圍、管理方法和保管條件等要求均不同于紙質檔案。當然，無論是紙制文檔，還是電子文檔，切實做好收集、整理、歸檔等各項基礎性工作都是非常必要的。

1．收集

收集是檔案工作的起點。因此，檔案管理人員要按照收集原則，最大限度的保持檔案文獻的原始性和真實性，一方面要盡可能的使材料收集到位，避免文件的重復和遺漏；另一方面要保證電子文件存儲的效果。電子文件形成單位應遵循收集的“實效性”原則，按照國家電子檔案管理要求及時收集具有保存價值的電子文件，時時更新電子檔案數據庫。

2．整理

整理，即要按照國家電子檔案管理要求和本單位的管理規定對電子文檔進行分類整理。如按產品隸屬或分類編號順序排列，按文件及表格文件、軟件說明等排列。一般情況下，電子檔案的整理要準備電子存儲介質和實物如紙制存儲兩種方式進行整理后的保存。

3．歸檔

電子文件的歸檔可從局域網上傳遞或進行介質移交，歸檔的電子文件應注明所用軟件及版本號。歸檔，一定要對其各種信息進行明確標注，特別是存放位置，以便實際調用。

二、檔案管理現代化的實現

（一）加強檔案管理現代化的組織和制度建設。

對于檔案管理的現代化，更應該建立健全各種制度，通過完善的制度為檔案管理的現代化保駕護航。首先，要建立明確的責任機構、領導機構、加強對檔案管理工作的指導和監督；其次，要建立完善的工作制度、工作流程、保密流程、使用流程，對檔案管理進行全方位、立體式的規范，力爭達到各項工作都有人管，各項工作都有人做，各項工作都有人監督，各項工作都有人驗收。

（二）建立數據庫

電子文件歸檔后，應組織建立數據庫。首先對立檔材料的有效性進行核查。其次是按照單位制定的分類編號辦法對電子文件進行分類和編號。確保每份電子文件號碼的唯一性。第三，對電子文件進行登記，按《檔案著錄規則》進行著錄。在這個過程中要規范題名以保證檢索準確率。第四將電子文件掛接到檔案管理數據庫，以便查詢和利用。

（三）定期檢查與維護

1．對存儲介質進行管理及有效性檢查

檔案管理人員應定期對入庫的電子檔案進行有效的檢測與維護，定期對儲存電子檔案的載體進行檢測，盡可能的延長存儲介質使用的周期和生命力。一般情況磁盤每2年，光盤每4年進行一次抽樣機讀檢測，發現問題及時采取恢復措施。

2．對電子檔案進行安全性檢查

加強電子檔案的安全管理保護。隨著網絡技術的不斷進步，一些黑客也不斷的通過尋找網絡漏洞，對互聯網進行攻擊，又由于檔案本身就帶有一定的保密性，因此電子檔案的安全性就顯得尤為重要。我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。加強病毒防范，文件形成單位應加強計算機的病毒檢測，確保儲存電子文件的光盤等載體不帶病毒，檔案管理人員接收電子檔案歸檔時應進行計算機病毒檢測，確保入庫的電子檔案不帶病毒。

（四）電子檔案的利用

1．安全狀態是使用電子文檔的前提

（1）對病毒的時時監測

之所以對檔案進行現代化管理，重要的是要對其進行高效、頻繁的調用，同時根據網絡安全的重要思想：防范病毒勝于染毒后的殺毒。因此可以通過采用防火墻、安全代理等技術對在網絡使用，以及通過存儲介質拷貝等頻繁使用的過程中有效防止外部攻擊和病毒感染。

（2）對使用者權限的安全檢查

在電子檔案的利用中，檔案信息的安全與保密仍是一個重要問題。同傳統的檔案管理一樣，要對檔案進行加密保護，對調用、使用電子檔案者的權限實行實名制，根據不同人員的級別、層次及工作性質進行使用權限的認定。規定那些用戶可以對電子檔案執行那些操作，如瀏覽、下載、刪除、更改等。

2．計算機檢索調用

電子檔案不僅可以實行手工檢索，更重要的是要實行計算機檢索，即利用者通過各自的網絡終端直接登陸檔案管理系統，通過關鍵字等檢索方式，獲取檔案信息。由于使用者對檔案調用使用的權責不同，因此在利用過程中，系統要自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統對其使用情況進行跟蹤與記錄。

3．提供拷貝

對拷貝利用要采取有效的措施和方法，同樣要依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝。要有使用拷貝的手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，要對使用拷貝的類型、數量、使用時間、歸還日期及雙方責任人等情況進行登記。

4．加強檔案現代化管理隊伍建設。推進檔案的現代化關鍵是需要具備各種網絡知識以及檔案知識的專門人才，其素質水平直接影響檔案管理現代化水平的高低。無論是什么樣的檔案管理，無論怎樣都是需要人來完成的，他們不僅僅要具有網絡方面的相關知識，而且還要不斷的有針對性的加強人員隊伍的思想政治教育，培養他們的奉獻精神和吃苦耐勞的精神，同時還要定期對他們進行保密等相關知識的培訓和學習，以提高他們的保密素養，確保檔案管理的保密性。

總之，網絡環境下，各級檔案部門要順應趨勢，加強合作，從檔案管理現代化的基礎工作開始做起，在廣泛采用先進技術基礎上，構筑網絡檔案管理平臺，促進檔案管理部門和檔案事業的科學發展，不斷完善健全電子檔案現代化的管理，更好的提高工作效率。

參考文獻

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[4]《關于電子檔案管理工作的實踐與探索》朱衛勤《建筑安全》2008，12