芻議電子文檔的管理

摘要： 電子文件是新時期辦公自動化、網絡化的產物，對其進行歸檔管理是檔案工作者的新任務，它有其自身特點，但其管理現狀不容樂觀，必須加強管理，本文就如何管理電子文件提出了幾點看法。

關鍵詞： 電子文檔 管理 現狀

隨著信息技術和網絡技術的日益發展，辦公自動化進程進一步加快，無紙化辦公已經成為辦公現代化的主要內容，隨之產生了大量的電子文檔。如何對這些電子文檔進行管理，是廣大檔案管理人員面臨的新課題。本文從以下幾個方面對此問題作了探討。

一、電子文檔的定義及特點

1.定義

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。

2.特點

與紙質文檔比較，它有以下幾個特點：

（1）電子文檔不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用，即它對計算機系統依賴性強。

（2）電子文檔可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。

（3）電子文檔的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。

（4）電子文檔的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、放磁性等條件的要求很高。

（5）電子文檔的載體穩定性差，易損壞，易被修改、盜竊，甚至被銷毀。

二、電子文檔管理的現狀

電子文檔的管理目前存在一些問題：一方面，電子文檔呈幾何倍數增長，另一方面，缺乏規范管理，沒有明確的

歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度、歸檔時間等，比較混亂，給保存、查找帶來困難。

三、電子文件的歸檔工作是檔案工作發展的必然趨勢

辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，各單位使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作如文件的起草、簽發、催辦、規定等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大的差別。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，電子文件歸檔是檔案工作發展的必然趨勢。

四、怎么做好電子文檔的管理

電子文檔的管理越來越成為檔案管理者的重要工作，那么，怎么做好它的管理呢？

1.制定電子文檔的管理標準

電子文檔的記錄格式、載體形式區別于紙質文檔，不僅外形上不同，在處理方法、管理內容上也相差甚遠，所以必須根據電子文檔的特殊性來制定相應的管理標準。如電子文檔的登記、命名、歸檔鑒定、收集、防護、安全及專利維護等各項標準的制定，可以參照紙質檔案的某些做法，但又不能照搬。如電子文檔在形成、積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文檔的歸檔質量；生成電子文檔與專用軟件必須一同歸檔；對已經歸檔的電子文檔的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施，以確保信息的原始性、真實性和完整性等。

2.確定電子文檔的歸檔方式

電子文檔的歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網絡上，將電子文檔的物理地址存放在由檔案部門控制的服務器中，電子文檔能提供相關部門有效利用和處理。該方法適用于具有穩定可靠的網絡環境和嚴密安全管理措施的單位。物理歸檔是指經過計算機處理的電子穩定通過拷貝或刻錄載到載體上，而檔案部門移交實行脫機保管過程。該方法便于電子穩定的長期保存。

3.明確電子文檔的歸檔內容

（1）確定電子文檔的歸檔范圍。這是保證電子檔案質量的關鍵。電子文檔的歸檔范圍有文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件等。

（2）明確歸檔時間。電子文檔的歸檔時間一般有年度歸檔、階段歸檔等，可視具體情況而定。因涉及電子文檔的技術環境條件，存儲介質的質量、壽命等問題，歸檔時間一般以不超過2—3個月為宜。

（3）歸檔份數。一般拷貝兩套，保存一套，借閱一套。即使在網上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以提高安全性和可靠性。

（4）歸檔要求。要遵從歸檔各階段的規定，準確說明配套的軟硬件環境。

（5）歸檔方法。將最終版本的電子文檔存入磁、光載體介質上，也可壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對電子文檔進行壓縮，然后刻入磁、光載體介質上。一般在局域網或其他網絡上進行備份操作，就可將歸檔的電子文檔存放在磁、光載體介質上。歸檔的電子文檔格式盡可能使用通用標準，歸檔后要進行一致性的測試。

4.將電子文檔與紙質文檔同步歸檔

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存儲裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄備注項中著明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄備注項中著名相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

5.檔案人員知識結構的變革迫在眉睫

身處在信息時代的檔案工作人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好自身知識的更新、引進、消化、適應信息技術的成果。

電子文件管理已經成為信息時代文件檔案部門面臨的新任務，我們應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔工作納入辦公自動化和信息管理的工作程序。檔案部門在積極參與電子文件檔案管理的同時，應和電子文件形成部門、計算機信息管理部門密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享作出應有的貢獻。

參考文獻：

［1］曾紅.關于電子文件歸檔的思考［J］.蘭臺世界，2007，（3）：31-32.

［2］稱黎娜.電子文件的歸檔管理和有效利用［J］.情報探索，2007，（6）：73.

［3］李春燕.電子文件對檔案工作的影響及對策［J］.北京物資流通，2006，（4）：36.