Excel在計算高校教師課時津貼中的應用

摘要:Office辦公軟件中的Excel是具有強大數據處理能力的電子表格軟件，文章介紹了如何在高等學校中利用Excel的公式(函數) 以及排序、篩選等數據處理功能來統計教師課時津貼的，使這項繁瑣的計算工作變得準確、簡便，工作效率大大提高。

關鍵詞:Excel;教學工作量;課時津貼;應用;函數

中圖分類號:TP37文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)27-7753-02

Application of Excel in Calculating College Teachers Hours Allowance

CHEN Li-xia

(Henan Justice Police Vocational College， Department of Information Technology Application， Zhenzhou 450011， China)

Abstract: Office Excel software is a powerful data-processing capabilities of electronic spreadsheet software， the article describes how to use the Excel formula (function)in the colleges， as well as sorting， filtering features such as data-processing statistics allowance class teachers so that this cumbersome task of calculating an accurate， simple， and the working efficiency greatly enhanced.

Key words: excel; teaching workload; hours allowance; application; function

近年來，隨著高校的合并和擴招，各高校在校學生規模急劇增長，教師數量迅速增加，但教學管理人員卻增加較少，與以前相比，教學管理人員的工作量幾乎增加了一倍。其中，每月底進行的教師教學工作量的核算，就是一項瑣碎繁雜的任務。利用 Excel電子表格的公式(函數)和數據處理功能代替手工計算，不但可避免大量復雜的數據運算過程和重復性勞動，而且計算快捷、 準確，工作效率大大提高。

教師課時津貼嚴格按實授課時，并且按月計算，這是一項很瑣碎繁雜的工作。傳統的手工計算，費時、費力而且容易出差錯。用Excel電子表格的公式(函數) 和數據處理功能代替手工計算，不但可避免大量復雜的數據運算過程和重復性勞動，而且計算便捷、準確，工作效率大大提高。現以2009年4月我院部分教師課時津貼的計算為例(校歷4月部分見表1，清明節放假4—6日，端午節放假28—30日)，介紹如何使用Excel2003來計算我院教師的課時津貼。

1 建立Excel工作表

我院現采用杭州正方高校教務管理系統進行課表編排、學生學籍等教務管理工作，各個系(部) 的每位任課教師在某一學期所承擔教學任務的基本數據(包括教師學院、教師姓名、課程名稱、課程性質、班級名稱、起始周、星期、節次、教室名稱、上課人數等) ，在課程表編排好以后，就可以利用教務管理系統的數據轉出功能，將以上基本數據庫用Excel電子表格的形式轉出(在轉出時可以去掉不必要的字段，如課程性質、起始周)，對轉出的表格進行排序(主要關鍵字:教師學院(升序)、次要關鍵字:教師姓名(升序)、第三關鍵字:教室名稱(升序))，從而輕松獲得用于計算課時津貼的Excel 工作表。如圖1所示。

1.1 Excel函數

計算津貼時用到了Excel中的幾個函數:

1)合班系數(I列)的計算:if 函數:學院關于系數的規定是:警體課不論人數多少，其系數都是1;其他課，人數在80人以下的，系數為1，人數每增加40人，系數增加0.2，最高為1.6。因此在在I2單元格中輸入函數=IF(A2=\"警體部\"，1，IF(H2<80，1， IF(H2<120，1.2， IF(H2<160，1.4，1.6))))。拖動I2單元格右下角的填充柄至I列最后一個單元格，即可完成其他班級的系數計算。

2)職稱(J列)的確定:vlookup函數:Vlookup函數的功能是在表格的首列查找指定的數據，并返回指定的數據所在行中的指定列處的數據。

在J2單元格中輸入函數= VLOOKUP(B2，教師職稱表!$A$2:$B$201，2，FALSE)。這個公式實現了在教師職稱表中A列查找B2的值，如果找到了，返回教師職稱表中B2的值。找不到的話，返回#N/A。

括號中第一個值是條件值，第二個值是查詢和取值的區域，第三個值是列數，第四個是指定希望 VLOOKUP 查找精確的匹配值還是近似匹配值。拖動J2單元格右下角的填充柄至本列最后一個單元格，即可完成其他教師職稱的確定。

3)外校區補助(K列)的確定:vlookup函數:在K2單元格中輸入函數= VLOOKUP(E2， 外校區補助表!$A$2:$B$97，2，FALSE)。拖動填充其他單元格。

4)周幾次課(L列)的計算:countif函數:Countif函數的功能是計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。

在L2單元格中輸入函數 =COUNTIF(B:B，B2)。這個公式是計算在B列查找B2共出現幾次。拖動填充完成L列其他單元格的輸入。

1.2 制作模板

通過數據轉出方式獲得的Excel 工作表只是一個教師教學任務的基本數據庫， 要計算每位任課教師的月課時津貼，需要對這一數據庫的結構進行必要的修改和完善。所做的修改操作主要有以下幾個方面:

1)創建三個基本表:“教師職稱表”(A列為教師姓名，B列為教師職稱)、“外校區補助表 ”(A列為教室名稱，B列為外校區補助)、“津貼標準表”(A列為教師職稱，B列為津貼標準)。

2)考慮到合班課、職稱、外校區會造成的課時津貼上的差別，又由于大多數任課教師擔任多次課(以2課時為1次)。因此，在計算每位教師的總課時津貼時，需要增加四列，即合班系數(I列)、職稱(J列)、外校區補助(K列)、周幾次課(L列)。

3)將教師的上課情況轉換為單、雙周的上課情況。在表格中增加十列，分別為單周的周一至周五(M列至Q列)、雙周的周一至周五(R列至V列)。如圖2所示。

在這里可利用Excel的篩選功能快速得到單、雙周每位教師的上課情況。具體操作如下:

先在F列“星期”中選擇“1”，然后在G列“節次”中選擇“1-2”，在篩選得到的表格中，M列“單周一”下的第一個單元格中輸入2(表示2課時)，然后拖動此單元格右下角的填充柄至有數據的此列的最后一個單元格，“1-2”表示不分單、雙周都上，所以在R列“雙周一”下也要用同樣的方法輸入，再在“節次”中選擇“3-4”、 5-6”，用同樣的方法進行輸入;然后選擇“1-2單”，只在M列“單周一”下的第一個單元格中輸入2，填充其他單元格，R列“雙周一”下不輸入，用同樣的方法輸入“3-4單”、 5-6單”;然后選擇“1-2雙”，只在R列輸入。M列不輸入，同樣的方法輸入“3-4雙”、 5-6雙”。需要先在“節次”中選“全部”，在“星期”中選擇“2”，重復上面的操作完成周二至周五的輸入。需要注意的是，這是計算津貼的依據，一定要認真細致。

4)增加31列(W列到BA列)，代表每月的1日—31日(以每月最多31天計算，少于31天的可以在實際計算中刪掉相應列)

5)增加工作量(BB列)、總工作量(BC列)、含系數課時量(BD列)、含系數總課時量(BE列)、外校區補助(BF列)、外校區總補助(BG列)、津貼標準(BH列)、課時津貼(BI列)、總課時津貼(BJ列)等列。

其中BB2(工作量)中的公式為=SUM(W2:BA2)。計算結果是一個月內特定時間如星期一的3-4節上了幾次。

BC2(總工作量)中的公式為=IF(B2<>B1， SUM(OFFSET(BB2，0，0，L2)) ，\"\")。Offset函數的功能是以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。上式中SUM(OFFSET(BB2，0，0，L2))其實就是BB2+(BB2+1)+……+(BB2+L2-1)，結果是求某位教師一個月內的總工作量。而IF函數的功能是只在某位教師的第一條記錄計算、顯示出總工作量，其他記錄顯示為空。如果不用IF函數，即BC2中的公式為= SUM(OFFSET(BB2，0，0，L2))，那么公式復制到BC3單元格中變為= SUM(OFFSET(BB3，0，0，L3))，顯然會出現錯誤。

BD2(含系數課時量)中的公式為=BB2*I2。

BE2(含系數總課時量)中的公式為=IF(B2<>B1，SUM(OFFSET(BD2，0，0，L2))，\"\")。

BF2(外校區補助)中的公式為=BB2*K2。

BG2(外校區總補助()中的公式為=IF(C2<>C1，SUM(OFFSET(BF2，0，0，L2))，\"\")。

BH2(津貼標準)中的公式為

=IF(B2<>B1，VLOOKUP(J2，津貼標準表!$A$2:$B$10，2，FALSE)，\"\")。

BI2(課時津貼)中的公式為=IF(B2<>B1，BE2*BH2，\"\")。

BH2(總課時津貼)中的公式為=IF(B2<>B1，$BG2+$BI2，\"\")。

2 課時津貼的具體計算

模板做好以后，對于每個月要做的，最關鍵的一步就是把單、雙周情況套入，然后扣除放假、駕駛等特殊情況。

1)套入單、雙周情況:根據校歷，4月1日—3日為單周的周三至周五，將O2:Q1000復制到W2:Y1000，6日—10日為一個雙周，將R2:V1000復制到AB2:AF1000，其余類推。如圖3所示。

2)扣除放假等對全校都適用的情況:

4月6日清明節放假，29-30日端午節放假等情況，可直接選中相應列，單擊右鍵，選擇“清空內容”命令。

3)扣除駕駛、運動會等只涉及到個別班級的情況:利用Excel的高級篩選功能。

具體操作是:先在表格中建立一個條件區域，然后選中A1:BJ2，選擇“數據”→“篩選” →“高級篩選”命令，在彈出的對話框中分別設置列表區域和條件區域等，在篩選結果中，將相應列的內容清空。

4)扣除個別教師的部分課時的情況:可利用Excel的查找和自動篩選功能。

3 結束語

用Excel計算高校教師的教學工作量，具有靈活、高效、方便、準確的特點，能大大提高工作效率，降低工作強度。Excel 的數據處理功能適用于數據比較龐大和復雜的表格式數據庫，所需計算的數據越多(但行數不得超過65536 行，列數不得多于256 列) ，越能體現其對表格數據的綜合處理能力。實際計算課時津貼時，所使用的數據比較龐大和復雜，但筆者通過應用Excel 的公式和數據處理功能快捷、準確地計算出了全院每一位教師的課時津貼。

用Excel 計算高校教師的課時津貼，最重要的基礎工作是建好Excel 工作表。Excel 工作表的建立應盡可能地使用已有的數據信息資源。與此同時，還應充分和靈活利用Excel 的排序、篩選、高級篩選和自動填充功能去實現數據的批量填充和修改，只有這樣，才能真正提高工作效率。

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