對改進和規范高校公文處理程序的思考

摘要改進和規范高校公文處理程序，遵循公文處理 程序辦事是建立和完善高校正常工作秩序，提高辦事效率的重要途徑。實現高校公文處理程序規范化，要從以下幾方面入手:一是提高秘書人員的認識，養成按規范程序辦理公文的良好職業習慣;二是加強培訓學習，提高秘書人員按規范處理公文的能力，本文則詳細論述了規范高效公文處理程序中注意的問題等。

關鍵詞改進規范高校公文處理注意的問題

中圖分類號:G47文獻標識碼:A

公文處理程序規范化是指公文處理中的一系列工作步驟要合乎一定的標準。它具有一定的模式化、制度化、科學化，便于公文準確、迅速、及時、安全的運轉，提高公文的處理效率和質量。高校公文處理是高校辦公室主要的工作內容和辦公方式，也是高校辦公室一項大量的、經常性的工作，既重要，又繁瑣。如果找到公文處理的規律，對做好公文處理工作非常重要。因此，研究公文處理程序規范化的一般規律，克服障礙，清除弊端，增強公文處理工作的科學性，是一個值得研究、探討的重要課題。要實現高校公文處理程序規范化，應著重注意以下幾個問題:

第一，克服“重內容、輕形式”的思想觀念。樹立規范意識，使高校公文處理有章可循、有規可依，重視公文格式的規范化建設，才能有利于提高高校文書檔案的完整率、準確率，使高校文書檔案達到標準化、規范化的要求。

第二，提高對公文處理程序規范化的認識。秘書部門應組織有關秘書人員，結合有關文件進行學習，認識公文處理程序規范化的重要性。指導秘書人員正確處理公文內在質量和外在質量的關系，認識公文處理程序規范化是提高公文整體質量的需要。隨著社會的發展，辦公自動化程度的提高，公文處理程序規范化的必要性和重要意義顯得越來越明顯。這就要求秘書人員養成嚴格按規范化程序辦理公文的良好職業習慣，在工作中不斷克服辦文程序不規范、文種不規范、格式不規范等問題。

第三，制定有關制度，強化約束機制。在提高思想認識的基礎上，為使公文處理程序規范化工作有章可循，應建立和健全有關公文處理程序規范化的制度。一是公文處理制度。高校中普遍存在公文制發中的“倒流”現象，發文內容混亂，收文過多過濫等問題，這就要求制定有關制發文件的制度，嚴格發文程序，規范發文內容，控制發文范圍和數量，對發文程序從擬稿、核稿到整理保管及各種文件的內容、文種等都作嚴格、具體的規定，對收文程序中存在的一些問題，如有些單位接到上級寄來的文件，不主動交校辦公室統一保管，造成散失等，也要制定相應的制度加以約束。二是制定崗位目標制度。把公文處理程序規范化列為學校辦公室、各單位秘書人員崗位目標責任制的一項重要內容。三是建立總結評比制度。每年進行年終評比，對公文處理質量好的單位和個人給予嘉獎。四是設立經驗交流制度。每學期召開一至二次經驗交流會.對處理公文的經驗和體會進行交流，并加強同兄弟院校間的交流學習。公文的處理過程.實際也是一個系統工程，從擬稿、核稿到實施、整理、保管，從簽發、啟封到催辦、整理保管，每個環節都必須嚴格按照規定和程序處理，只有這樣才能確保公文處理的質量和規范化制度的形成。

第四，提高秘書人員的素質。要使公文處理程序規范化，必須抓好治本工作，提高秘書人員的素質，這是實現公文處理程序規范化的根本性工作。公文處理程序規范化能否實現，秘書人員素質是決定因素。如何提高現職秘書人員的素質呢?一是組織學習《國家行政機關公文處理辦法》等有關公文法規，系統了解各級機關各類公文處理的具體規范，提高秘書人員依照有關規定處理公文的自覺性。二是通過制定《公文辦理制度》等，讓秘書人員制發、辦理文件時有章可循。三是抓好秘書人員的培訓工作。開展多種形式的秘書人員業務培訓活動，舉辦秘書人員培訓班，提高秘書人員的政治思想、業務理論水平。四是組織多種形式的討論會，對公文處理中的一些問題進行研討，互相學習，不斷提高管理水平。

第五，引進先進的辦公手段，以利公文處理程序規范化。要實現高校公文處理程序規范化，還要依靠先進的辦公設備。我國高等學校的辦公室辦公設備近年來雖然有了較大改觀，但還遠遠不夠。在一定程度上影響工作效率和工作質量，也影響了實現公文處理程序規范化的迸程。在高校辦公室引進先進的辦公設備，如計算機、文字處理機、傳真機、復印機、多功能電話、電子打字機、錄像機、自動油印機、自動裝訂機等，從而減輕秘書人員的工作負擔，提高秘書人員的工作效率，使公文處理程序逐步走上規范化的軌道 。

第六，公文處理部門要依據《國家行政機關公文格式》，嚴把公文格式關、嚴求規范。規范公文文種，行政機關的公文種類主要有:命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復.意見、函、會議紀要，公文的文種應當根據行文日的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。領會每一個文種的性質和適用范圍，選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。公文格式一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、抄送機關等部分組成。

實現高校公文處理程序規范化，是一項十分艱巨的工程。既有對秘書人員素質的要求，又有對辦公設備、辦公條件的要求，需要不斷改進現有的辦公條件，更新辦公(下轉第152頁)(上接第129頁)設備。既需要秘書部門的努力，也需要其他部門和領導給予配合和支持。公文處理程序的規范化是一個過程。不是一蹴而就的事情，要邊實踐邊總結，在實踐中提高水平，在總結中積累經驗。要勇于學習，善于實踐，嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定運作。公文處理必須做到及時、準確、安全、嚴格，執行國家保密的有關法律法規，辦理好每一份公文，實現公文處理與檔案管理的有效銜接，只有公文處理達到了規范化，才能提高檔案管理質量，為檔案的規范化管理奠定堅實的工作基礎。