中小學(xué)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的再建設(shè)

摘 要： 目前辦公網(wǎng)絡(luò)硬件平臺已經(jīng)基本建成，電腦的應(yīng)用水平逐步提高，但是網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用卻沒有提高到相當(dāng)水平，而對于中小學(xué)來說，辦公自動化水平是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的一個重要層面。現(xiàn)代化的OA軟件是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的重要途徑。

關(guān)鍵詞： 中小學(xué) 網(wǎng)絡(luò)辦公自動化 應(yīng)用 產(chǎn)品 實(shí)施

引言

信息化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大趨勢，網(wǎng)絡(luò)硬件平臺建設(shè)是重要的，然而更重要的是網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用。本質(zhì)上，網(wǎng)絡(luò)平臺只是信息化的“路”，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用才是“路”上的“車”，僅僅有路而沒有車，所建設(shè)的高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就只能成為擺設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是一個很廣泛的概念，像金融、郵電等行業(yè)，離開網(wǎng)絡(luò)就無法生存。我們認(rèn)為對于中小學(xué)而言，第一步是為教學(xué)服務(wù)，第二步是實(shí)現(xiàn)辦公自動化，第三步是實(shí)現(xiàn)信息化管理，這三個步驟一方面逐步推進(jìn)、逐漸深化，另一方面相互促進(jìn)、相輔相成。多數(shù)中小學(xué)第一步已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，第二步的實(shí)施只是剛剛起步。那么究竟什么是辦公自動化，如何實(shí)現(xiàn)辦公自動化呢？

一、網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的概念

雖然諸如Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化（OA）不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。

現(xiàn)代的辦公自動化就是采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于工作流的概念，方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去低效的個人辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，并進(jìn)一步為管理決策服務(wù)。

辦公自動化的發(fā)展可以分為三個階段：

第一階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用早期，簡單的文字處理軟件就構(gòu)成了“辦公自動化”。一般是指使用Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

第二階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建成，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享文件、電子文檔存儲，形成網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的新概念，極大地改變傳統(tǒng)的辦公模式，提供更高效的辦公手段，實(shí)現(xiàn)有限的協(xié)同工作。

第三階段，有了完善的網(wǎng)絡(luò)平臺；使用綜合的辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策。

二、網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)在辦公過程中，可在以下幾個方面對辦公起到強(qiáng)力的支持作用：①文件和打印共享；②電子郵件和網(wǎng)絡(luò)傳真；③遠(yuǎn)程訪問及Internet的利用；④公文和報表制作與傳送；⑤文件全文檢索；⑥人事管理；⑦財務(wù)管理；⑧各部門之間資源協(xié)同管理；⑨相關(guān)協(xié)作單位之間資源的管理；⑩信息發(fā)布查詢。

限于篇幅，本文只對其中主要功用作一下簡要說明。

（一）文件共享。它是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中最基本的應(yīng)用方式。辦公網(wǎng)絡(luò)建成后，聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)之間的文件傳遞無需再依靠軟盤、U盤等存儲介質(zhì)，通過網(wǎng)絡(luò)線路直接就可以更加方便地發(fā)送文件。

（二）電子郵件。它是目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最廣泛和最重要的應(yīng)用之一，也是辦公自動化系統(tǒng)的一個基礎(chǔ)性設(shè)施。有人認(rèn)為電子郵件主要用于互聯(lián)網(wǎng)上遠(yuǎn)距離發(fā)送文件，單位內(nèi)部使用的價值不大。其實(shí)不然。往往在一份辦公文件的形成過程中，需要多次報送領(lǐng)導(dǎo)審閱，直到最后滿意成為正式文件；對于協(xié)同工作中的討論、意見、建議等內(nèi)容，需要反復(fù)修改，這些都可以完全依靠電子郵件系統(tǒng)。

（三）文件全文檢索。就是存放的所有電子文件，不是按文件的名稱查詢，而是完全按文件的內(nèi)容查詢。計(jì)算機(jī)軟件能夠根據(jù)文件的內(nèi)容建立索引庫，當(dāng)你需要查找某個文件時，你只需要通過某個關(guān)鍵詞，就能夠快速便捷地找到這個文件。日常工作中，我們在完成一個電子文件后，只需要將這個文件存放到支持全文檢索功能的服務(wù)器中，就能夠在日后進(jìn)行有效的全文檢索。

各部門之間資源協(xié)同管理，過去除辦公系統(tǒng)外，還可能有財務(wù)、人事等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，往往形成多個信息孤島。隨著延展和深化OA的應(yīng)用，可以對各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，把管理真正提升到一個新的層面。

三、網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的產(chǎn)品

作為網(wǎng)絡(luò)辦公的軟件產(chǎn)品，OA軟件被譽(yù)為繼單機(jī)辦公應(yīng)用軟件Office之后新一輪的辦公革命，成為軟件產(chǎn)業(yè)一個新的亮點(diǎn)，是國內(nèi)增長速度最快的軟件產(chǎn)品之一，目前我國協(xié)同OA軟件廠商已逾500家。

但是，國內(nèi)OA市場尚未建立統(tǒng)一的OA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的辦公自動化技術(shù)指導(dǎo)，各個OA開發(fā)商各行其是，使得各個單位的OA系統(tǒng)五花八門，低水平地重復(fù)設(shè)計(jì)、重復(fù)開發(fā)，自開發(fā)手段較為單一，平臺依賴性嚴(yán)重。這樣就給選擇OA產(chǎn)品帶來很大的不便。因此不建議盲目跟進(jìn)，要充分考慮自己的需求，先從最基本的開始，有計(jì)劃有步驟地實(shí)施。一方面建設(shè)好自己本身的網(wǎng)絡(luò)平臺，提高應(yīng)用能力和管理能力，另一方面借鑒其他單位的經(jīng)驗(yàn)，選擇相對成熟的產(chǎn)品。

四、網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的實(shí)施

正確選擇相關(guān)產(chǎn)品，僅僅是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的第一步，要真正體現(xiàn)它的價值，還要做很多工作。

（一）組建團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)的成立包括兩個方面的內(nèi)容：一是以最高領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)組成的“領(lǐng)導(dǎo)小組”，二是以各部門業(yè)務(wù)骨干和IT部門技術(shù)人員組成的“實(shí)施小組”。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人、財、物的支持，以及協(xié)調(diào)實(shí)施過程中的矛盾；實(shí)施小組負(fù)責(zé)配合實(shí)施廠商進(jìn)行項(xiàng)目的推動工作。

（二）實(shí)施培訓(xùn)。培訓(xùn)工作必須貫穿項(xiàng)目的始終。需要進(jìn)行培訓(xùn)的人員有三類：①實(shí)施小組人員，他們是項(xiàng)目實(shí)施的核心人員，要進(jìn)行全面的培訓(xùn)。②管理人員，目的是讓企業(yè)管理層接受管理思想，了解項(xiàng)目功能，并且掌握一定的操作方法。③最終用戶，是指所有直接面對系統(tǒng)、使用系統(tǒng)的用戶，對他們的培訓(xùn)主要是具體的操作過程。

（三）全面實(shí)施。在實(shí)施過程中，按階段分步走，切不可急于求成。在實(shí)施中，要注意不斷與各部門溝通，對問題要及時解決，不要讓一個小問題成為整個項(xiàng)目實(shí)施的瓶頸。

（四）項(xiàng)目驗(yàn)收及績效評估。評價一個項(xiàng)目是否成功，不是看所有的軟件功能是否都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，而是這個項(xiàng)目有沒有達(dá)到實(shí)施前我們既定的目標(biāo)，有沒有使管理效率和辦公效率得到有效的提高。

參考文獻(xiàn)：

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