淺談計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用

摘要:計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案信息資源的科學管理和有效開發利用創造了前所未有的良好條件。用現代化的技術手段管理檔案，是現代社會對檔案管理工作的要求，也是檔案管理工作自身發展的必然趨勢。該文主要闡述了計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用以及應注意的問題。

關鍵詞:計算機;網絡技術;檔案管理

中圖分類號:TP393 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)36-10498-02

On the Computer Network Technology in the Application of Archives Information Management

ZHANG Xiang-qun

(Sub-company Information Center， Storage Transportation Sales of Daqing Oilfield Company， Daqing 163453， China)

Abstract: The rapid development and wide spread use of computer network technology have provided favorable conditions for record management. The adoption of modern means of record management is the requirement of modern society， and also the trend of record management. This paper focus on the application of computer and network technology into record management.

Key words: computer; network technology; record management

檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，是人類社會發展到一定階段的產物，是人類文化遺產的重要組成部分。它是文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。江澤民同志指出:“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。”

1 計算機技術用于檔案信息管理的優勢

1.1 歸檔及時性

計算機網絡技術的廣泛應用，為檔案信息的收集提供了極大的方便。檔案人員可通過網絡進行采集、核對、修改、刪除、保存等，即各部門可隨時將本部門形成的重要的電子文件通過網絡發送到檔案室，或直接將數據信息向檔案室數據庫錄入;檔案室也可以定期在網上各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。這樣既方便又省力，確保了檔案信息的完整性和齊全性。傳統的歸檔方式是檔案室于約定時間收集整理上一時期的檔案資料，因此，檔案室保管的最新檔案也是上一時期的，而形成的最新文件材料都分散在各個部門形成者手中，這就導致檔案室提供的信息總是滯后的。[1]現在，由于采用了網絡技術，檔案室能及時通過網絡收到最新信息，確保了檔案室提供的檔案信息的時效性。

1.2 部門間資源共享

運用計算機網絡技術，檔案管理部門可以在自己的網站中提供已開放的檔案信息數據庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。并建立專門的檔案信息檢索人口，便于檔案信息的查詢和利用。數據存儲和提取的便捷是計算機在檔案管理工作中的優點之一，而計算機網絡技術的介入使得這些數據能以更快的速度和更少的手續被學校相關部門得到，節省了以往在部門之間調取檔案所耗費的人力、物力以及寶貴的時間，提高了工作效率和管理水平。

1.3 實現檔案信息服務社會化

在傳統的檔案管理模式下，在一定的時期內，有一些檔案資源只能提供給一個用戶使用，而不能同時滿足其他需求者利用檔案的要求。這就使得檔案的利用率大大降低。而有了計算機網絡，在安全和保密的前提下，可以把豐富的檔案資源都放在網絡上，員工只要通過網絡就可在任何時間、任何地點方便快捷地檢索到自己所需要的信息。同時，也可以使各社會機構之間、機構內外人員之間所進行的信息流通更加便捷。檔案管理部門是一個開放的交互式網絡信息平臺，需要與其他的檔案管理部門進行業務和檔案信息交流，使得檔案資源得以豐富，給利用者提供了全方位的檔案信息。

2 應用計算機網絡技術管理檔案信息的方法

2.1 檔案管理自動化

計算機技術是信息化先進技術手段的核心，其它技術手段大多以此為基礎，近幾十年來，計算機技術不斷更新換代，發展極其迅速。它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動化管理中的應用范圍廣泛，從一般業務管理到檔案檢索、編目、編輯出版等等，幾乎無所不能，從而大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高檔案信息開發利用的效率。

2.2 信息傳遞網絡化

現代計算機網絡通信技術，使計算機技術的優越性得以更充分的發揮。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化，達到資源共享。[2]實現計算機網絡化檢索是計算機檢索方式的高級階段，它是計算機技術與網絡技術相結合的產物，隨著計算機網絡技術的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，用戶希望提供的是經過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益、經濟效益。

2.3 檔案信息數字化

檔案信息數字化以計算機技術、通訊技術、網絡技術、通過軟硬件設備進行加工、研制并創造出新的信息產品。紙質檔案信息開發利用主要靠手工，要向更快更高的方向發展，需借助于計算機技術，將其數字化才能開發為信息產品與電子檔案信息，從而使開發利用協調共進。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞。檔案存儲數字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構等因素，滿足社會各界利用者的需求。

3 計算機技術用于檔案信息管理應注意的事項

3.1 傳統載體形式的檔案與電子形式共存

計算機網絡技術的應用，并不能解決目前檔案管理中所有問題，任何新技術的出現，在其使用過程中都有不少需要完善之處，需要在一定的時間內不斷彌補其不足。由于電子文件信息本身的一些局限性還沒有得到徹底解決，如可以隨意增刪。原始性、憑證作用難以確定，法律效力差等，使得紙質等傳統載體與電子檔案的“雙套制”管理在一個相當長的時期內并存，以保證檔案內容的準確性和作用的發揮。針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，將電子文件和紙質文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制從而有效地保障信息化檔案建設安全、有序地開展。

3.2 確保檔案資源的安全性

檔案管理中使用計算機及網絡，必須將安全、保密放在首位。檔案是各項重要活動的記錄，其中一些屬秘密事項，特別是一些涉密單位的檔案中秘密事項就更多，這些都是不能公開的。如果不采取相應措施，單純強調利用，必將給企業、社會團體、國家機構造成損失。信息安全重在管理，要建立、健全有關制度，提出明確的保密安全要求，對檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如根據需要對信息進行加密，涉密信息利用要經有關領導審批。涉密計算機按要求設置密碼、使用權限、身份認證，安裝防火墻;及時對防病毒軟件升級、增添漏洞補丁，要解決好涉密計算機電磁泄露問題。涉密與非涉密計算機要分開，涉密計算機不能相互訪問;非涉密計算機不能處理、存儲涉密信息;有涉密內容的計算機不得上互聯網。不得用互聯網傳輸涉密信息，內部網與互聯網必須實施物理隔離。對平時不用的密碼、密鑰或有關涉密載體應配備密碼文件柜或保險柜存放。對管理使用涉密計算機的人員要按規定進行管理、培訓。

3.3 提高檔案工作者素質

計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質要不斷提高，逐步培養他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術和設備以及現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作，將檔案的接收、存儲、提供數據和基本情況的報告都利用計算機進行。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識。提高網絡化管理意識，盡快做好傳統檔案管理向網絡化管理轉型的工作。[3]進而培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才。

參考文獻:

[1] 楊哲.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].長春理工大學學報，2008(7).

[2] 鐘詠梅.現代信息技術在普通高級中學檔案管理中的應用[J].2006.

[3] 丁梅.基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用研究[J].南京工業職業技術學院學報，2006(2).