規劃檔案管理系統的開發與應用

摘要:該文在分析城市規劃檔案管理特點的基礎上，以“柳州城市規劃檔案管理系統”為例，介紹系統的建設方法和應用效果。運用計算機技術在數字檔案工作領域進行了有益的嘗試，對進行此類系統建設有一定的借鑒意義。

關鍵詞:檔案;規劃;系統;開發;應用

中圖分類號:TP315文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)27-7664-02

Development and Application of Planning-archive Management System

GUO Wei-yan， WEI Bin

(The City Planning-archives of Liuzhou， Liuzhou 545001， China)

Abstract: This paper introduces the development and application ofplanning-archive management system. As a result it has important guidance significance for development of archives management system.

Key words: planning-archive; system; development; application

我館作為存貯和提供利用城市規劃檔案這一重要信息資源部門，一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題;同時，檔案管理模式主要采用手工管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用、編研等，都以手工為主的，管理不科學、工作效率低。面對網絡時代，人們迫切需要遠程、公開、快捷的檔案信息，傳統的檔案管理模式已不再適用新形勢的要求，新型的管理模式正在快速進入城市規劃檔案工作領域，建立我市“數字城市規劃檔案館”已成為我館工作者的歷史使命。為此，在這種形勢下，為適應數字城市的需要，經過大量的市場調研，根據自身的實際情況，我館自己開發了一套城市規劃檔案管理系統，加快了我館的數字化建設，探討在信息技術下檔案管理的新途徑。

1 系統概況

規劃檔案具有強烈的地理空間特性，如何管理、利用城市規劃檔案，保持其數據的現勢性，實現可視化管理，對充分發揮城市規劃檔案在城市規劃建設中的作用具有十分重要的意義。檔案管理系統的設計是執行國家或建設部的行業標準，對檔案的收集、著錄方式等進行規范。系統的結構框架圖如圖1所示。檔案管理系統突出檔案管理的概念，但不是簡單定位于文檔影像的管理，而更多的是突出對檔案(信息)資源的利用和服務。它與地理信息系統相結合，發揮城市規劃檔案的歷史記載功能與地理信息系統的綜合分析優勢，形成針對性強、綜合性高的專題信息，提高了規劃城建檔案信息的權威性。利用GIS可視化開發平臺，建成城市規劃檔案空間數據庫，使得城市規劃實物檔案的信息管理與城市空間信息管理融為一體，這不僅為檔案信息的開發、應用提供了方便，也為政府和社會公眾的服務提供了更加直觀便捷的手段，為全面實現城市規劃檔案的集成化管理提供了廣闊的發展空間。

2 系統主要功能

系統以城市規劃基本業務為核心，將OA(辦公自動化系統)、MIS(信息管理系統)、GIS(地理信息系統)與網絡技術集成在一起，利用GIS組件MapX實現空間數據的有效管理、顯示和查詢;同時，采用大型純關系數據庫空間引擎將傳統的MIS和城市規劃業務管理工作流組件有效融合，實現空間數據和屬性數據的無縫組織和大數據量管理，最終實現城市規劃檔案的可視化管理。系統軟件具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能，覆蓋檔案管理的接收、整理、保管、利用、統計等環節。主要功能及特點如下:

2.1 可視化圖文互檢索

城市規劃檔案數字信息的可視化提供多種查詢方式，如條件查詢、組合查詢等，可實現圖形與檔案信息的雙向查詢。如通過圖形查找檔案信息及圖片，即知道某一項目的位置，可以查到該項目的檔案及圖片;或通過檔案信息查找圖形，即知道某一工程檔案信息，可以查到該項目所在的地點，如圖2所示。查詢方式的多樣性提高了檔案檢索的查全率、查準率和查詢速度，彌補傳統檔案的查詢缺陷。

2.2 城市規劃檔案實體原文圖片存儲管理與信息檢索

紙質檔案經過掃描后直接獲得的檔案圖片信息，反映了檔案的原貌，直接存儲于系統影象數據庫中，并建立與原始檔案相應的標識關聯，實現了城市規劃檔案的空間信息、屬性信息、管理信息和原文實體信息相互查詢，可以從任一種城市規劃檔案信息中快速地查找出全部相關信息，實現城市規劃檔案信息的綜合利用。

2.3 檔案數字信息的采集歸檔

一方面實現與現有電子政務系統的整合，能夠將現有的OA(辦公自動化系統)、審批、聯合辦公、公文交換等系統中的數據及屬性信息、正文、附件、表單等內容自動即時地歸檔到檔案系統中;另一方面可以利用手工著錄的方式，通過系統提供的功能以手工操作的方式將數據錄入電子檔案系統。這樣通過多種手段實現檔案數字化歸檔。

2.4 實體檔案信息實現多種檢索方式

進入相應專題數據庫，可以按照許可證號、單位(姓名)、地址、建設項目、歸檔號、題名等單一或多個條件進行相互檢索查詢。

2.5 檔案可實現部分或全部復制、打印

已建立的數字圖片檔案，檔案員不需要進入庫房調卷，就可以直接調取、復制、打印部分或全卷檔案，還可以將其存到各種移動存儲介質中。

2.6 電子檔案實現分組管理

電子檔案系統管理員有權對用戶進行注冊、注銷、刪除、權限修改等。可以通過權限設置對用戶瀏覽的內容加以限制。檔案數字化處理后，降低了紙質檔案的利用率，避免了檔案的破損和丟失。

3 數據庫建設

檔案管理系統功能的實現需要龐大的數據量做后盾，數據庫建設就成為檔案數字化的重要基礎工程。根據規劃業務和館藏檔案的種類，我們建設的數據庫類型包括基礎地形圖、地下綜合管線、規劃審批成果、重要竣工項目檔案、城市規劃方案、聲像資料數據庫等各種專題數據庫。目前，采集電子數據的方式有幾種:

第一，文件級目錄數據收集。紙質檔案整理完成后在相應的專題數據庫中錄入卷內目錄信息，建立檔案目錄級數據庫，同時可以導出目錄數據打印，并檢驗輸入的正確性，從而確保城市規劃檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。

第二，紙質檔案數字化數據收集。針對已裝訂成冊的紙質檔案采用掃描儀、數碼相機等設備采集數據，以JPEG格式形成圖片信息儲存在服務器上，建立與原始檔案相關聯的檢索標識，最終匯總并實現原文件信息電子閱覽。

第三，檔案形成過程中的電子數據收集。與現有電子政務系統的整合，將OA(辦公自動化系統)、審批、聯合辦公、公文交換等系統中的數據及屬性信息、正文、附件、表單等內容自動即時地歸檔到檔案系統中。并且注意收集檔案的電子成果文件，主要載體形式為光盤，對其進行有效分類、排序和保管并將其數據信息存儲在數據庫中，多形式保存。

這樣以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，在保護館藏城市規劃檔案原件完好，保證數字化城市規劃檔案真實準確，更好地發揮城市規劃檔案信息資源的作用的同時，完成數字化城市規劃檔案的初步建設。

4 檔案數字化建設的幾點體會

我局研發的城市規劃檔案管理系統從2007年10月全面投入應用以來，取得了良好的經濟效益與社會效益。在系統的建設與應用過程中，筆者有以下幾點體會:

4.1 系統數據庫管理必須有一定的靈活性

檔案信息化管理就是對檔案信息進行數據聚集，數據庫的建立是檔案信息化的前提。要發揮規劃檔案資料成為政府的城市規劃的信息中心、決策參謀中心，成為社會各方面利用城市規范建設的史料中心，就要建立檔案信息數據庫，包括建立以全宗為單位的案卷目錄數據庫、專題文件目錄數據庫等。由于不同類別的檔案需要著錄的文件項目各不相同，故數據庫管理系統應具有一定的靈活性、擴展性，可以建立、刪除、修改等功能。只有靈活的數據庫管理系統，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，滿足不同檔案類型的需要，實現最大化的檔案信息數據聚集，為系統發揮作用奠定基礎。

4.2 系統應實現文件檔案管理一體化

當前OA系統、電子政務已經普遍應用，實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況已勢在必行。檔案管理軟件理所當然應設置OA接口，與各部門連接，實現文檔一體化管理。各部門的文件由計算機形成，計算機輔助歸檔，即通過網絡(局域網)傳輸到檔案管理系統的歸檔，由檔案人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。利用這一現代化手段，確保了電子公文及時高效、安全保密地運行;也使各部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免了大量重復勞動，大大提高了工作效率;檔案人員也不必再次進行歸檔文件目錄的輸入，可以節省大量人力和時間。另外，檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理。

4.3 系統應可檔案全文存儲與檢索

隨著CAD技術的普及、電子政務和數字化辦公模式的推廣，規劃檔案有著大量的電子文件，這就需要隨時將形成的有查考利用價值的文件(WORD、EXCEL、WEB等電子文件、CAD 圖紙、不同格式的圖片文件等)歸檔存儲到服務器上，檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上，當用戶通過身份確定，就可以在局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了，從而實現提供快捷、高質量的服務。

4.4 系統應具備檔案業務管理自動化

檔案管理人員的工作就是檔案的整理、統計、鑒定、銷毀、借閱、催還及參考資料編研工作，定期、不定期地進行檔案基本情況統計、檔案借閱歸還統計、檔案銷毀統計、銷毀清冊登記、超期檔案催還工作，還要對歸檔的技術文件進行分析、為領導決策提供依據，工作枯燥繁重。系統應可以隨時隨地進行各種數據的統計，設計、打印各種報表，可以進行借閱登記、催還提醒等等，讓檔案人員真正從繁雜的日常事務中解脫出來。

檔案的數字化應用建設是一項長期的工程，它能使檔案部門在未來信息社會中處于更加有利地位，這對檔案事業的發展是關鍵性的。我們必須加快檔案數字化建設的進程，最終建立起一個標準的數字化利用平臺，為今后數字城市的建立打下良好的基礎。

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